PAGE深圳檔案寄存工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)深圳地區(qū)檔案寄存工作的規(guī)范化管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于在深圳地區(qū)從事檔案寄存業(yè)務(wù)的所有公司/組織，以及委托寄存檔案的各類單位和個(gè)人。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案在寄存期間的安全，嚴(yán)格保守檔案內(nèi)容機(jī)密，防止檔案信息泄露。2.規(guī)范操作原則：各項(xiàng)檔案寄存工作流程應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到操作規(guī)范、有序。3.高效服務(wù)原則：以客戶需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案寄存服務(wù)，滿足客戶合理要求。二、檔案寄存受理（一）受理?xiàng)l件1.寄存檔案必須為合法來(lái)源，委托寄存單位或個(gè)人應(yīng)提供檔案的合法證明文件。2.檔案內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，無(wú)破損、霉變等影響檔案保存的問(wèn)題。3.檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)寄存管理和查找利用。（二）受理流程1.申請(qǐng)：委托寄存單位或個(gè)人向本公司/組織提交檔案寄存申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案寄存申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、來(lái)源、寄存期限等信息，并加蓋單位公章或個(gè)人簽字。2.審核：本公司/組織對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，核實(shí)檔案的合法性、完整性等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與委托方溝通，要求補(bǔ)充或修正相關(guān)材料。3.受理確認(rèn)：審核通過(guò)后，向委托寄存單位或個(gè)人出具《檔案寄存受理確認(rèn)書(shū)》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及寄存檔案的相關(guān)信息。三、檔案寄存環(huán)境與設(shè)施（一）寄存場(chǎng)所要求1.寄存場(chǎng)所應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的區(qū)域，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境適宜。3.寄存場(chǎng)所應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，以滿足不同的工作需求。（二）存儲(chǔ)設(shè)備要求1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或貨架上，檔案柜和貨架應(yīng)堅(jiān)固、耐用，能夠承受一定的重量，并便于檔案的存放和取出。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)損壞或老化，應(yīng)及時(shí)更換或維修。3.對(duì)于特殊類型的檔案，如電子檔案、珍貴檔案等，應(yīng)采用特殊的存儲(chǔ)設(shè)備和保護(hù)措施，確保檔案的安全和完整。四、檔案寄存管理（一）檔案入庫(kù)1.檔案入庫(kù)前，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行再次檢查，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.按照檔案的分類和編號(hào)，將檔案準(zhǔn)確無(wú)誤地存放在指定的存儲(chǔ)設(shè)備中，并做好入庫(kù)記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、存放位置、入庫(kù)時(shí)間等信息。3.檔案入庫(kù)后，應(yīng)對(duì)寄存場(chǎng)所進(jìn)行封閉管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（二）檔案保管1.定期對(duì)寄存檔案進(jìn)行巡查，檢查檔案的存放狀態(tài)、存儲(chǔ)環(huán)境等情況，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.做好檔案的防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如放置干燥劑、防蟲(chóng)藥、鼠夾等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的出入庫(kù)情況、保管狀況等信息，確保臺(tái)賬與實(shí)際檔案情況相符。（三）檔案查閱1.嚴(yán)格按照檔案查閱制度，辦理檔案查閱手續(xù)。查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。2.在查閱區(qū)內(nèi)提供檔案查閱服務(wù)，查閱人應(yīng)在指定區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)。3.查閱過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱完畢后，及時(shí)將檔案歸還至原存放位置，并做好查閱記錄。（四）檔案借出1.檔案借出應(yīng)嚴(yán)格控制，確因工作需要借出檔案的，必須辦理借出手續(xù)。借出單位或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借出申請(qǐng)表》，注明借出原因、檔案名稱、數(shù)量、借出期限等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。2.借出檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。同時(shí)，向借出單位或個(gè)人出具《檔案借出清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案借出期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，如需延長(zhǎng)借出期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借出單位或個(gè)人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）檔案歸還1.