PAGE檔案管理保密制度協(xié)議一、總則1.目的本保密制度協(xié)議旨在確保公司/組織檔案信息的安全性和保密性，防止檔案信息泄露、篡改或不當使用，保護公司/組織的合法權益，維護正常的運營秩序。2.適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工、合作單位、供應商、客戶以及任何因工作關系接觸到公司/組織檔案信息的人員。3.定義檔案信息：指公司/組織在業(yè)務活動中形成的各種文件、資料、記錄、數(shù)據(jù)、圖表、電子文檔等，包括但不限于合同協(xié)議、財務報表、技術資料、客戶信息、員工檔案等。保密信息：指涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息、個人隱私等需要保密的檔案信息。保密措施：指為保護檔案信息安全和保密所采取的技術、管理、物理等方面的措施。二、檔案管理保密責任1.公司/組織責任建立健全檔案管理保密制度，明確保密責任和要求。提供必要的保密設施和資源，保障檔案信息的安全存儲和傳輸。對員工進行保密培訓，提高員工的保密意識和技能。定期對檔案管理保密工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.員工責任嚴格遵守公司/組織檔案管理保密制度，履行保密義務。妥善保管個人使用的檔案信息載體，不得擅自復制、傳播、泄露或丟棄。在工作中需要使用檔案信息時，應按照規(guī)定的程序和權限進行操作，確保信息的安全和保密。發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或可能泄露的情況，應立即報告公司/組織，并采取措施防止損失擴大。3.合作單位、供應商、客戶責任在與公司/組織合作過程中，應遵守保密協(xié)議，妥善保管和使用公司/組織提供的檔案信息。未經(jīng)公司/組織書面同意，不得將檔案信息用于任何與合作無關的目的。合作結束后，應及時歸還或銷毀公司/組織提供的檔案信息。三、檔案信息分類與分級1.分類行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、規(guī)章制度、會議記錄、人事檔案等。財務檔案：包括財務報表、會計憑證記錄、財務審計報告等。業(yè)務檔案：包括合同協(xié)議、項目文檔、市場調研報告、技術資料等?？蛻魴n案：包括客戶基本信息、交易記錄、客戶需求等。其他檔案：指不屬于上述分類的其他檔案信息。2.分級絕密級：涉及公司/組織核心商業(yè)秘密、重大決策、關鍵技術等，一旦泄露將對公司/組織造成極其嚴重的損失。機密級：涉及公司/組織重要業(yè)務信息、敏感信息等，泄露后可能對公司/組織造成較大損失。秘密級：涉及公司/組織一般業(yè)務信息、內(nèi)部管理信息等，泄露后可能對公司/組織造成一定影響。普通級：不涉及公司/組織敏感信息，公開后不會對公司/組織造成不利影響的檔案信息。四、檔案信息存儲與保管1.存儲方式根據(jù)檔案信息的性質和重要程度，選擇合適的存儲方式，包括紙質檔案存儲、電子檔案存儲等。電子檔案應存儲在安全的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。對于重要的紙質檔案，應存放在專門的檔案庫房，實行分類存放、專人管理。2.保管要求檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案信息的安全存儲。對檔案信息進行定期盤點和清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案丟失、損壞等問題。嚴格控制檔案信息的訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問相應級別的檔案信息。對于電子檔案，應設置嚴格的用戶賬號和密碼，定期更換密碼，并對訪問操作進行記錄。五、檔案信息使用與共享1.使用原則檔案信息的使用應遵循“必需、最小化”原則，即僅在工作需要的情況下，使用最少的檔案信息完成工作任務。未經(jīng)授權，不得擅自使用檔案信息進行任何與工作無關的活動。2.共享程序內(nèi)部共享：員工因工作需要共享檔案信息時，應填寫《檔案信息共享申請表》，注明共享的檔案信息名稱、用途、共享對象等，經(jīng)部門負責人審核后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批結果，對共享的檔案信息進行授權，并記錄共享情況。