PAGE北京人事檔案系統(tǒng)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)北京人事檔案系統(tǒng)的規(guī)范化管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在人才選拔、任用、培養(yǎng)等方面的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于北京地區(qū)所有使用人事檔案系統(tǒng)的單位和個(gè)人，包括各類(lèi)企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映個(gè)人的經(jīng)歷、政治面貌、業(yè)務(wù)能力等情況。2.完整性原則：確保人事檔案材料齊全，不遺漏重要信息，全面記錄個(gè)人職業(yè)生涯。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事檔案信息安全，防止信息泄露，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、傳播檔案內(nèi)容。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著個(gè)人工作經(jīng)歷的變化，及時(shí)更新人事檔案信息，保持檔案的時(shí)效性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.對(duì)檔案管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)等工作，確保檔案資料準(zhǔn)確、完整。3.負(fù)責(zé)檔案的保管，定期檢查檔案存放情況，防止檔案損壞、丟失。4.按照規(guī)定為有關(guān)部門(mén)和人員提供檔案查閱服務(wù)，做好查閱登記和檔案歸還工作。5.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作，如數(shù)據(jù)錄入、系統(tǒng)維護(hù)等。（三）形成檔案部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)及時(shí)將本部門(mén)產(chǎn)生的與員工相關(guān)的檔案材料收集、整理后移交檔案管理部門(mén)。2.確保移交的檔案材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并符合檔案管理要求。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案審核、補(bǔ)充等工作，提供必要的信息和說(shuō)明。三、檔案內(nèi)容與分類(lèi)（一）履歷材料1.個(gè)人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時(shí)間等。2.履歷表，記錄個(gè)人工作經(jīng)歷，包括工作單位、職務(wù)、任職時(shí)間等。3.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件，證明個(gè)人教育背景。4.專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)復(fù)印件，反映個(gè)人專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平。（二）自傳材料個(gè)人撰寫(xiě)的關(guān)于自己成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想演變等方面的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表，記錄個(gè)人年度工作表現(xiàn)和考核結(jié)果。2.任職期滿(mǎn)考核材料，對(duì)擔(dān)任一定職務(wù)期滿(mǎn)人員的考核評(píng)價(jià)。3.晉升考察材料，用于考察晉升人員的綜合素質(zhì)和能力。4.專(zhuān)項(xiàng)考察材料，針對(duì)特定事項(xiàng)對(duì)個(gè)人進(jìn)行考察的材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)原件及相關(guān)學(xué)歷認(rèn)證材料。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)，記錄參加各類(lèi)培訓(xùn)的情況。3.專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件等，反映個(gè)人專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的取得和聘任情況。（五）政審材料1.入黨政審材料，包括入黨申請(qǐng)書(shū)、自傳、政治歷史情況的審查結(jié)論等。2.入團(tuán)政審材料，入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)、政治歷史情況的審查結(jié)論等。3.其他政審材料，如出國(guó)（境）政審等。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)等入黨相關(guān)材料。2.入團(tuán)志愿書(shū)、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)等入團(tuán)相關(guān)材料。3.黨員年度民主評(píng)議表、黨員組織關(guān)系介紹信等黨員管理材料。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.個(gè)人獲得的各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、表彰決定等，包括國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、市級(jí)及單位內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)事跡材料，詳細(xì)記錄獲獎(jiǎng)原因和主要事跡。（八）處分材料1.受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、處分審批表等。2.解除處分的相關(guān)材料。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表，記錄工資調(diào)整情況。2.職務(wù)任免文件，包括任職通知、免職通知等。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等出國(guó)（境）相關(guān)材料。（十）其他可供組織參考的材料1.個(gè)人工作總結(jié)、述職報(bào)告等。2.反映個(gè)人突出表現(xiàn)或特殊情況的證明材料等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門(mén)產(chǎn)生的檔案材料收集齊全，及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同載體，如紙質(zhì)檔案和電子檔案。（二）整理方法1.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每份檔案材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行排序，按照形成時(shí)間先后順序排列，同一類(lèi)材料按照重要程度排列。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)清晰反映檔案材料的類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)、日期等信息，便于查閱。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行審核，檢查材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過(guò)后，將檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、姓名等信息。3.將檔案盒存入檔案庫(kù)房，按照檔案存放規(guī)則進(jìn)行排列存放。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，不同類(lèi)別檔案之間應(yīng)保持一定間距，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，檢查檔案數(shù)量、質(zhì)量和存放情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。（三）電子檔案管理1.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，設(shè)置合理的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和使用。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)于不同介質(zhì)，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本單位內(nèi)部人員查閱人事檔案，需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.涉及干部選拔任用、考核、審查等工作需要查閱檔案的，按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.外單位因工作需要查閱人事檔案的，需持有單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批通過(guò)后，檔案管理人員按照查閱要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。4.查閱過(guò)程中，查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱人事檔案的，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因離開(kāi)本單位，需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的。2.按照組織人事部門(mén)要求，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至其他單位的。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.根據(jù)檔案接收單位的要求，填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明檔案內(nèi)容、份數(shù)、轉(zhuǎn)遞原因等信息。2.將檔案材料進(jìn)行整理、核對(duì)，確保檔案完整無(wú)誤。3.檔案材料應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。4.轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，應(yīng)與檔案接收單位辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)檔案轉(zhuǎn)遞情況。（三）轉(zhuǎn)遞記錄1.建立檔案轉(zhuǎn)遞臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)間、接收單位、轉(zhuǎn)遞原因、檔案份數(shù)等信息。2.檔案轉(zhuǎn)遞臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)，確保記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案查閱場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的查閱區(qū)域，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制查閱范圍等。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫(kù)房24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)。2.配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立高效、便捷、安全的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析和動(dòng)態(tài)管理。2.提高檔案管理工作效率，減少人工操作，降低管理成本。3.提升檔案服務(wù)水平，為單位內(nèi)部人員和外部相關(guān)部門(mén)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能，實(shí)現(xiàn)檔案材料的電子化錄入，支持批量導(dǎo)入和單個(gè)錄入。2.檔案查詢(xún)功能，提供多種查詢(xún)方式，如按姓名、編號(hào)、類(lèi)別等查詢(xún)檔案信息。3.統(tǒng)計(jì)分析功能，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如人員結(jié)構(gòu)分析、學(xué)歷分布分析等。4.權(quán)限管理功能，設(shè)置不同用戶(hù)的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息安全。5.預(yù)警提醒功能，對(duì)檔案到期、檔案缺失等情況進(jìn)行預(yù)警提醒。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.及時(shí)更新檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話(huà)，接受單位內(nèi)部人員和外部群眾對(duì)檔案管理違規(guī)行為的舉報(bào)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。2.檔案材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。3.檔案信息化建設(shè)情況，包括系統(tǒng)運(yùn)行、數(shù)據(jù)維護(hù)等方面。（三）問(wèn)題