檔案歸還時(shí)，應(yīng)按照檔案入庫(kù)流程進(jìn)行檢查和驗(yàn)收。檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性，以及是否有損壞、涂改等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與歸還單位或個(gè)人溝通，要求其說(shuō)明情況并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.驗(yàn)收合格后，將檔案重新存放入原寄存位置，并在檔案保管臺(tái)賬上做好歸還記錄。五、檔案安全與保密（一）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)寄存場(chǎng)所、存儲(chǔ)設(shè)備、檔案管理人員等方面的安全管理。2.制定安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等事故時(shí)，能夠迅速采取措施，保護(hù)檔案安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，使其熟悉保密制度和工作流程，掌握保密技能。3.在檔案寄存工作中，嚴(yán)格控制檔案的知悉范圍，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，防止信息泄露。六、檔案管理人員職責(zé)（一）管理人員配備1.根據(jù)檔案寄存業(yè)務(wù)的規(guī)模和需求，配備足夠數(shù)量的檔案管理人員，確保各項(xiàng)工作能夠正常開(kāi)展。2.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，并經(jīng)過(guò)相關(guān)培訓(xùn)，熟悉檔案寄存工作流程和管理制度。（二）崗位職責(zé)1.檔案受理人員職責(zé)負(fù)責(zé)接收檔案寄存申請(qǐng)，審核申請(qǐng)材料，辦理檔案寄存受理手續(xù)。與委托寄存單位或個(gè)人溝通協(xié)調(diào)，解答相關(guān)疑問(wèn)，提供檔案寄存咨詢服務(wù)。2.檔案保管人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的入庫(kù)、保管、巡查、整理等工作，確保檔案的安全和完整。做好檔案保管臺(tái)賬的記錄和維護(hù)工作，及時(shí)更新檔案信息。協(xié)助檔案查閱和借出工作，提供必要的支持和服務(wù)。3.檔案查閱管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)辦理檔案查閱手續(xù)，安排查閱場(chǎng)所，監(jiān)督查閱過(guò)程。對(duì)查閱后的檔案進(jìn)行檢查和整理，確保檔案歸還時(shí)的質(zhì)量。做好檔案查閱記錄的整理和歸檔工作。4.安全保密管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)制定和實(shí)施檔案安全保密制度，加強(qiáng)安全保密管理工作。組織開(kāi)展安全保密教育和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全保密意識(shí)。定期檢查安全保密措施的落實(shí)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全保密隱患。七、檔案寄存收費(fèi)管理（一）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案寄存的類型、數(shù)量、期限等因素，制定合理的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、公示，并報(bào)相關(guān)部門備案。2.收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)遵循公平、合理、透明的原則，確保公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)和服務(wù)質(zhì)量。（二）收費(fèi)方式1.檔案寄存收費(fèi)方式可分為一次性收費(fèi)和分期收費(fèi)兩種。一次性收費(fèi)適用于寄存期限較短的檔案；分期收費(fèi)適用于寄存期限較長(zhǎng)的檔案，可根據(jù)寄存期限分階段收取費(fèi)用。2.委托寄存單位或個(gè)人應(yīng)按照約定的收費(fèi)方式和時(shí)間繳納寄存費(fèi)用。如逾期未繳納，本公司/組織有權(quán)采取相應(yīng)的措施，如暫停檔案查閱服務(wù)、限制檔案借出等。（三）收費(fèi)管理1.建立收費(fèi)管理制度，明確收費(fèi)流程和責(zé)任。收費(fèi)人員應(yīng)嚴(yán)格按照收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行收費(fèi)操作，開(kāi)具合法有效的收費(fèi)憑證。2.定期對(duì)收費(fèi)情況進(jìn)行核對(duì)和統(tǒng)計(jì)，確保收費(fèi)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，對(duì)收費(fèi)情況進(jìn)行分析和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和方式，以適應(yīng)市場(chǎng)變化和公司/組織發(fā)展的需要。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案寄存工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括檔案管理情況、安全保密措施落實(shí)情況、服務(wù)質(zhì)量等方面。2.設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或人員，負(fù)責(zé)對(duì)檔案寄存工作進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.積極接受相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如檔案行政管理部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等。按照要求提供檔案寄存工作的相關(guān)資料和信息，配合做好監(jiān)督檢查工作。2.定期向委托寄存單位或個(gè)人征求意見(jiàn)和建議，了解客戶對(duì)檔案寄存服務(wù)的滿意度。根據(jù)客戶