PAGE河南機(jī)關(guān)檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)河南機(jī)關(guān)檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案資源，為機(jī)關(guān)工作和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合河南機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河南各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、事業(yè)單位等各類機(jī)關(guān)單位的檔案工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則機(jī)關(guān)單位應(yīng)建立健全檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或指定檔案工作機(jī)構(gòu)，配備專職或兼職檔案工作人員，確保檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。同時(shí)，按照檔案分級(jí)管理要求，各機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作，并接受上級(jí)主管部門(mén)和同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全原則全面收集機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類和載體的檔案，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，使其系統(tǒng)化，便于管理和利用。采取有效措施確保檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.便于利用原則檔案工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)應(yīng)充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為機(jī)關(guān)工作和社會(huì)利用提供便捷、高效的服務(wù)。二、檔案機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案工作機(jī)構(gòu)1.各機(jī)關(guān)單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立獨(dú)立的檔案工作機(jī)構(gòu)，如檔案室、檔案館等；不具備設(shè)立條件的，應(yīng)指定專門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作，并配備必要的檔案管理人員。2.檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)明確職責(zé)，負(fù)責(zé)本單位檔案的集中管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查以及檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用等工作。（二）檔案工作人員1.檔案工作人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉機(jī)關(guān)工作業(yè)務(wù)，遵紀(jì)守法，保守檔案機(jī)密。2.檔案工作人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)做好交接工作。3.機(jī)關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和交流，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)單位在履行職能活動(dòng)中形成的各種文件材料，包括收文、發(fā)文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，均屬于檔案收集范圍。2.對(duì)反映機(jī)關(guān)歷史沿革、重大活動(dòng)、重要事件等具有重要價(jià)值的照片、錄音、錄像帶、電子文件等特殊載體檔案，也應(yīng)進(jìn)行收集。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其形成時(shí)的原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)。（三）收集時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成收集歸檔工作。2.其他專門(mén)檔案應(yīng)根據(jù)其形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)進(jìn)行收集歸檔，確保檔案的時(shí)效性。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案按照年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限進(jìn)行分類。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類。4.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類。（三）整理方法1.文書(shū)檔案整理收集齊全的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目等工作。按照分類方案，將文件材料按年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）依次排列，編上件號(hào)。編制卷內(nèi)文件目錄，填寫(xiě)備考表，裝訂成卷，并在卷皮上填寫(xiě)相關(guān)信息。2.科技檔案整理對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行系統(tǒng)梳理，按照項(xiàng)目階段和專業(yè)分類。建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，注明密級(jí)、保管期限等信息。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)檔案類別，將憑證、賬簿、報(bào)表等分別整理成冊(cè)。編制會(huì)計(jì)檔案目錄，注明檔案形成時(shí)間、保管期限等。4.人事檔案整理按照干部人事檔案管理要求，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目。建立檔案索引，便于查詢和管理。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.機(jī)關(guān)單位應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和機(jī)關(guān)工作實(shí)際，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行科學(xué)評(píng)估。（四）檔案清點(diǎn)與統(tǒng)計(jì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管狀況等，確保檔案賬實(shí)相符。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)上報(bào)相關(guān)數(shù)據(jù)。六、檔案利用（一）利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要，可查閱、借閱本單位檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）利用手續(xù)1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案部門(mén)查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)本單位檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)安排專人陪同，并在指定地點(diǎn)查閱。3.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)借閱登記表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案部門(mén)應(yīng)積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。2.根據(jù)利用需求，可提供檔案復(fù)制、摘錄等服務(wù)，但應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記和審批。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員以及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)檔案保管期限表和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見(jiàn)。2.檔案鑒定工作小組對(duì)初步鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀監(jiān)督銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀方式和時(shí)間。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.配備必要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等信息化硬件設(shè)施，滿足檔案數(shù)字化加工、存儲(chǔ)和利用的需求。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。（三）數(shù)字化加工1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、編目和索引，便于查詢和利用。（四）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.建立健全檔案信息化安全管理制度，規(guī)范用戶操作權(quán)限，定期進(jìn)行安全檢查和維護(hù)。九、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.各級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.機(jī)關(guān)單位內(nèi)部應(yīng)建立檔案工作自查制度，定期對(duì)本單位檔案工作進(jìn)行自查自糾，并將自查情況及時(shí)上報(bào)。（二）考核評(píng)價(jià)1.制定檔案工作考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案工作進(jìn)行量