外部共享：與合作單位、供應商、客戶等外部機構共享檔案信息時，應簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利和義務。共享前，需填寫《檔案信息外部共享申請表》，經(jīng)公司/組織相關部門負責人審核后，報公司/組織主管領導審批。審批通過后，按照保密協(xié)議的要求進行共享，并對共享情況進行跟蹤和管理。3.共享限制絕密級檔案信息原則上不得對外共享，確因工作需要共享的，需經(jīng)公司/組織最高管理層批準。機密級檔案信息共享需嚴格控制范圍和對象，確保共享過程中的信息安全。秘密級檔案信息共享應在確保安全的前提下，按照規(guī)定的程序進行。普通級檔案信息共享應符合公司/組織的相關規(guī)定，但也應注意保護信息的準確性和完整性。六、檔案信息傳輸與交換1.傳輸方式根據(jù)檔案信息的敏感程度和傳輸要求，選擇合適的傳輸方式，包括加密傳輸、專人遞送、安全網(wǎng)絡傳輸?shù)?。對于敏感的檔案信息，應采用加密技術進行傳輸，確保信息在傳輸過程中的保密性和完整性。通過網(wǎng)絡傳輸檔案信息時，應使用公司/組織指定的安全網(wǎng)絡，并采取防火墻、入侵檢測等安全防護措施。2.交換要求檔案信息交換應在雙方簽訂保密協(xié)議的基礎上進行，明確雙方的保密責任和義務。交換檔案信息時，應按照規(guī)定的程序進行登記和簽收，確保信息的交接準確無誤。對于交換的檔案信息，接收方應妥善保管，并按照規(guī)定的用途使用，不得擅自泄露或轉讓給第三方。七、檔案信息銷毀與處置1.銷毀原則檔案信息銷毀應遵循“及時、徹底”原則，確保檔案信息不再存在任何形式的留存。對于已過保存期限、失去使用價值或需要保密的檔案信息，應及時進行銷毀。2.銷毀程序由檔案管理部門定期對檔案信息進行清理，確定需要銷毀的檔案清單。填寫《檔案信息銷毀申請表》，注明銷毀的檔案信息名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)部門負責人審核后，報公司/組織主管領導審批。審批通過后，按照規(guī)定的銷毀方式進行銷毀。對于紙質檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀；對于電子檔案，應進行數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與銷毀的人員簽字確認。3.處置要求銷毀后的檔案信息載體應妥善處理，防止信息被恢復或泄露。對于涉及重要檔案信息的存儲設備，在銷毀前應進行數(shù)據(jù)清除或格式化處理，并進行物理破壞。八,保密監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機制公司/組織設立保密監(jiān)督機構，負責對檔案管理保密工作進行監(jiān)督檢查。保密監(jiān)督機構定期對檔案管理保密制度的執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。鼓勵員工對違反檔案管理保密制度的行為進行舉報，對舉報屬實者給予獎勵。2.檢查內(nèi)容檔案信息的存儲、保管、使用、共享、傳輸、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合保密制度的要求。員工對保密制度的掌握程度和執(zhí)行情況。保密設施和資源的配備和使用情況。保密協(xié)議的簽訂和履行情況。3.違規(guī)處理對于違反檔案管理保密制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。對于因違反保密制度給公司/組織造成損失的，應依法承擔賠償責任。構成犯罪的，將依法追究刑事責任。九、保密培訓與教育1.培訓計劃檔案管理部門制定年度保密培訓計劃，明確培訓的對象、內(nèi)容、方式、時間等。保密培訓計劃應根據(jù)公司/組織的業(yè)務發(fā)展和檔案管理保密工作的需要進行調整和完善。2.培訓內(nèi)容保密法律法規(guī)和公司/組織檔案管理保密制度。檔案信息安全知識和技能，如信息加密、數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡安全等。保密意識和職業(yè)道德教育，提高員工的保密責任感。3.培訓方式采用集中培訓、在線培訓、專題講座、案例分析等多種方式進行保密培訓。定期組織保密培訓考試，檢驗員工對保密知識的掌握程度，確保培訓效果。十、附則