PAGE檔案特殊載體管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案特殊載體的管理，確保檔案特殊載體的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類檔案特殊載體的管理，包括但不限于照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤、實物檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案特殊載體由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案特殊載體應(yīng)真實反映公司的各項活動和歷史面貌，不得篡改、偽造。3.安全保密原則加強檔案特殊載體的安全保密措施，防止檔案信息的泄露、丟失和損壞。4.有效利用原則充分發(fā)揮檔案特殊載體的作用，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供有效服務(wù)。二、檔案特殊載體的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的照片、底片，包括會議照片、工程建設(shè)照片、產(chǎn)品研發(fā)照片、外事活動照片等。2.公司錄制的各類錄音帶、錄像帶，如會議錄音、講座錄像、活動視頻等。3.公司制作或接收的光盤，包括電子文檔光盤、多媒體資料光盤等。4.公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌、獎?wù)碌葘嵨餀n案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案特殊載體的收集工作，確保檔案及時、完整地收集上來。2.收集的檔案特殊載體應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得進行任何形式的修改或損壞。3.對于照片、底片等，應(yīng)同時收集相關(guān)的文字說明，包括拍攝時間、地點、人物、事件等信息。（三）整理方法1.照片整理按照照片的內(nèi)容和時間順序進行分類，每類照片應(yīng)編有目錄。對照片進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。為照片編寫文字說明，詳細描述照片的背景、人物、事件等信息。將照片掃描成電子文件，存儲在檔案管理系統(tǒng)中，同時保留原始照片。2.底片整理底片應(yīng)單獨整理，按照底片的編號順序排列。為底片編寫編號和文字說明，與照片對應(yīng)。底片應(yīng)存放在專門的底片袋或底片冊中，妥善保管。3.錄音帶、錄像帶整理按照錄音帶、錄像帶的內(nèi)容和時間順序進行分類，每類編有目錄。為錄音帶、錄像帶編寫編號和文字說明，注明錄制時間、地點、內(nèi)容等信息。將錄音帶、錄像帶轉(zhuǎn)換為電子文件，存儲在檔案管理系統(tǒng)中，同時保留原始載體。4.光盤整理按照光盤的內(nèi)容和用途進行分類，每類編有目錄。為光盤編寫編號和文字說明，注明光盤的制作時間、內(nèi)容、來源等信息。將光盤存儲在專門的光盤柜中，確保存儲環(huán)境適宜。5.實物檔案整理對實物檔案進行分類，如榮譽證書類、獎杯獎牌類等。為每件實物檔案編寫編號和文字說明，注明獲得時間、頒發(fā)單位、榮譽名稱等信息。將實物檔案存放在專門的展示柜或存儲柜中，妥善保管。三、檔案特殊載體的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案特殊載體保管場所，確保保管環(huán)境安全、整潔、干燥、通風。2.保管場所應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施，如滅火器、除濕機、防蟲劑、防盜門、防磁柜等。（二）保管要求1.照片、底片應(yīng)分別存放，避免相互擠壓和摩擦。照片應(yīng)存放在相冊或照片冊中，底片應(yīng)存放在底片袋或底片冊中。相冊和照片冊應(yīng)放置在干燥、通風的地方，避免陽光直射。2.錄音帶、錄像帶應(yīng)直立存放，避免彎曲和變形。存放錄音帶、錄像帶的磁帶柜應(yīng)定期清潔，防止灰塵積累。3.光盤應(yīng)存放在專門的光盤盒或光盤柜中，避免劃傷和損壞。光盤柜應(yīng)具備防磁功能，防止光盤信息被磁化。4.實物檔案應(yīng)妥善擺放，避免碰撞和損壞。展示柜應(yīng)定期清潔，保持實物檔案的整潔。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案特殊載體進行檢查，檢查內(nèi)容包括載體的完整性、存儲環(huán)境的適宜性等。2.檢查周期為每季度一次，對于重要的檔案特殊載體可適當增加檢查次數(shù)。3.檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理，并做好記錄。四、檔案特殊載體的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱檔案特殊載體。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱公司檔案特殊載體的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。（二）利用流程1.查閱、借閱申請公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案特殊載體，應(yīng)填寫《檔案特殊載體查閱、借閱申請表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、時間等信息。外部單位查閱、借閱檔案特殊載體，應(yīng)提交正式的申請函，說明查閱、借閱的理由、范圍、時間等，并加蓋單位公章。