PAGE檔案值班值守制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理工作，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案值班值守行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理值班值守工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅持安全第一、預防為主的方針，保障檔案實體安全和信息安全。3.實行專人負責、責任到人的原則，明確值班值守人員的職責與權限。二、值班值守人員職責（一）日常巡查1.定時對檔案庫房進行巡查，包括但不限于檢查門窗是否關閉、門鎖是否完好、消防設施是否正常、溫濕度是否適宜等。每天至少巡查[X]次，每次巡查需詳細記錄巡查情況。2.查看檔案存儲環(huán)境，確保檔案擺放整齊有序，無霉變、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施并記錄相關情況。（二）安全保障1.負責檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止未經授權人員進入庫房。對進入庫房的人員進行嚴格登記，包括姓名、部門、進入時間、事由等。2.檢查庫房內的電器設備、照明系統(tǒng)等是否正常運行，避免因設備故障引發(fā)安全事故。如發(fā)現(xiàn)異常，應立即切斷電源，并及時通知相關維修人員進行處理。（三）檔案整理與維護1.協(xié)助檔案管理人員對檔案進行整理、分類、裝訂等工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.對破損、褪色等有問題的檔案進行及時修復或處理，延長檔案使用壽命。（四）突發(fā)事件處理1.如遇火災、水災、盜竊等突發(fā)事件，應立即啟動應急預案，并采取相應的應急措施。2.及時向上級領導報告事件情況，配合相關部門進行調查和處理，保護好現(xiàn)場和檔案資料。（五）值班記錄與報告1.認真填寫值班記錄，詳細記錄值班期間的工作情況、巡查結果、突發(fā)事件處理過程等信息。值班記錄應妥善保存，以備查閱。2.定期向上級領導匯報值班工作情況，重大問題應及時匯報，并提出解決方案和建議。三、值班值守時間與排班（一）值班時間實行[具體值班時間段]值班制度，確保檔案管理工作在工作日和非工作日均有專人負責。（二）排班方式1.由檔案管理部門根據(jù)公司各部門工作情況和人員配備，制定年度值班排班表。排班表應提前公布，確保值班人員知曉。2.值班人員應嚴格按照排班表執(zhí)行值班任務，如果因特殊情況需要調整值班時間，應提前向上級領導請假，并與其他值班人員協(xié)商做好交接工作。四、值班值守工作流程（一）值班前準備1.提前到達值班崗位，檢查值班所需的設備、工具、記錄表格等是否齊全。2.了解前一班值班人員的工作情況，查看未處理完畢的事項，并做好交接記錄。（二）值班期間工作1.按照規(guī)定的巡查時間和內容對檔案庫房進行巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。2.接待來訪人員，按照規(guī)定進行登記和引導，不得擅自將無關人員帶入檔案庫房。3.處理檔案管理過程中的一般性事務，如檔案借閱登記、歸還等。如需處理重要事務，應及時向上級領導請示。（三）值班結束1.對值班期間的工作進行總結，整理好值班記錄和相關資料。2.檢查檔案庫房的門窗、電器設備等是否關閉，確保安全后鎖好庫房。3.與下一班值班人員進行交接，詳細說明值班期間的工作情況和未處理事項。五、檔案借閱與歸還管理（一）借閱申請1.公司內部人員因工作需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量及借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》需經所在部門負責人簽字批準后，方可提交給檔案管理部門。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，對申請內容進行審核。對于涉及重要機密或敏感信息的檔案借閱申請，需經公司分管領導審批。2.審核通過后，檔案管理部門通知借閱人員到指定地點辦理借閱手續(xù)。（三）借閱登記1.借閱人員憑批準后的《檔案借閱申請表》到檔案庫房辦理借閱登記手續(xù)，值班值守人員應認真核對申請表與借閱人員身份信息，確保借閱信息準確無誤。2.借閱登記內容包括借閱人員姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還日期等，并由借閱人員簽字確認。（四）檔案歸還1.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期歸還，應提前向檔案管理部門提出申請并說明原因。2.檔案歸還時，值班值守人員應仔細檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究借閱人員責任。3.確認檔案無誤后，值班值守人員在借閱登記記錄上注明歸還日期，并由借閱人員簽字。六、檔案保密管理（一）保密責任1.值班值守人員應嚴格遵守檔案保密制度，對所接觸到的檔案信息負有保密責任。2.不得擅自將檔案內容泄露給無關人員，不得在非工作場合談論檔案機密信息。（二）保密措施1.檔案庫房應設置專門的保密區(qū)域，對涉及機密的檔案進行單獨存放和管理。2.值班值守人員在處理機密檔案時，應采取必要的保密措施，如在規(guī)定的保密區(qū)域內操作、使用加密設備等。3.對廢棄的檔案資料，應按照規(guī)定進行銷毀處理，防止信息泄露。（三）監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門定期對值班值守人員的保密工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.對于違反檔案保密制度的行為，將按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責任。七、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化流程1.值班值守人員協(xié)助檔案管理人員對需要數(shù)字化的檔案進行整理和準備工作，確保檔案資料完整、清晰。2.按照檔案數(shù)字化操作規(guī)程，配合數(shù)字化工作人員進行檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，保證數(shù)字化檔案的質量。3.對數(shù)字化檔案進行定期備份，存儲在安全可靠的存儲設備上，并做好備份記錄。（二）數(shù)據(jù)安全1.加強對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的安全管理，設置訪問權限和密碼保護，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。值班值守人員應定期檢查數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的存儲情況，確保數(shù)據(jù)安全。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常，應及時報告并采取相應措施。八、培訓與考核（一）培訓計劃1.檔案管理部門制定年度值班值守人員培訓計劃，定期組織值班值守人員參加檔案管理知識、安全知識、保密知識等方面的培訓。2.培訓內容應包括國家檔案法律法規(guī)、行業(yè)標準、公司檔案管理制度、值班值守操作規(guī)程、突發(fā)事件應急處理等。（二）培訓方式1.采用內部培訓、外部培訓、在線學習等多種方式相結合，提高值班值守人員的業(yè)務水平和綜合素質。2.定期邀請檔案管理專家或相關部門負責人進行專題講座，分享檔案管理經驗和最新政策法規(guī)。（三）考核機制1.建立值班值守人員考核機制，對值班值守人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務能力、遵守制度情況等進行定期考核。2.考核結果與績效掛鉤，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的值班值守人員給予表彰和獎勵，對于不稱職的人員進行批評教育或調整崗位。九、獎懲制度（一）獎勵1.在檔案值班值守工作中表現(xiàn)突出，如及時發(fā)現(xiàn)并妥善處理重大安全隱患、成功阻止檔案信息泄露等，為公司檔案管理工作做出顯著貢獻的，給予相應的獎勵。2.獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。（二）懲罰1.對于違反檔案值班值守制度的行為，如擅自離崗、未履行巡查職責、泄露檔案機密等，視情節(jié)輕重給予相應的懲罰。2.懲罰方式包括但不限于警告、罰款、降職、解除勞