PAGE檔案項(xiàng)目流程管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案項(xiàng)目管理，規(guī)范檔案項(xiàng)目流程，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案項(xiàng)目的管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，全面涵蓋公司各類業(yè)務(wù)信息。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護(hù)公司商業(yè)機(jī)密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足公司業(yè)務(wù)需求。二、檔案項(xiàng)目流程管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案項(xiàng)目流程管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案工作，對(duì)檔案管理情況進(jìn)行定期檢查和考核。3.負(fù)責(zé)檔案的集中收集、整理、歸檔、保管和利用工作，建立健全檔案管理信息系統(tǒng)。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.參與公司重大項(xiàng)目和重要活動(dòng)的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案整理歸檔，并向檔案管理部門移交。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向檔案管理部門報(bào)告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的檢索和利用工作，為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。5.加強(qiáng)檔案安全保密意識(shí)，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。三檔案收集（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于合同協(xié)議、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文檔、人事檔案等。2.公司對(duì)外交往中收到的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、信函、證書等。3.公司內(nèi)部各部門之間流轉(zhuǎn)的文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作。2.檔案收集應(yīng)及時(shí)、完整，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行備份或采取其他保護(hù)措施，防止丟失或損壞。4.收集的檔案應(yīng)符合檔案整理規(guī)范的要求，字跡清晰、圖表完整、簽字蓋章齊全。（三）收集流程1.各部門檔案收集責(zé)任人定期對(duì)本部門形成的文件、資料進(jìn)行清理和分類，將具有保存價(jià)值的檔案收集起來。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集，并進(jìn)行登記和編號(hào)。3.各部門檔案收集責(zé)任人將收集到的檔案整理后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份交檔案管理部門。4.檔案管理部門收到檔案移交清單后，對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與移交部門溝通解決。5.經(jīng)核對(duì)無誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案的收集工作。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并將目錄錄入檔案管理信息系統(tǒng)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。（三）整理流程1.檔案管理部門收到各部門移交來的檔案后，按照整理原則和方法進(jìn)行分類整理。2.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。3.將檔案目錄錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不影響檔案的查閱和利用。5.整理好的檔案按照分類順序上架存放，便于保管和檢索。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍1.經(jīng)過整理后的各類檔案。2.重要文件和資料的電子版本。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，符合檔案整理規(guī)范的要求。2.檔案的題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容，日期應(yīng)填寫完整。3.歸檔的檔案應(yīng)按照分類順序排列，編號(hào)清晰。4.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）歸檔流程1.檔案管理部門將整理好的檔案進(jìn)行歸檔，填寫檔案歸檔清單，一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交檔案室。2.檔案室收到檔案歸檔清單后，對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與檔案管理部門溝通解決。3.經(jīng)核對(duì)無誤后，檔案室在檔案歸檔清單上簽字確認(rèn)，將檔案存入檔案庫房。4.檔案管理部門將電子檔案按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)位置進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、滅火器、溫濕度計(jì)等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）保管措施1.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。2.建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫、出庫、借閱等情況。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。4.加強(qiáng)檔案安全保密管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，對(duì)檔案的查閱、借閱等進(jìn)行嚴(yán)格登記。5.對(duì)重要檔案和機(jī)密檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因合法合規(guī)原因查閱公司檔案。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等。2.檔案查閱申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門對(duì)檔案查閱、借閱申請表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并登記備案。4.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。6.查閱、借閱檔案的期限應(yīng)按照申請表的規(guī)定執(zhí)行，如需延期應(yīng)辦理延期手續(xù)。（三）利用流程1.公司內(nèi)部各部門如需查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)檔案查閱、借閱申請表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并登記備案。3.檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果，為查閱、借閱人員提供檔案，并在檔案查閱、借閱登記簿上記錄查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、期限等信息。4.查閱、借閱人員在指定的地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱、借閱人員查閱、借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱、借閱登記簿上簽字確認(rèn)。6.公司外部單位如需查閱公司檔案，應(yīng)提交查閱申請函，注明查閱的目的、內(nèi)容和期限等，并加蓋單位公章。7.檔案管理部門對(duì)查閱申請函進(jìn)行審核，符合規(guī)定的報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。8.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序?yàn)橥獠繂挝惶峁n案查閱服務(wù)，并做好記錄。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、重點(diǎn)突出的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)等組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、保管期限等因素，確定檔案的價(jià)值。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案鑒定意見書，明確需要銷毀的檔案清單。（三）銷毀流程1.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定意見書，填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，組織實(shí)施檔案銷