2.審批《檔案特殊載體查閱、借閱申請表》或申請函經(jīng)部門負責人審核后報檔案管理部門。檔案管理部門負責人根據(jù)申請內(nèi)容進行審批，對于重要的檔案特殊載體需報公司領(lǐng)導批準。3.查閱、借閱經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案特殊載體，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)。查閱、借閱人員應(yīng)在指定的場所進行查閱、借閱，不得擅自將檔案特殊載體帶出保管場所。查閱、借閱人員不得對檔案特殊載體進行涂改、損壞、轉(zhuǎn)借等行為。4.歸還查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案特殊載體，檔案管理人員應(yīng)進行認真核對，確保載體完整無損。歸還后，檔案管理人員應(yīng)在查閱、借閱登記冊上注明歸還時間，并注銷相關(guān)記錄。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案特殊載體，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對外提供。2.檔案特殊載體的復制應(yīng)嚴格按照規(guī)定進行，復制件應(yīng)與原件核對無誤，并注明復制日期、復制人等信息。五、檔案特殊載體的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對檔案特殊載體進行鑒定，確定其保存價值。2.全面審查原則鑒定工作應(yīng)全面審查檔案特殊載體的內(nèi)容、形式、來源等，綜合判斷其保存價值。3.集體決策原則鑒定結(jié)果應(yīng)由檔案管理部門組織相關(guān)人員進行集體討論，形成一致意見。（二）鑒定標準1.重要性標準對于反映公司重大活動、重要決策、關(guān)鍵技術(shù)等具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案特殊載體，應(yīng)予以保留。2.完整性標準檔案特殊載體應(yīng)內(nèi)容完整、形式齊全，對于殘缺不全、無法反映歷史全貌的載體，可考慮銷毀。3.時效性標準對于時效性較強、已失去利用價值的檔案特殊載體，可進行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門提出鑒定意見檔案管理部門根據(jù)鑒定標準，對檔案特殊載體進行初步審查，提出鑒定意見。2.組織鑒定小組進行鑒定檔案管理部門組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對檔案特殊載體進行詳細審查，形成鑒定結(jié)論。3.審批鑒定結(jié)果鑒定結(jié)果報公司領(lǐng)導審批，經(jīng)批準后實施。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單對于批準銷毀的檔案特殊載體，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清單，注明載體名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.實施銷毀銷毀工作應(yīng)在指定的場所進行，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保載體信息無法恢復。3.監(jiān)銷銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)將銷毀清單、銷毀過程記錄等資料歸檔保存，以備查考。六、檔案特殊載體的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化目的及范圍1.目的為提高檔案特殊載體的利用效率，便于長期保存和共享，對檔案特殊載體進行數(shù)字化管理。2.范圍包括照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤等檔案特殊載體。（二）數(shù)字化流程1.掃描或轉(zhuǎn)換照片采用高分辨率掃描儀進行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi。底片可采用底片掃描儀進行掃描，掃描分辨率應(yīng)根據(jù)底片質(zhì)量確定，確保圖像清晰。錄音帶、錄像帶通過專業(yè)設(shè)備轉(zhuǎn)換為電子文件，轉(zhuǎn)換格式應(yīng)符合檔案管理系統(tǒng)要求。光盤通過光盤拷貝機進行拷貝，確保數(shù)據(jù)完整。2.圖像處理對掃描或轉(zhuǎn)換后的圖像進行去噪、去污、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。對于彩色照片，可根據(jù)需要進行色彩調(diào)整，但應(yīng)保持圖像的真實性。3.數(shù)據(jù)錄入為數(shù)字化后的檔案特殊載體錄入相關(guān)的文字說明，包括編號、拍攝時間、地點、人物、事件等信息。建立電子索引，便于快速檢索和查詢。4.存儲與管理將數(shù)字化后的檔案特殊載體存儲在檔案管理系統(tǒng)中，采用磁盤陣列等存儲設(shè)備進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。定期對數(shù)字化檔案進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）數(shù)字化質(zhì)量控制1.制定數(shù)字化質(zhì)量標準明確掃描分辨率、圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)