PAGE賓館衛(wèi)生管理檔案制度一、總則1.目的為加強賓館衛(wèi)生管理，規(guī)范衛(wèi)生管理檔案工作，確保賓館提供衛(wèi)生、舒適、安全的住宿環(huán)境，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本賓館內(nèi)所有與衛(wèi)生管理相關的部門、崗位及人員，包括但不限于客房部、餐飲部、后勤部、采購部等。3.基本原則衛(wèi)生管理檔案工作應遵循真實、準確、完整、及時、規(guī)范的原則，確保檔案資料能夠全面反映賓館衛(wèi)生管理工作的實際情況，為衛(wèi)生管理決策、監(jiān)督檢查及問題追溯提供可靠依據(jù)。二、檔案管理職責1.管理部門賓館設立專門的衛(wèi)生管理檔案管理小組，由[具體部門名稱]負責人擔任組長，成員包括客房主管、餐飲主管、后勤主管等相關人員。管理小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)賓館衛(wèi)生管理檔案工作，制定檔案管理制度和工作計劃，指導、監(jiān)督各部門檔案資料的收集、整理、歸檔及保管工作。2.部門職責客房部：負責客房衛(wèi)生管理檔案的建立與維護，包括客房清潔記錄、布草更換記錄、客用品消毒記錄等。餐飲部：負責餐飲衛(wèi)生管理檔案的建立與維護，涵蓋食品采購索證記錄、食品加工過程記錄、餐具消毒記錄、餐廳環(huán)境衛(wèi)生清潔記錄等。后勤部：負責賓館公共區(qū)域衛(wèi)生管理檔案的建立與維護，如大堂、走廊、電梯等區(qū)域的清潔消毒記錄、衛(wèi)生設施維護記錄等。采購部：負責采購物品衛(wèi)生管理檔案的建立與維護，包括供應商資質(zhì)證明、采購物品的檢驗報告、進貨記錄等。3.檔案管理人員職責負責檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂及存儲等工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密，防止檔案資料泄露、丟失或損壞。定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施進行處理。按照規(guī)定的期限妥善保管檔案資料，期滿后按照相關規(guī)定進行銷毀或移交。三、檔案內(nèi)容及分類1.客房衛(wèi)生檔案客房清潔記錄：記錄每日客房清潔的時間、人員、清潔內(nèi)容及質(zhì)量檢查情況。布草更換記錄：詳細記錄布草的更換日期、數(shù)量、使用情況及清洗記錄?？陀闷废居涗洠喊陀闷返南緯r間、消毒方式、消毒人員及消毒效果檢測記錄?？头啃l(wèi)生設施檢查記錄：對客房內(nèi)的衛(wèi)生設施如衛(wèi)生間潔具、淋浴設備、空調(diào)等進行定期檢查的記錄，包括檢查時間、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況。2.餐飲衛(wèi)生檔案食品采購索證記錄：記錄食品原材料供應商的資質(zhì)證明、營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證或食品經(jīng)營許可證等相關證件，以及采購食品的品種、數(shù)量、索證日期等信息。食品加工過程記錄：詳細記錄食品加工的各個環(huán)節(jié)，包括加工時間、加工人員、加工流程、食品添加劑使用情況等。餐具消毒記錄：記錄餐具消毒的時間、消毒方式（如物理消毒或化學消毒）、消毒溫度、消毒時間、消毒劑名稱及濃度等信息，以及消毒效果檢測記錄。餐廳環(huán)境衛(wèi)生清潔記錄：包括餐廳地面、桌面、墻壁、門窗等區(qū)域的清潔時間、清潔人員、清潔內(nèi)容及衛(wèi)生狀況檢查記錄。食品留樣記錄：對每餐次的食品進行留樣的記錄，包括留樣食品名稱、留樣數(shù)量、留樣時間、留樣人員及留樣觀察情況等。3.公共區(qū)域衛(wèi)生檔案大堂、走廊、電梯等公共區(qū)域清潔消毒記錄：記錄公共區(qū)域的清潔消毒時間、清潔消毒人員、清潔消毒內(nèi)容及消毒藥劑使用情況。衛(wèi)生設施維護記錄：包括公共區(qū)域內(nèi)衛(wèi)生設施如垃圾桶、洗手池、通風設備等的維護保養(yǎng)記錄，如維護時間、維護內(nèi)容、維修情況等。蟲害防治記錄：記錄賓館內(nèi)蟲害防治的時間、防治措施、使用藥劑名稱及劑量等信息，以及防治效果檢查記錄。4.采購物品衛(wèi)生檔案供應商資質(zhì)證明：收集供應商的營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證或食品經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告等相關資質(zhì)證明文件。采購物品檢驗報告：對采購的食品、客用品、清潔用品等進行檢驗的報告，包括檢驗項目、檢驗結(jié)果、檢驗日期等信息。進貨記錄：記錄采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、進貨日期、供應商名稱及聯(lián)系方式等信息。四、檔案建立與收集1.建立要求各部門應根據(jù)本制度規(guī)定的檔案內(nèi)容及分類，及時、準確地建立衛(wèi)生管理檔案。檔案應使用統(tǒng)一的格式和標準，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保存。紙質(zhì)檔案應字跡清晰、內(nèi)容完整，電子檔案應備份存儲，確保數(shù)據(jù)安全。2.收集范圍檔案資料的收集應涵蓋與賓館衛(wèi)生管理相關的各類文件、記錄、報告、證書等。具體包括但不限于以下內(nèi)容：衛(wèi)生管理制度、操作規(guī)程、應急預案等文件。