PAGE衛(wèi)生許可檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織衛(wèi)生許可檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于衛(wèi)生許可相關(guān)工作的開展、查詢和監(jiān)督，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及衛(wèi)生許可申請、審批、延續(xù)、變更、注銷等全過程所形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家關(guān)于衛(wèi)生許可管理的法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映衛(wèi)生許可工作的實(shí)際情況，全面收集、整理各類相關(guān)資料，保證檔案的完整性。3.分類管理原則：按照衛(wèi)生許可檔案的類別、性質(zhì)、時間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、使用和管理。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀或丟失，對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生許可檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的衛(wèi)生許可檔案，建立檔案管理臺賬，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等工作進(jìn)行全程監(jiān)督和管理。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理。4.采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，提高檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的便捷查詢和利用。5.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)能力。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生許可相關(guān)資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實(shí)性和完整性，并及時移交檔案管理部門。2.在衛(wèi)生許可工作過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范形成各類文件資料，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)衛(wèi)生許可檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的整齊規(guī)范。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、變質(zhì)和丟失。4.按照規(guī)定為檔案查閱、借閱人員辦理手續(xù)，做好檔案查閱、借閱登記工作，及時催還借出檔案。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時錄入、更新檔案信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生許可申請書及相關(guān)申請表。2.企業(yè)/組織營業(yè)執(zhí)照、法人身份證明等主體資格證明文件。3.生產(chǎn)經(jīng)營場所的地理位置圖、平面布局圖、功能分區(qū)圖等。4.生產(chǎn)經(jīng)營場所的產(chǎn)權(quán)證明或租賃合同。5.生產(chǎn)經(jīng)營過程中涉及的衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備清單及布局圖。6.衛(wèi)生管理制度、操作規(guī)程等文件。7.從業(yè)人員的健康證明、培訓(xùn)記錄等。8.產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝流程圖等。9.衛(wèi)生檢測報(bào)告、評價報(bào)告等相關(guān)技術(shù)資料。10.衛(wèi)生許可申請過程中的各類批復(fù)文件、通知書等。11.其他與衛(wèi)生許可相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在衛(wèi)生許可工作開展過程中，及時收集相關(guān)資料，確保資料的形成與工作進(jìn)度同步。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保文件的可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類：按照衛(wèi)生許可檔案的類別，分為許可申請類、審查批復(fù)類、監(jiān)督管理類、檢測評價類等。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如許可申請類可分為新辦申請、延續(xù)申請、變更申請等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份和順序號等信息，便于管理和查詢。例如，“XK20XX00X”，其中“XK”表示衛(wèi)生許可，“20XX”表示年份，“00X”表示順序號。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的牢固和整齊。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各業(yè)務(wù)部門在完成衛(wèi)生許可相關(guān)資料的收集整理后，應(yīng)及時移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，核對資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回業(yè)務(wù)部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.審核通過的檔案按照分類編號規(guī)則進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案柜或檔案庫房，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。（二）保管期限1.衛(wèi)生許可檔案的保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度分為永久、長期和短期。永久保管的檔案包括衛(wèi)生許可批準(zhǔn)文件、涉及重大衛(wèi)生安全事件的檔案資料等。長期保管的檔案期限為30年，主要包括衛(wèi)生管理制度、操作規(guī)程、從業(yè)人員健康檔案等。短期保管的檔案期限為10年，如一般性的衛(wèi)生檢測報(bào)告、日常監(jiān)督檢查記錄等。2.檔案保管期限從檔案形成的次年1月1日起計(jì)算。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對已到保管期限的檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱衛(wèi)生許可檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《衛(wèi)生許可檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。3.查閱檔案時，應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行登記，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱衛(wèi)生許可檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《衛(wèi)生許可檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息泄露等情況，應(yīng)及時報(bào)告并追究借閱人員責(zé)任。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的衛(wèi)生許可檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制知悉范圍。檔案管理人員和查閱、借閱人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在檔案管理過程中，采用加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，確保電子檔案信息的安全保密。對紙質(zhì)檔案的查閱、借閱應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格登記，防止檔案信息的不當(dāng)傳播。3.未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，任何人不得擅自對外提供或公布衛(wèi)生許可檔案信息。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、防火防盜措施等，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)詳細(xì)記錄，并采取有效措施進(jìn)行整改。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件發(fā)生時的應(yīng)急處置措施，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。確保在緊急情況下能夠最大限度地保護(hù)檔案的安全。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財(cái)務(wù)部門代表等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對已到保管期限的衛(wèi)生許可檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對已無保存價值的檔案，如過期的衛(wèi)生檢測報(bào)告、一般性的日常監(jiān)督檢查記錄等，經(jīng)鑒定工作小組審核同意后，可以銷毀。2.對仍有一定參考價值，但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行延長保管期限或進(jìn)行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。3.對涉及重要衛(wèi)生許可事項(xiàng)、具有歷史查考價值或可能對公司/組織產(chǎn)生重大影響的檔案，應(yīng)永久保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制《衛(wèi)生許可檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《衛(wèi)生許可檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用粉碎、焚燒等符合環(huán)保要求的方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并