PAGE法院檔案綜合管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)法院檔案的綜合管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在法院工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、訴訟檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則法院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由本院檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，對(duì)全院檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用。2.真實(shí)完整原則檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映法院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為法院審判、執(zhí)行、行政管理等工作提供有力支持。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案的泄露和丟失。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全院檔案的綜合管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本院各部門形成的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行處置。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為本院各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，編制檔案參考資料。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全院檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。8.指導(dǎo)本院各部門的檔案工作，對(duì)各部門檔案的收集、整理、保管等工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。9.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。10.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門在工作中形成的各類檔案移交檔案管理部門。2.檔案收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：文書(shū)檔案：各類文件材料、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。訴訟檔案：案件受理、審理、執(zhí)行過(guò)程中形成的各類法律文書(shū)、證據(jù)材料、卷宗等。人事檔案：干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資等材料。財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。基建檔案：工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件材料。設(shè)備檔案：設(shè)備的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維修、報(bào)廢等資料。3.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，確保檔案不遺漏、不丟失、不損壞。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案整理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。2.檔案整理的主要工作包括：分類：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如文書(shū)檔案可分為黨群工作、行政管理、審判業(yè)務(wù)等類別。編號(hào)：為每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號(hào)，便于管理和查找。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒面上標(biāo)注相關(guān)信息。3.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.本院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)系統(tǒng)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)藥品、消防器材、防盜門窗等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，如紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案盒中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、專人保管等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本院工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映本院一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。短期保管的檔案：凡是反映本院一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本院檔案管理制度執(zhí)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行鑒定。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷逐件鑒定。4.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀清冊(cè)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍本院檔案主要供本院工作人員在工作中查閱利用，也可根據(jù)有關(guān)規(guī)定為外單位或個(gè)人提供查閱利用服務(wù)，但必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：本院工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制服務(wù)，但應(yīng)注明復(fù)制日期和出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.本院工作人員查閱、借閱、復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)審批后方可進(jìn)行。2.外單位或個(gè)人查閱、借閱、復(fù)制本院檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理查閱、借閱、復(fù)制手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、審批情況等信息。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的法院檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為法院各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)本院現(xiàn)存的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化掃描應(yīng)保證檔案圖像清晰、完整，符合檔案管理的有關(guān)要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合本院檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集整理、保管利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能的自動(dòng)化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全和保密。3.檔案信息資源整合整合本院內(nèi)部各部門的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和互通。建立與上級(jí)法院、其他相關(guān)單位的檔案信息交換機(jī)制，促進(jìn)檔案信息的交流與合作。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作。2.加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)手段，防止檔案信息的泄露和丟失。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能完善。4.做好檔案數(shù)字化成果的備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，能夠反映本院檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)作為本院檔案管理工作決策的重要依據(jù)，為檔案管理工作的改進(jìn)和提高提供參考支持。（二）檔案移交1