PAGE干部檔案庫房建設制度一、總則（一）目的為加強干部檔案庫房建設與管理，確保干部檔案的安全、完整與有效利用，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)干部檔案庫房的建設、管理及相關工作人員。（三）基本原則1.安全保密原則：確保干部檔案的實體安全和信息安全，嚴格保密制度，防止檔案信息泄露。2.科學規(guī)范原則：遵循檔案管理的科學規(guī)律，運用先進技術和方法，實現(xiàn)庫房建設與管理的規(guī)范化、標準化。3.方便利用原則：合理規(guī)劃庫房布局，提高檔案查閱效率，為干部管理工作提供便捷服務。二、庫房建設（一）選址1.庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的位置，遠離易燃、易爆、易腐蝕等場所。2.周邊環(huán)境應安靜，便于安全保衛(wèi)和日常管理。（二）建筑要求1.庫房應具備堅固的建筑結構，能夠承受一定的荷載，確保檔案存放安全。2.墻體應采用隔熱、防潮、防火性能良好的材料，地面應平整、光潔、耐磨，易于清潔。3.庫房門窗應堅固防盜，窗戶應安裝防護網(wǎng)，門應具備防火、防盜、防潮功能，可采用防盜門或防火卷簾門。（三）面積規(guī)劃1.根據(jù)干部檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求，合理確定庫房面積。一般應按照每千卷檔案占用[X]平方米的標準進行規(guī)劃。2.庫房應劃分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等不同功能區(qū)域，各區(qū)域之間應保持相對獨立，互不干擾。（四）溫濕度控制1.庫房應安裝溫濕度調(diào)節(jié)設備，將溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.溫濕度監(jiān)測設備應定期校準和維護，確保數(shù)據(jù)準確可靠。（五）防火防盜1.庫房應配備完善的防火設施，如火災自動報警系統(tǒng)、滅火器材等。滅火器材應定期檢查和維護，確保其性能良好。2.安裝防盜報警裝置，與安全保衛(wèi)部門聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)實時監(jiān)控。庫房門窗應安裝防盜鎖具，鑰匙應由專人保管。（六）防蟲防鼠1.采取有效的防蟲措施，如放置防蟲藥品、定期通風換氣等，防止檔案被蟲蛀。2.做好防鼠工作，封堵鼠洞，安裝防鼠設施，防止老鼠咬壞檔案。三、檔案整理與存放（一）整理要求1.干部檔案應按照規(guī)定的分類標準進行整理，做到分類準確、排列有序、編目清晰。2.檔案材料應齊全完整，字跡清晰，載體符合要求。對破損、褪色的檔案材料應及時進行修復或復制。（二）存放方式1.檔案應存放在專用的檔案柜或檔案架上，檔案柜或檔案架應牢固、整齊，便于查找和管理。2.不同類別、不同年度的檔案應分開存放，并有明顯的標識。（三）編號標識1.對檔案柜、檔案架及檔案盒應進行編號，編號應清晰、準確，便于查找和管理。2.在檔案盒上應標明檔案類別、年度、保管期限等信息。四、庫房管理（一）人員管理1.庫房管理人員應經(jīng)過專業(yè)培訓，熟悉檔案管理業(yè)務，具備良好的職業(yè)道德和責任心。2.嚴格控制庫房人員出入，非庫房管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。庫房管理人員應佩戴工作牌，以便識別。（二）日常巡查1.建立庫房日常巡查制度，每天對庫房的溫濕度、防火防盜、防蟲防鼠等情況進行檢查，記錄檢查結果。2.定期對檔案的存放情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）清潔衛(wèi)生1.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進行清掃，清除灰塵、雜物等。2.檔案整理區(qū)和查閱區(qū)應保持整潔，桌面、地面應無雜物，檔案擺放整齊。（四）設備維護1.定期對庫房的溫濕度調(diào)節(jié)設備、防火防盜設備、防蟲防鼠設備等進行維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。2.對檔案管理軟件及相關硬件設備進行定期檢查和維護，保證數(shù)據(jù)安全和系統(tǒng)穩(wěn)定。五、檔案查閱與利用（一）查閱程序1.查閱干部檔案應填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)相關部門負責人審批后，方可查閱。2.查閱人員應在指定的查閱區(qū)進行查閱，不得將檔案帶出庫房。查閱過程中應保持檔案整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。（二）利用規(guī)定1.干部檔案的利用應嚴格遵守保密制度，查閱人員不得泄露檔案內(nèi)容。如需摘抄、復制檔案材料，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明出處。2.檔案利用情況應進行登記，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。六、檔案安全事故處理（一）事故報告1.一旦發(fā)生檔案安全事故，如火災、水災、盜竊等，庫房管理人員應立即報告本部門負責人，并及時采取措施進行處理，防止事故擴大。2.部門負責人接到報告后，應立即向上級領導報告，并組織相關人員進行事故調(diào)查和處理。（二）應急處置1.制定檔案安全事故應急預案，明確應急處置流程和各部門職責。在事故發(fā)生時，應按照應急預案迅速開展救援和處置工作。2.對受損檔案應及時進行搶救和修復，盡量減少損失。同時，對事故原因進行深入調(diào)查，總結經(jīng)驗教訓，完善安全管理制度。七、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應建立檔案庫房建設與管理制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查機制，定期對庫房管理工作進行檢查。2.檢查內(nèi)容包括庫房建設、檔案整理與存放、庫房管理、檔案查閱與利用等方面，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案管理部門及相關部門的監(jiān)督檢查，積極配合做好各項工作。對于提出的意見和建議，應認真研究，及時整改。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查結果，不斷完善干部檔案庫房建設與管理制度，提高檔案管理水平。八、附