PAGE分級檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本分級檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.分級分類原則：根據(jù)檔案的重要程度、形成領域等因素進行分級分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。4.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的決策、管理、業(yè)務開展等提供有力支持。二、檔案分級（一）一級檔案1.公司設立、變更、注銷等相關文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司年度財務預算、決算報告，審計報告，稅務資料等。3.公司重大合同、協(xié)議，如戰(zhàn)略合作協(xié)議、長期供貨合同等。4.公司重要會議紀要，涉及公司戰(zhàn)略、重大決策等內容的會議記錄。5.公司知識產權相關文件，如專利證書、商標注冊文件等。（二）二級檔案1.各部門年度工作計劃、總結。2.部門內部管理制度、流程文件。3.一般業(yè)務合同、協(xié)議，如銷售合同、采購合同等。4.項目立項、可行性研究報告、項目驗收文件等。5.員工人事檔案，包括入職資料、績效考核記錄、培訓記錄等。（三）三級檔案1.日常工作中的一般性文件，如通知、通報、報告等。2.業(yè)務往來中的一般性信函、傳真等。3.項目過程中的一般性文檔，如項目進度報告、工作記錄等。4.一般性的培訓資料、宣傳資料等。三、檔案分類（一）行政管理類包括公司行政事務管理、辦公自動化、人力資源管理、財務管理、審計監(jiān)察等方面的文件。（二）業(yè)務管理類涵蓋公司各業(yè)務部門的業(yè)務流程、業(yè)務合同、項目管理、市場營銷、客戶服務等相關文件。（三）技術研發(fā)類涉及公司技術研發(fā)項目的立項、設計、實驗、測試、成果轉化等過程中產生的文件，包括技術方案、圖紙、實驗報告等。（四）企業(yè)文化類包括公司企業(yè)文化建設、品牌宣傳、員工活動等方面的文件，如企業(yè)文化手冊、宣傳海報、活動照片等。四、檔案管理職責（一）綜合管理部職責1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.指導各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。4.負責檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理效率和服務水平。5.按照國家有關規(guī)定，定期向檔案行政管理部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門檔案移交綜合管理部統(tǒng)一保管。3.配合綜合管理部做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。4.負責本部門檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.熟悉檔案管理業(yè)務，掌握檔案利用規(guī)律，積極主動地為公司各部門提供檔案利用服務。4.負責檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入和更新檔案信息。5.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。五、檔案收集與整理（一）收集范圍各部門應及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，包括紙質文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍按照本制度第二章“檔案分級”和第三章“檔案分類”的規(guī)定執(zhí)行。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.電子文件應采用通用格式存儲，并按照公司檔案管理信息系統(tǒng)的要求進行命名和分類。4.聲像資料應注明拍攝時間、地點、內容等信息，并進行整理和歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.紙質文件：按照分類方案進行分類，依次排列編號，編制目錄，裝訂成冊。2.電子文件：按照分類方案進行分類，建立文件夾結構，對文件進行命名和編號，編制電子目錄。3.聲像資料：按照形成時間、內容等進行分類整理，編制目錄，注明相關信息，并進行數(shù)字化處理。六、檔案歸檔與保管（一）歸檔期限1.一級檔案應在文件形成后[X]個工作日內歸檔。2.二級檔案應在文件形成后[X]個工作日內歸檔。3.三級檔案應在文件形成后[X]個工作日內歸檔。但對于一些時效性較強的文件，應及時歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對收集整理好的檔案進行初步審核，確保檔案符合歸檔要求。2.填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息，一式兩份，雙方簽字確認。3.將檔案移交清單及檔案一并送交綜合管理部檔案管理人員。4.綜合管理部檔案管理人員對移交的檔案進行再次審核，無誤后辦理接收手續(xù)，并將檔案存入相應的檔案庫房。（三）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應按照分類、分級的順序排列上架，便于查找和利用。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。4.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保賬實相符。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。七、檔案利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司相關領導批準，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可在檔案管理人員的陪同下到檔案庫房查閱檔案。查閱時應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報綜合管理部負責人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。（三）利用登記檔案管理人員應對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，記錄查閱、借閱人員的姓名、部門、時間、檔案名稱、數(shù)量、歸還時間等信息。登記冊應妥善保管，以備查詢。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面審查、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門負責人及檔案管理人員為成員。鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實利用價值等。3.檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.將檔案銷毀清單報公司分管領導審批。經(jīng)批準后，由綜合管理部組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清單永久保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡化管理，提高檔案管理效率和服務水平，為公司提供便捷的檔案信息查詢和利用服務。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有檔案進行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：選用適合公司檔案管理需求的軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，如數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等，確保檔案信息的安全。（三）信息化