PAGE學(xué)院檔案規(guī)章制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于學(xué)院各部門(mén)、各單位以及全體教職員工和學(xué)生。（三）檔案定義本學(xué)院檔案是指學(xué)院在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)院和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則學(xué)院檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、維護(hù)檔案的完整與安全、便于利用的原則。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)學(xué)院設(shè)立綜合檔案室，作為學(xué)院檔案管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)全院檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員崗位責(zé)任制負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密。積極開(kāi)展檔案的利用工作，熱情接待查閱檔案的人員，按照規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上查詢(xún)和利用。參與檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為學(xué)院檔案工作決策提供依據(jù)。開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)研究和交流活動(dòng)，不斷提高檔案管理水平。2.各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。根據(jù)學(xué)院檔案管理部門(mén)的要求，按時(shí)向綜合檔案室移交檔案。協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。對(duì)本部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類(lèi)：學(xué)院黨組織的各種文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、黨員名冊(cè)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、思想?yún)R報(bào)等。2.行政管理類(lèi)：學(xué)院行政工作的各種文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、規(guī)章制度、人事檔案、工資檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等。3.教學(xué)工作類(lèi)：教學(xué)計(jì)劃程、教學(xué)大綱、教材、教案、教學(xué)日歷、課程表、學(xué)生成績(jī)單、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等。4.科學(xué)研究類(lèi)：科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、著作、科研成果鑒定證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等。5.學(xué)生工作類(lèi)：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲檔案、畢業(yè)生就業(yè)檔案、學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)檔案等。6.外事工作類(lèi)：外事活動(dòng)文件、協(xié)議、合同、邀請(qǐng)函、接待計(jì)劃、外賓來(lái)訪記錄等。7.基本建設(shè)類(lèi)：學(xué)院基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.儀器設(shè)備類(lèi)：儀器設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄等。9.出版發(fā)行類(lèi)：學(xué)院出版的學(xué)報(bào)、?？?、文集、教材等出版物的編輯、出版、發(fā)行記錄。10.聲像檔案類(lèi)：學(xué)院重大活動(dòng)、教學(xué)科研成果、校園風(fēng)貌等方面的照片、錄音、錄像等資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理歸檔，不得積壓。3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。4.歸檔的文件材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4紙，不符合要求的應(yīng)進(jìn)行整理或復(fù)制。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年歸檔完畢。2.科研項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。3.基建項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。4.設(shè)備儀器檔案在設(shè)備儀器驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員按照歸檔范圍和要求，對(duì)本部門(mén)形成的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，編制歸檔文件目錄。2.將整理好的檔案移交綜合檔案室，綜合檔案室進(jìn)行檢查驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.綜合檔案室對(duì)驗(yàn)收合格的檔案進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，上架保管。四、檔案的整理與分類(lèi)（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法學(xué)院檔案采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。1.年度：按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類(lèi)。2.保管期限：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種保管期限。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照學(xué)院內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或問(wèn)題性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。（三）整理要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。2.歸檔文件應(yīng)按照分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)。3.歸檔文件應(yīng)采用線裝或不銹鋼夾等方式進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。4.歸檔文件應(yīng)編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所學(xué)院綜合檔案室應(yīng)具備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。（二）保管設(shè)備檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（三）保管要求1.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找。2.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，確定不同的保管方式，對(duì)永久檔案和重要的長(zhǎng)期檔案應(yīng)采取特殊的保管措施。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，做到賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)破損或褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。5.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，在維護(hù)檔案安全和保密的前提下，充分滿(mǎn)足利用者的需求。（二）利用范圍1.學(xué)院內(nèi)部各部門(mén)因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱學(xué)院檔案，須經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.個(gè)人因工作、學(xué)習(xí)、研究等需要查閱本人檔案，須經(jīng)所在部門(mén)同意。（三）借閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表，及時(shí)提供檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。4.檔案借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。6.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（四）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。2.對(duì)于重要檔案或不宜外借的檔案，應(yīng)采用查閱室查閱的方式，由檔案管理人員在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱。3.鼓勵(lì)利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，開(kāi)展檔案數(shù)字化利用工作，提高檔案利用效率。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織學(xué)院成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法檔案鑒定工作應(yīng)采取直接鑒定法，即逐件審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判定檔案的保存價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》。2.《檔案銷(xiāo)毀審批表》經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。4.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)準(zhǔn)確