PAGE輿情檔案管理制度建設(shè)一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司輿情檔案的管理，規(guī)范輿情信息的收集、整理、存儲、利用和銷毀等工作流程，確保輿情檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在輿情管理工作中形成的各類具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)輿情監(jiān)測報(bào)告、媒體報(bào)道、內(nèi)部討論記錄、相關(guān)會議紀(jì)要等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：輿情檔案應(yīng)如實(shí)反映輿情事件的發(fā)生、發(fā)展過程及處理情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與輿情事件相關(guān)的各種信息，保證檔案資料的完整性，避免遺漏重要內(nèi)容。3.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密、敏感信息的輿情檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范輿情檔案的管理流程和操作方法，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。5.時(shí)效性原則：及時(shí)收集、整理和分析輿情信息，確保檔案資料能夠及時(shí)反映輿情動態(tài)，為公司決策提供及時(shí)有效的參考。二、管理職責(zé)（一）輿情管理部門1.負(fù)責(zé)制定輿情監(jiān)測計(jì)劃，組織開展輿情監(jiān)測工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與公司相關(guān)的輿情信息。2.對收集到的輿情信息進(jìn)行初步分析、評估，形成輿情監(jiān)測報(bào)告，并及時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.負(fù)責(zé)輿情檔案的收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.建立輿情檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便查詢和利用。5.定期對輿情檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)輿情事件的特點(diǎn)和規(guī)律，為公司輿情管理工作提供參考依據(jù)。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門涉及的輿情信息的收集、整理，并及時(shí)報(bào)送輿情管理部門。2.配合輿情管理部門開展輿情調(diào)查、分析等工作，提供相關(guān)資料和信息。3.按照公司輿情管理要求和本制度規(guī)定，做好本部門輿情檔案的管理工作。（三）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督輿情管理部門的檔案管理工作，確保檔案管理工作符合公司檔案管理規(guī)定。2.對輿情檔案的整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，提出改進(jìn)意見和建議。3.負(fù)責(zé)輿情檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.按照檔案管理規(guī)定，辦理輿情檔案的借閱、查閱、銷毀等手續(xù)。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)1.負(fù)責(zé)審批輿情監(jiān)測計(jì)劃、輿情報(bào)告等重要文件，對輿情管理工作進(jìn)行決策和指導(dǎo)。2.協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，確保輿情管理工作順利開展。3.根據(jù)輿情信息，及時(shí)做出決策，指導(dǎo)公司應(yīng)對輿情事件，維護(hù)公司形象和利益。三、輿情檔案的收集（一）收集范圍1.網(wǎng)絡(luò)輿情信息：包括各大新聞網(wǎng)站、社交媒體平臺、行業(yè)論壇、博客等發(fā)布的與公司相關(guān)的信息，如新聞報(bào)道、評論、帖子、微博、微信公眾號文章等。2.傳統(tǒng)媒體輿情信息：包括報(bào)紙、雜志、電視臺等媒體對公司的報(bào)道、評論、分析等。3.內(nèi)部輿情信息：包括公司內(nèi)部會議討論記錄、員工建議、投訴舉報(bào)、工作匯報(bào)等涉及輿情相關(guān)的內(nèi)容。4.其他相關(guān)輿情信息：如政府部門發(fā)布的與公司有關(guān)的政策法規(guī)、監(jiān)管信息，行業(yè)協(xié)會發(fā)布的行業(yè)動態(tài)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。（二）收集渠道1.網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測工具：利用專業(yè)的輿情監(jiān)測軟件，對指定的關(guān)鍵詞、話題、網(wǎng)站等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測，自動收集相關(guān)輿情信息。2.人工監(jiān)測：安排專人定期瀏覽各大新聞網(wǎng)站、社交媒體平臺等，手動收集與公司相關(guān)的輿情信息。3.媒體合作：與各大媒體建立合作關(guān)系，及時(shí)獲取媒體對公司的報(bào)道和評論。4.內(nèi)部溝通：加強(qiáng)公司內(nèi)部各部門之間的溝通與協(xié)作，及時(shí)收集員工反饋的輿情信息。5.信息共享平臺：加入行業(yè)信息共享平臺，獲取行業(yè)內(nèi)的輿情動態(tài)和相關(guān)信息。（三）收集要求1.及時(shí)性：輿情信息收集人員應(yīng)及時(shí)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)和傳統(tǒng)媒體動態(tài)，發(fā)現(xiàn)輿情信息后，應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)進(jìn)行收集，并報(bào)送輿情管理部門。2.準(zhǔn)確性：收集的輿情信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保信息來源可靠，內(nèi)容真實(shí)。對于重要信息，應(yīng)進(jìn)行核實(shí)，避免虛假信息的干擾。3.全面性：全面收集與輿情事件相關(guān)的各種信息，包括事件的背景、經(jīng)過、各方觀點(diǎn)、影響范圍等，不得遺漏重要內(nèi)容。4.關(guān)聯(lián)性：收集的輿情信息應(yīng)與公司密切相關(guān)，能夠反映公司在社會公眾中的形象、聲譽(yù)、業(yè)務(wù)發(fā)展等方面的情況。四、輿情檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.事件類型分類：按照輿情事件的性質(zhì)和特點(diǎn)，分為產(chǎn)品質(zhì)量問題、服務(wù)投訴、品牌形象危機(jī)、企業(yè)社會責(zé)任事件、政策法規(guī)影響、行業(yè)競爭等類別。2.時(shí)間分類：按照輿情事件發(fā)生的時(shí)間順序，分為不同的時(shí)間段，如年度、季度、月度等。3.媒體類型分類：按照輿情信息的來源媒體類型，分為網(wǎng)絡(luò)媒體、傳統(tǒng)媒體、內(nèi)部渠道等。（二）整理方法1.篩選：對收集到的輿情信息進(jìn)行篩選，剔除無關(guān)信息和重復(fù)信息，保留與公司相關(guān)的重要輿情信息。2.分類：根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)，對篩選后的輿情信息進(jìn)行分類整理，將同一類別的信息歸為一個(gè)文件夾或檔案盒，并進(jìn)行編號。