PAGE企業(yè)檔案工作制度體系一、總則（一）目的為加強公司檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度體系。（二）適用范圍本制度體系適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集公司在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，便于公司各部門和人員查閱利用檔案。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案工作規(guī)章制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門的檔案工作，對兼職檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.組織檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。5.參與公司重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整準(zhǔn)確。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.按照公司檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的分類、編號、裝訂等基礎(chǔ)工作。3.配合檔案管理部門開展檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用工作，積極提供檔案利用線索。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，工作計劃、總結(jié)，行政公文，人事檔案，印章管理文件等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案涵蓋市場營銷、客戶管理、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項目策劃與實施、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理、審計報告、稅務(wù)資料等。3.基本建設(shè)類檔案包含工程規(guī)劃、設(shè)計文件，工程預(yù)算、決算資料，施工圖紙、施工記錄、竣工驗收文件等。4.科研項目類檔案涉及科研項目立項、研究過程、成果鑒定、知識產(chǎn)權(quán)等方面的文件資料。5.設(shè)備儀器類檔案包括設(shè)備儀器的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄、報廢文件等。6.會計檔案按照國家會計檔案管理規(guī)定，收集整理公司的會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告等。7.聲像檔案如公司重大活動、會議、工程建設(shè)等的照片、錄音、錄像資料。8.電子檔案包括公司在信息化系統(tǒng)中產(chǎn)生的各類電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案。2.對于重要文件和資料，應(yīng)實行“雙套制”收集原則，即同時收集紙質(zhì)和電子版本，確保檔案的完整性和可利用性。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實性和完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取或偽造。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強的書寫材料進行書寫或打印，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。4.電子檔案應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進行分類存儲，確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、存儲安全。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.對不同類型和載體的檔案，應(yīng)選用相應(yīng)的裝具進行存放，如紙質(zhì)檔案用檔案柜，聲像檔案用專門的存儲設(shè)備，電子檔案用服務(wù)器或存儲介質(zhì)等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議決議，涉及公司重大權(quán)益和重要資產(chǎn)的文件等。3.長期保管的檔案期限為30年，包括公司一般性業(yè)務(wù)文件、項目檔案等。4.短期保管的檔案期限為10年，如一般性的行政文件、臨時性項目文件等。（四）檔案保管要求1.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。2.定期對檔案進行清查盤點，每年至少一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，防止檔案丟失或損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行逐卷審查，確定檔案的存毀價值。2.對仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出檔案銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.監(jiān)銷人員在檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出數(shù)量。2.檔案的整理、保管、鑒定、銷毀情況。3.檔案的利用情況，包括利用人次、利用卷次等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對檔案信息進行自動化統(tǒng)計分析，提高統(tǒng)計工作效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計報告1.檔案管理部門應(yīng)定期向上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表，反映公司檔案工作的基本情況。2.根據(jù)公司實際需要，撰寫檔案統(tǒng)計分析報告，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人權(quán)益維護、職稱評定、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等需要查閱檔案。3.外單位因工作聯(lián)系，按照規(guī)定程序查閱公司檔案。（二）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案，應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。2.查閱電子檔案，應(yīng)按照公司電子文件查閱規(guī)定，通過授權(quán)的系統(tǒng)進行操作，確保電子檔案的安全。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用審批1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案時，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提交查閱申請函，注明查閱目的、范圍和時間等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細(xì)登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、利用目的等信息，以便跟蹤檔案利用效果。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。（二）電子文件管理1.規(guī)范電子文件的形成、收集、整理、歸檔和保管等環(huán)節(jié)，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.建立電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對電子文件的背景信息、內(nèi)容信息等進行詳細(xì)記錄，便于電子文件的長期保存和利用。（三）檔案數(shù)字化1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子副本，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，掃描后的電子文件應(yīng)進行質(zhì)量檢測和數(shù)據(jù)掛接。（四）信息系統(tǒng)安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對信息系統(tǒng)進行維護