PAGE綜合檔案查閱借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司綜合檔案的管理，規(guī)范檔案查閱借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及綜合檔案查閱借閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。3.服務(wù)工作原則：以服務(wù)公司各項(xiàng)工作為出發(fā)點(diǎn)，合理提供檔案查閱借閱服務(wù)，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司綜合檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度和流程，制定檔案分類方案、編號(hào)規(guī)則等。3.負(fù)責(zé)檔案查閱借閱的登記、審核、監(jiān)督等工作，確保檔案查閱借閱活動(dòng)符合規(guī)定。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的完整與安全。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案整理、保管、查閱借閱等操作技能。2.負(fù)責(zé)檔案的具體整理、編目、上架等工作，保證檔案的質(zhì)量。3.按照規(guī)定辦理檔案查閱借閱手續(xù)，對(duì)查閱借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.協(xié)助查閱借閱人員查找所需檔案，提供必要的咨詢服務(wù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）查閱借閱部門及人員職責(zé)1.查閱借閱部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案查閱借閱工作，并提前向檔案管理部門提交查閱借閱申請(qǐng)。2.查閱借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、標(biāo)注、污損、抽取、撤換或銷毀檔案。3.查閱借閱人員在使用檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門反饋。4.查閱借閱結(jié)束后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。三、檔案查閱（一）查閱范圍1.公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的綜合檔案。2.涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)、關(guān)鍵技術(shù)等方面的檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可查閱。3.外部單位因合作、審計(jì)、調(diào)查等工作需要，按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)后可查閱公司相關(guān)檔案，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.外部單位查閱檔案，需提交正式的查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等，并加蓋單位公章。申請(qǐng)函應(yīng)通過(guò)公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)至檔案管理部門。3.檔案查閱申請(qǐng)應(yīng)提前提交給檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，通知查閱人員前來(lái)查閱。（三）查閱方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。2.查閱人員如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、拍照、摘錄的內(nèi)容應(yīng)與查閱目的相關(guān)，不得超出規(guī)定范圍。3.檔案管理部門應(yīng)安排專人協(xié)助查閱人員查找檔案，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得自行翻閱、查找檔案，不得擅自更改檔案的排列順序。（四）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)每次檔案查閱進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限為[X]年。查閱記錄可采用紙質(zhì)或電子形式保存，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)。四、檔案借閱（一）借閱范圍1.公司員工因工作需要，確需將檔案帶出檔案管理部門的，可辦理檔案借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制在工作必需的范圍內(nèi)，嚴(yán)禁個(gè)人借閱與工作無(wú)關(guān)的檔案。（二）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部單位借閱檔案，除提交正式的借閱申請(qǐng)函外，還需提供有效的身份證明和單位介紹信，并經(jīng)公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案借閱申請(qǐng)應(yīng)提前提交給檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，通知借閱人員前來(lái)辦理借閱手續(xù)。（三）借閱手續(xù)1.借閱人員應(yīng)在檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)向借閱人員發(fā)放檔案，并在檔案上加蓋“借閱專用章”。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。3.借閱人員如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。延期最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]天。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)歸還檔案。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理部門在確認(rèn)檔案完好無(wú)損后，收回檔案，并在《檔案借閱登記表》上注明歸還時(shí)間，注銷借閱登記。五、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。2.查閱借閱人員在查閱借閱檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。如需摘錄、復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自擴(kuò)大范圍。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全管理，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并向上級(jí)報(bào)告。3.檔案管理部門應(yīng)制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害、突發(fā)事件等可能對(duì)檔案造成損害的情況。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案查閱借閱監(jiān)督機(jī)制，由公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案查閱借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱借閱記錄進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。同時(shí)，應(yīng)積極配合公司辦公室的監(jiān)督檢查工作。（二）檢查內(nèi)容1.檢查檔案查閱借閱申請(qǐng)的審批手續(xù)是否齊全，是否符合規(guī)定。2.檢查檔案查閱借閱登記記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否與實(shí)際情況相符。3.檢查檔案查閱借閱人員是否遵守保密規(guī)定和檔案管理制度，是否存在違規(guī)操作行為。4.檢查檔案的保管情況，是否存在安全隱患。（三）違規(guī)處理1.對(duì)違反本制度規(guī)定的查閱借閱人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。如造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)依法依規(guī)追究其賠償責(zé)任。2.對(duì)違反檔案保密規(guī)定的人員公司將按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究其法律責(zé)任。3.對(duì)檔案管理部門工作人員在檔案查閱借閱管理工作中存在的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)