3.編號：為每個(gè)輿情檔案建立唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、時(shí)間、順序等信息，便于查詢和管理。例如，編號格式為“[事件類型代碼][年份][月份][序號]”。4.編目：編制輿情檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、事件名稱、發(fā)生時(shí)間、來源媒體、主要內(nèi)容、處理情況等信息，方便快速查找和了解檔案內(nèi)容。（三）整理要求1.條理清晰：整理后的輿情檔案應(yīng)分類明確、編號有序、編目詳細(xì)，便于查閱和管理。2.內(nèi)容完整：確保每個(gè)輿情檔案包含事件的全貌，包括事件背景、經(jīng)過、各方反應(yīng)以及處理措施等相關(guān)信息。3.標(biāo)識準(zhǔn)確：檔案編號、類別標(biāo)識等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免混淆和錯(cuò)誤。五、輿情檔案的存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲：對于重要的原始輿情文件資料，如媒體報(bào)道的紙質(zhì)版、內(nèi)部會議紀(jì)要等，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)檔案存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找。2.電子檔案存儲：建立輿情檔案數(shù)據(jù)庫，將整理后的輿情檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存儲。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、云存儲等多種方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（二）存儲環(huán)境1.紙質(zhì)檔案存儲環(huán)境：檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防潮且具有防盜功能的房間內(nèi)，溫度保持在[適宜溫度范圍]，濕度保持在[適宜濕度范圍]。2.電子檔案存儲環(huán)境：服務(wù)器應(yīng)具備良好的硬件設(shè)施，包括高性能的處理器、大容量的存儲設(shè)備等，以確保數(shù)據(jù)的快速存儲和讀取。同時(shí)，應(yīng)配備防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。存儲服務(wù)器應(yīng)放置在專門的機(jī)房內(nèi)，機(jī)房應(yīng)具備完善的環(huán)境控制設(shè)施，如空調(diào)、消防設(shè)備等，確保服務(wù)器運(yùn)行環(huán)境的穩(wěn)定和安全。（三）存儲期限1.一般輿情檔案的存儲期限為[X]年，自事件處理完畢之日起計(jì)算。2.對于涉及重大事件、具有長期影響或具有重要參考價(jià)值的輿情檔案，存儲期限可適當(dāng)延長至[X]年或永久保存。（四）存儲要求1.安全保密：確保輿情檔案的存儲安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。對于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行存儲和管理。2.便于查詢：建立科學(xué)合理的存儲體系，方便檔案管理人員和相關(guān)人員快速查詢和獲取所需的輿情檔案信息。六、輿情檔案的利用（一）利用范圍1.公司決策支持：為公司領(lǐng)導(dǎo)制定戰(zhàn)略規(guī)劃、決策部署提供輿情參考依據(jù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)了解公司在社會公眾中的形象和聲譽(yù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇。2.危機(jī)應(yīng)對：在輿情危機(jī)發(fā)生時(shí)，為公司制定應(yīng)對策略、采取有效措施提供歷史數(shù)據(jù)和案例參考，分析類似事件的處理經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提高公司應(yīng)對危機(jī)的能力。3.品牌建設(shè)：通過對輿情檔案的分析，了解公司品牌在市場中的口碑和形象，為品牌建設(shè)和推廣提供針對性的建議和措施，提升公司品牌價(jià)值。4.用戶反饋收集：從輿情檔案中獲取用戶對公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見和建議，為改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量、優(yōu)化服務(wù)流程提供參考依據(jù)，增強(qiáng)用戶滿意度。（二）利用方式1.查詢：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)相關(guān)人員的需求，及時(shí)提供輿情檔案的查詢服務(wù)。查詢?nèi)藛T可通過檔案編號、事件名稱、時(shí)間等關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢，獲取所需的輿情檔案信息。2.統(tǒng)計(jì)分析：定期對輿情檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如輿情事件的發(fā)生頻率、分布情況、熱點(diǎn)話題等，形成統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，為公司輿情管理工作提供數(shù)據(jù)支持和決策參考。3.案例研究：選取具有代表性的輿情事件進(jìn)行案例研究，分析事件的起因、發(fā)展過程、處理措施及效果等，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為公司應(yīng)對類似輿情事件提供借鑒。（三）利用要求1.合法合規(guī)：輿情檔案的利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的或泄露公司機(jī)密信息。2.授權(quán)審批：涉及重要輿情檔案的利用，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)審批，確保利用行為的合理性和必要性。3.記錄留存：對輿情檔案的利用情況進(jìn)行記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用目的、利用內(nèi)容等信息，以備查閱和審計(jì)。七、輿情檔案的銷毀（一）銷毀條件1.超過存儲期限且已無保存價(jià)值的輿情檔案。2.因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失且無法修復(fù)或補(bǔ)充的。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，認(rèn)為不需要繼續(xù)保存的輿情檔案。（二）銷毀程序1.鑒定：由輿情管理部門和檔案管理部門共同對擬銷毀的輿情檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)檔案是否符合銷毀條件，并填寫《輿情檔案銷毀鑒定表》。2.審批：《輿情檔案銷毀鑒定表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀實(shí)施：根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施輿情檔案的銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.記錄備案：對輿情檔案的銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀檔案清單等信息，并將記錄備案保存。（三）銷毀要求1.徹底銷毀：確保擬銷毀的輿情檔案信息完全銷毀，不得殘留任何可識別的信息。2