PAGE錄音錄像檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司錄音錄像檔案的管理，確保錄音錄像檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的錄音錄像檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司錄音錄像檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證錄音錄像檔案的內(nèi)容、載體及相關(guān)資料的完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、錄音錄像檔案的形成與收集（一）形成范圍1.公司各類會(huì)議、活動(dòng)的錄音錄像，包括股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、年度工作會(huì)議、重要業(yè)務(wù)研討會(huì)、大型慶典活動(dòng)等。2.公司對(duì)外宣傳活動(dòng)的錄音錄像，如產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、廣告拍攝、企業(yè)形象宣傳片制作等。3.涉及公司重大項(xiàng)目、重要業(yè)務(wù)談判的錄音錄像。4.其他具有保存價(jià)值的工作場(chǎng)景錄音錄像。（二）收集要求1.各部門在工作活動(dòng)中形成錄音錄像檔案后，應(yīng)及時(shí)整理，并于活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門。2.移交時(shí)需填寫(xiě)《錄音錄像檔案移交清單》，注明檔案的名稱、形成時(shí)間、內(nèi)容簡(jiǎn)介、錄制設(shè)備等信息。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的錄音錄像檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)不符合要求的，應(yīng)及時(shí)通知移交部門補(bǔ)充或修正。三、錄音錄像檔案的整理與歸檔（一）分類1.按年度分類，將每年形成的錄音錄像檔案分為一類。2.按會(huì)議、活動(dòng)、項(xiàng)目等類別進(jìn)行二級(jí)分類。3.每一個(gè)具體的錄音錄像檔案為一個(gè)保管單位。（二）編號(hào)1.錄音錄像檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式。例如：2023HY01001，其中“2023”為年度，“HY”為會(huì)議類別的代碼，“001”為流水號(hào)。2.類別代碼由檔案管理部門統(tǒng)一制定，確保分類的科學(xué)性和一致性。（三）編目1.編制錄音錄像檔案目錄，內(nèi)容包括編號(hào)、題名、形成時(shí)間、保管期限、密級(jí)、錄制設(shè)備、存儲(chǔ)位置等。2.目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，便于查詢和管理。（四）存儲(chǔ)1.錄音錄像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶庫(kù)、磁盤陣列、光盤庫(kù)等，并定期進(jìn)行備份。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，避免受到損壞。3.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明存儲(chǔ)的檔案內(nèi)容、存儲(chǔ)時(shí)間等信息。（五）歸檔1.整理好的錄音錄像檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。2.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。四、錄音錄像檔案的保管期限與密級(jí)（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要?dú)v史事件、核心商業(yè)秘密等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的錄音錄像檔案。2.定期保管：一般分為[X]年、[X]年兩種。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際需要確定。3.保管期限的起始時(shí)間為檔案形成的日期。（二）密級(jí)1.絕密級(jí)：涉及公司最核心的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等，一旦泄露會(huì)給公司造成極其嚴(yán)重?fù)p失的錄音錄像檔案。2.機(jī)密級(jí)：涉及公司重要商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等，泄露后會(huì)給公司帶來(lái)較大損失的錄音錄像檔案。3.秘密級(jí)：涉及公司一般商業(yè)秘密、工作秘密等，泄露后會(huì)對(duì)公司造成一定影響的錄音錄像檔案。4.檔案密級(jí)的確定由形成部門提出初步意見(jiàn)，經(jīng)公司保密委員會(huì)審核后確定。五、錄音錄像檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.查閱絕密級(jí)錄音錄像檔案，需經(jīng)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，并由檔案管理部門指定專人陪同查閱。2.查閱機(jī)密級(jí)錄音錄像檔案，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.查閱秘密級(jí)錄音錄像檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.公司內(nèi)部人員查閱錄音錄像檔案，應(yīng)填寫(xiě)《錄音錄像檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。（二）利用方式1.因工作需要查閱錄音錄像檔案的，檔案管理部門應(yīng)提供必要的設(shè)備和場(chǎng)所，確保查閱工作的順利進(jìn)行。2.如需復(fù)制錄音錄像檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)注明“復(fù)制件”字樣，并與原件核對(duì)無(wú)誤后加蓋檔案管理部門印章。3.外單位查閱或利用公司錄音錄像檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。（三）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)錄音錄像檔案的查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.查閱記錄應(yīng)保存[X]年，以備查詢。六、錄音錄像檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的錄音錄像檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司保密委員會(huì)成員組成鑒定小組。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、密級(jí)、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限和密級(jí)；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的錄音錄像檔案，應(yīng)填寫(xiě)《錄音錄像檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。2.銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行，采用物理或化學(xué)方法確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)永久保存。七、錄音錄像檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對(duì)具有重要保存價(jià)值、利用頻率較高的錄音錄像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。2.優(yōu)先對(duì)永久保管和長(zhǎng)期保管的檔案進(jìn)行數(shù)字化。（二）數(shù)字化要求1.數(shù)字化過(guò)程應(yīng)保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，圖像清晰可讀，聲音清晰可辨。2.數(shù)字化格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理的要求，便于存儲(chǔ)、傳輸和利用。3.數(shù)字化后的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢和檢索。（三）數(shù)字化管理1.檔案管理部門應(yīng)建立錄音錄像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行集中管理。2.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案信息的安全和完整。八、錄音錄像檔案的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全錄音錄像檔案安全管理制度，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案受到自然災(zāi)害、人為破壞、病毒感染等威脅。2.對(duì)存儲(chǔ)錄音錄像檔案的設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理場(chǎng)所的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等的錄音錄像檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案查閱、利用、復(fù)制等過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由公司辦公室、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)錄音錄像檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)檔案管理部門的工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.檔案管理設(shè)備的運(yùn)行情況，存儲(chǔ)環(huán)境是否安全。3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。（三）整改措施1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制定整改措施