PAGE商標(biāo)檔案管理制度制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司商標(biāo)檔案管理，規(guī)范商標(biāo)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，有效保護(hù)公司商標(biāo)權(quán)益，促進(jìn)公司品牌戰(zhàn)略實(shí)施，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有商標(biāo)檔案的管理，包括商標(biāo)注冊(cè)申請(qǐng)、續(xù)展、變更、轉(zhuǎn)讓、許可使用、侵權(quán)處理等過程中形成的各類文件、資料和記錄。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：商標(biāo)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司商標(biāo)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與商標(biāo)相關(guān)的各類信息，保證檔案資料的完整性，不遺漏重要文件。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，使其具有系統(tǒng)性，便于查找和利用。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密的商標(biāo)檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、商標(biāo)檔案管理職責(zé)（一）商標(biāo)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)商標(biāo)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。2.制定商標(biāo)檔案收集、整理、保管等具體工作流程和規(guī)范。3.負(fù)責(zé)商標(biāo)檔案的日常收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作。4.定期對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.按照規(guī)定提供商標(biāo)檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.負(fù)責(zé)商標(biāo)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理效率和利用水平。（二）各相關(guān)部門職責(zé)1.配合商標(biāo)管理部門做好商標(biāo)檔案的收集工作，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的與商標(biāo)相關(guān)的文件、資料移交商標(biāo)管理部門。2.在商標(biāo)工作過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范形成各類文件和記錄，確保其質(zhì)量符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)。3.遵守商標(biāo)檔案查閱、借閱等管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借商標(biāo)檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉商標(biāo)檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.嚴(yán)格按照檔案管理流程和規(guī)范，認(rèn)真做好商標(biāo)檔案的收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)工作。3.負(fù)責(zé)商標(biāo)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放安全、環(huán)境適宜。4.根據(jù)檔案管理信息化要求，熟練操作檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)錄入和更新商標(biāo)檔案信息。5.定期對(duì)商標(biāo)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議和措施。三、商標(biāo)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.商標(biāo)注冊(cè)申請(qǐng)階段：包括商標(biāo)申請(qǐng)書、商標(biāo)圖樣、商標(biāo)類別選擇說明、申請(qǐng)人身份證明文件、商標(biāo)代理委托書（如有）等。2.商標(biāo)續(xù)展階段：續(xù)展申請(qǐng)書、商標(biāo)注冊(cè)證書復(fù)印件、上一次續(xù)展證明文件、相關(guān)費(fèi)用繳納憑證等。3.商標(biāo)變更階段：變更申請(qǐng)書、變更事項(xiàng)證明文件、商標(biāo)注冊(cè)證書復(fù)印件等。4.商標(biāo)轉(zhuǎn)讓階段：轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)讓合同、商標(biāo)注冊(cè)證書復(fù)印件、轉(zhuǎn)讓雙方身份證明文件等。5.商標(biāo)許可使用階段：許可使用合同、許可使用備案申請(qǐng)書、商標(biāo)注冊(cè)證書復(fù)印件等。6.商標(biāo)侵權(quán)處理階段：侵權(quán)投訴書、侵權(quán)證據(jù)材料、與侵權(quán)相關(guān)的往來函件、處理結(jié)果文件等。7.商標(biāo)宣傳推廣資料：包括商標(biāo)宣傳海報(bào)、廣告文案、宣傳視頻、參展資料等。8.其他與商標(biāo)相關(guān)的文件、資料和記錄，如商標(biāo)評(píng)估報(bào)告、商標(biāo)戰(zhàn)略規(guī)劃文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)商標(biāo)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整。2.收集的商標(biāo)文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式通用、易于讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行命名和分類存儲(chǔ)。4.收集過程中發(fā)現(xiàn)文件資料存在問題或缺失的，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，予以補(bǔ)充完善。（三）整理方法1.分類：按照商標(biāo)管理的不同環(huán)節(jié)和類別，將商標(biāo)檔案分為注冊(cè)申請(qǐng)類、續(xù)展類、變更類、轉(zhuǎn)讓類、許可使用類、侵權(quán)處理類、宣傳推廣類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：為每一份商標(biāo)檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份和順序號(hào)等信息，便于識(shí)別和查找。例如，注冊(cè)申請(qǐng)類檔案編號(hào)格式為：ZC[年份][順序號(hào)]。3.編目：編制商標(biāo)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、類別、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)商標(biāo)檔案進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，采用線裝或膠裝方式，避免使用金屬裝訂夾。四、商標(biāo)檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的商標(biāo)檔案庫房，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。將紙質(zhì)商標(biāo)檔案按照類別和編號(hào)順序存放于檔案柜中，便于查找和管理。2.電子檔案保管：建立商標(biāo)電子檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)電子商標(biāo)檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保管期限1.