PAGE施工檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司施工檔案資料管理，確保施工檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、竣工驗收、維護保養(yǎng)及后期運營管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目的施工檔案資料管理工作，包括但不限于新建、改建、擴建的建筑工程、市政工程、機電安裝工程等各類施工項目。（三）管理原則1.真實性原則：施工檔案資料應(yīng)如實反映工程建設(shè)的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過程形成的各類文件資料，確保無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)的流程和內(nèi)在聯(lián)系，進行科學(xué)分類、組卷和歸檔，保持資料的系統(tǒng)性。5.及時性原則：隨工程進度同步收集、整理和歸檔，確保資料的時效性。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善施工檔案資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各工程項目部的施工檔案資料管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司所有工程項目的施工檔案資料，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享。4.定期對施工檔案資料進行整理、鑒定、保管和統(tǒng)計，確保檔案資料的安全和完整。5.組織開展施工檔案資料的查閱、借閱和利用工作，為公司各項工作提供服務(wù)。（二）工程項目部職責(zé)1.負(fù)責(zé)本工程項目施工檔案資料的收集、整理、編制和歸檔工作，確保資料符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.配備專職或兼職的檔案資料管理人員，明確其職責(zé)和權(quán)限，保障檔案資料管理工作的順利開展。3.在工程建設(shè)過程中，及時督促各參建單位做好各自負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料收集和整理工作，并對其進行檢查和指導(dǎo)。4.配合檔案管理部門做好施工檔案資料的移交、驗收等工作。（三）各參建單位職責(zé)1.按照合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)工作范圍內(nèi)施工檔案資料的收集、整理和歸檔，并向工程項目部移交。2.確保所提供的檔案資料真實、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理要求。3.接受工程項目部和檔案管理部門的監(jiān)督檢查，對存在的問題及時整改。三、施工檔案資料的分類與歸檔（一）分類標(biāo)準(zhǔn)施工檔案資料分為工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件和工程聲像檔案四大類。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細(xì)分，具體分類如下：1.工程前期文件項目立項文件：包括項目建議書、可行性研究報告、項目立項批復(fù)等。建設(shè)用地文件：如土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等?？辈煸O(shè)計文件：工程地質(zhì)勘察報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等。招投標(biāo)文件：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。合同文件：工程承包合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購合同等。開工審批文件：開工報告、施工許可證等。2.施工過程文件施工管理文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底記錄、工程變更通知、施工日志等。施工技術(shù)文件：工程測量記錄、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。施工物資資料：原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、進場檢驗記錄、復(fù)試報告等。施工記錄文件：地基與基礎(chǔ)施工記錄、主體結(jié)構(gòu)施工記錄、設(shè)備安裝調(diào)試記錄等。施工試驗檢測文件：各類材料的試驗報告、混凝土試塊抗壓強度試驗報告、砂漿試塊抗壓強度試驗報告等。3.竣工驗收文件工程竣工驗收報告：包括工程概況、施工單位自評意見、監(jiān)理單位評估意見、設(shè)計單位質(zhì)量檢查報告、勘察單位質(zhì)量檢查報告等?？⒐を炇諅浒副恚河山ㄔO(shè)單位向建設(shè)行政主管部門備案的文件。工程質(zhì)量保修書：明確工程質(zhì)量保修范圍、期限和責(zé)任等內(nèi)容?？⒐D：包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)的竣工圖紙，應(yīng)與工程實際相符。4.工程聲像檔案工程建設(shè)前期聲像資料：如工程選址、規(guī)劃設(shè)計階段的照片、錄像等。工程施工過程聲像資料：記錄工程施工過程中的重要節(jié)點、關(guān)鍵部位施工情況的照片、錄像等。工程竣工驗收聲像資料：工程竣工驗收儀式、工程全貌等方面的照片、錄像等。（二）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.各類文件資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類整理，同一類文件應(yīng)按照時間順序或重要程度排列。3.歸檔的紙質(zhì)文件應(yīng)采用A4幅面，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。4.竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，圖章應(yīng)使用不易褪色的紅色印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空白處?？⒐D應(yīng)與工程實際相符，如有變更，應(yīng)在原施工圖上進行修改，并注明變更依據(jù)和日期，同時繪制竣工圖?？⒐D應(yīng)折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。5.工程聲像檔案應(yīng)圖像清晰，聲音清楚，內(nèi)容完整，載體應(yīng)選用耐久性好的材料，如光盤、磁帶等，并按照時間順序或內(nèi)容分類進行編號和標(biāo)注。四、施工檔案資料的收集與整理（一）收集要求1.工程項目部應(yīng)在工程建設(shè)過程中，及時收集各類施工檔案資料，確保資料的真實性和完整性。2.各參建單位應(yīng)按照合同約定和檔案管理要求，按時將各自負(fù)責(zé)的檔案資料提交給工程項目部。3.對于重要的文件資料，如工程變更通知、技術(shù)交底記錄等，應(yīng)采用原件歸檔，如有特殊情況需用復(fù)印件歸檔，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。4.收集的資料應(yīng)字跡清晰，圖表整潔，簽字蓋章齊全，不得使用易褪色的書寫材料。（二）整理要求1.工程項目部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)施工檔案資料的整理工作，按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的資料進行分類、組卷和編目。2.整理資料時，應(yīng)檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的資料應(yīng)及時補充或更正。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序編寫頁號，單面書寫的文件在右下角編寫頁號，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號。4.卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁次等內(nèi)容，序號應(yīng)從1開始，依次標(biāo)注。5.備考表應(yīng)放在卷末，注明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片、圖紙等除外）及組卷單位和組卷日期等內(nèi)容。五、施工檔案資料的保管與保護（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案資料的安全保管。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進行分區(qū)存放。（二）保管期限施工檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案資料，如項目立項文件、建設(shè)用地文件、重要的合同文件、工程竣工驗收報告等，應(yīng)永久保存。2.長期：凡是反映公司一般職能活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案資料，如施工過程中的重要技術(shù)文件、質(zhì)量驗收記錄等，保管期限為30年。3.短期：凡是反映公司局部職能活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案資料，如一般性的施工記錄、材料檢驗報告等，保管期限為10年。（三）保護措施1.定期對檔案資料進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案資料的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案資料應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案資料的使用壽命。3.采用現(xiàn)代化的檔案管理手段，如檔案數(shù)字化管理等，提高檔案資料的保管效率和利用價值。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案資料的丟失和損壞。六、施工檔案資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱施工檔案資料的，應(yīng)填寫《施工檔案資料查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、目的和查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點查閱，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房。3.查閱檔案資料時，應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱施工檔案資料的，應(yīng)填寫《施工檔案資料借閱申請表》，注明借閱內(nèi)容、目的、借閱時間和歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。如發(fā)生檔案資料丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案資料時，檔案管理部門應(yīng)進行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、施工檔案資料的移交與驗收（一）移交要求1.工程項目竣工驗收合格后，工程項目部應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)，將整理好的施工檔案資料移交至檔案管理部門。2.移交的檔案資料應(yīng)符合歸檔要求，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和存儲要求進行存儲。3.移交時，應(yīng)填寫《施工檔案資料移交清單》，清單應(yīng)包括檔案資料的名稱、數(shù)量、類別、移交日期等內(nèi)容，雙方簽字確認(rèn)。（二）驗收程序1.檔案管理部門在收到工程項目部移交的施工檔案資料后，應(yīng)及時組織驗收。驗收人員應(yīng)包括檔案管理部門的專業(yè)人員和相關(guān)工程項目的技術(shù)負(fù)責(zé)人等。