PAGE個體學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)個體學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)、管理及各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職員工及與學(xué)校相關(guān)的各類活動和事務(wù)形成的檔案管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理、后勤服務(wù)等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案由專門的檔案管理部門或?qū)Ｈ思泄芾?，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理學(xué)校在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及學(xué)校機(jī)密、個人隱私等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立檔案管理室，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全校檔案的集中管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。3.對檔案的保管情況進(jìn)行定期檢查，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，及時催還借出檔案。5.積極開展檔案編研工作，為學(xué)校各項工作提供參考依據(jù)。6.對學(xué)校各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類工作，并定期移交學(xué)校檔案管理室。2.協(xié)助檔案管理室做好檔案的查詢、借閱等工作。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門檔案的形成和積累。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校行政管理檔案：包括學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、工作計劃與總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.教育教學(xué)檔案：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、教材、學(xué)生成績冊、教學(xué)研究成果、教師培訓(xùn)檔案等。3.學(xué)生管理檔案：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲記錄、綜合素質(zhì)評價檔案等。4.后勤管理檔案：校園建設(shè)規(guī)劃、物資采購檔案、維修記錄、安全保衛(wèi)檔案等。5.學(xué)校特色活動檔案：如校慶活動、文化藝術(shù)節(jié)、體育比賽等相關(guān)檔案。6.對外交流與合作檔案：與其他學(xué)校、機(jī)構(gòu)的合作協(xié)議、交流活動記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造。3.對重要文件和資料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、教育教學(xué)類、學(xué)生管理類、后勤管理類等。2.編號：為便于管理和查詢，對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、來源等信息，以便快速查找。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別和編號順序存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案發(fā)霉、蟲蛀等情況，應(yīng)采取相應(yīng)措施進(jìn)行修復(fù)和防治。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.校內(nèi)人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案一般不得帶出檔案管理室，如需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。3.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案內(nèi)容，如因工作需要復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（二）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案，查閱人員應(yīng)到檔案管理室進(jìn)行查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，應(yīng)保持安靜，不得在檔案上圈劃、批注。（三）利用登記對檔案的借閱、查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱（查閱）日期、人員姓名、部門、檔案名稱、用途、歸還日期等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，提出銷毀檔案清單，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.對批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理系統(tǒng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、查詢、借閱等功能的自動化管理。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)及時將檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（四）安全管理加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制學(xué)校建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案