商標(biāo)注冊(cè)申請(qǐng)檔案：自商標(biāo)注冊(cè)成功之日起，保管期限為商標(biāo)有效期屆滿后[X]年。2.商標(biāo)續(xù)展、變更、轉(zhuǎn)讓、許可使用等檔案：自辦理完成相關(guān)手續(xù)之日起，保管期限為[X]年。3.商標(biāo)侵權(quán)處理檔案：自侵權(quán)處理結(jié)束之日起，保管期限為[X]年。4.商標(biāo)宣傳推廣資料檔案：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度適宜，符合國(guó)家檔案保管環(huán)境要求。2.嚴(yán)格控制庫房人員進(jìn)出，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。3.在庫房?jī)?nèi)設(shè)置防火、防盜、防潮、防蟲等警示標(biāo)識(shí)，配備必要的消防器材和安全設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.對(duì)檔案庫房進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)和存放位置等信息，確保檔案保管情況清晰準(zhǔn)確。五、商標(biāo)檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱商標(biāo)檔案的，應(yīng)填寫《商標(biāo)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案類別和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到商標(biāo)管理部門辦理查閱手續(xù)。2.商標(biāo)管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，迅速查找相關(guān)檔案，并在指定地點(diǎn)供查閱人員查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《商標(biāo)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱1.借閱范圍：因特殊工作需要，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可借閱商標(biāo)檔案。借閱范圍一般限于與公司重大業(yè)務(wù)活動(dòng)、法律糾紛處理等相關(guān)的重要商標(biāo)檔案。2.借閱手續(xù)：借閱人應(yīng)填寫《商標(biāo)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到商標(biāo)管理部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限：商標(biāo)檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱要求：借閱人應(yīng)對(duì)借閱的商標(biāo)檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告商標(biāo)管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）復(fù)制1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制商標(biāo)檔案的，應(yīng)填寫《商標(biāo)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、檔案類別和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到商標(biāo)管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.商標(biāo)管理部門檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表要求，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋“商標(biāo)檔案復(fù)制專用章”，以證明其與原件一致。3.復(fù)制商標(biāo)檔案應(yīng)遵循必要的審批程序，涉及公司商業(yè)秘密或重要信息的，應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)制范圍和用途。六、商標(biāo)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行鑒定，由商標(biāo)管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)超過保管期限的商標(biāo)檔案進(jìn)行審查和評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)商標(biāo)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.在鑒定過程中，應(yīng)對(duì)商標(biāo)檔案的真實(shí)性、完整性進(jìn)行再次核實(shí)，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的商標(biāo)檔案，應(yīng)填寫《商標(biāo)檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出檔案清單，包括檔案編號(hào)、類別、題名、日期等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.商標(biāo)檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。3.在銷毀商標(biāo)檔案過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行。銷毀完成后，應(yīng)在《商標(biāo)檔案銷毀登記表》上記錄銷毀情況，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息，并由監(jiān)督人員和經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)。七、商標(biāo)檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立商標(biāo)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)商標(biāo)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、審批等功能模塊，滿足商標(biāo)檔案管理工作的實(shí)際需求。2.商標(biāo)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，提高工作效率和管理水平。3.定期對(duì)商標(biāo)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和兼容性，及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題和故障。（二）數(shù)據(jù)錄入1.按照檔案整理要求，將紙質(zhì)商標(biāo)檔案和電子商標(biāo)檔案的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入商標(biāo)檔案管理信息系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與原始檔案內(nèi)容一致，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)新形成的商標(biāo)文件資料，應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行登記和錄入，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新。3.在數(shù)據(jù)錄入過程中，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的數(shù)據(jù)審核，對(duì)錄入錯(cuò)誤或不完整的數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行修正和補(bǔ)充，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量。（三）信息安全1.加強(qiáng)商標(biāo)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施