衛(wèi)生檢查記錄、整改通知及整改報告。衛(wèi)生設施設備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄等。食品、客用品、清潔用品等的采購發(fā)票、驗收單、檢驗報告等。員工健康證明、培訓記錄等。3.收集時間日常工作中產(chǎn)生的檔案資料應及時收集，確保資料的及時性和完整性。定期衛(wèi)生檢查后，檢查人員應在[X]個工作日內(nèi)將檢查記錄整理歸檔。每月末，各部門應將當月的衛(wèi)生管理檔案資料進行匯總整理后提交給檔案管理小組。五、檔案整理與歸檔1.整理原則檔案資料應按照分類標準進行整理，遵循文件形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于查找和利用。整理過程中應注意以下幾點：對每份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。去除檔案資料中的重復、無效或無關內(nèi)容，確保檔案資料的精煉和準確。對破損或褪色的檔案資料進行修復或復制，保證檔案資料的完整性。2.歸檔方法按照檔案分類目錄，將整理好的檔案資料分別歸入相應的檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標明檔案類別、年度、月份等信息。建立檔案索引目錄，詳細記錄每份檔案資料的編號、名稱、日期、存放位置等信息，便于快速查找和檢索。電子檔案應按照分類文件夾進行存儲，并建立相應的電子索引目錄，方便查閱和管理。六、檔案保管與存儲1.保管要求設立專門的檔案保管室，確保檔案保管室的安全、干燥、通風，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失或變質(zhì)等情況時，應及時采取措施進行處理，并報告檔案管理小組。嚴格限制無關人員進入檔案保管室，檔案管理人員應妥善保管檔案鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.存儲期限賓館衛(wèi)生管理檔案的存儲期限應根據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求執(zhí)行。一般情況下，客房衛(wèi)生檔案、餐飲衛(wèi)生檔案、公共區(qū)域衛(wèi)生檔案等應保存[X]年，采購物品衛(wèi)生檔案應保存至該物品保質(zhì)期結(jié)束后[X]年。對于涉及食品安全事故、重大衛(wèi)生問題等特殊情況的檔案資料，應永久保存。3.存儲方式紙質(zhì)檔案應按照檔案類別、年度、月份等順序進行排列，存放在檔案柜中，并建立相應的檔案索引目錄，便于查找和管理。電子檔案應采用光盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應建立電子檔案管理制度，對電子檔案的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)進行嚴格管理，確保電子檔案的安全性和完整性。七、檔案查閱與借閱1.查閱規(guī)定賓館內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生管理檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理小組查閱檔案。檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容，為查閱人員提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案保管室。查閱過程中應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.借閱規(guī)定賓館外部單位或人員因特殊原因需要借閱衛(wèi)生管理檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱單位或人員名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并提交相關證明文件，經(jīng)賓館主管領導簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應按照借閱申請表的內(nèi)容，為借閱人員提供相應的檔案資料，并與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務，包括借閱期限、歸還時間、保密責任等。借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理小組提出申請，經(jīng)批準后方可延長。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案資料的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失或泄露等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。八、檔案銷毀1.銷毀條件衛(wèi)生管理檔案資料在存儲期限屆滿后，經(jīng)檔案管理小組審核確認已無保存價值的，可按照本制度規(guī)定進行銷毀。對于因保管不善導致檔案資料損壞、變質(zhì)或丟失，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)檔案管理小組批準后，可進行銷毀。2.銷毀程序檔案管理小組應定期對到期或無保存價值的檔案資料進行清理，列出擬銷毀檔案清單，注明檔案名稱、編號、年度、月份、存儲期限等信息。擬銷毀檔案清單經(jīng)賓館主管領導審核批準后，由檔案管理人員負責組織實施銷毀工作。銷毀過程中應指定專人負責監(jiān)督，確保檔案資料徹底銷毀，防止檔案資料