PAGE肉雞檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司肉雞養(yǎng)殖、銷售等環(huán)節(jié)的管理，規(guī)范肉雞檔案的建立、使用和保存，確保肉雞生產(chǎn)過程的可追溯性，保障產(chǎn)品質(zhì)量安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及肉雞養(yǎng)殖、加工、銷售等相關業(yè)務的部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案記錄應如實反映肉雞生產(chǎn)過程中的各項信息，不得虛假記錄。2.完整性原則：涵蓋肉雞從種苗采購、養(yǎng)殖過程、疫病防治、飼料及獸藥使用、出欄銷售等全過程的相關資料，確保檔案內(nèi)容完整。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標準和流程進行檔案的建立、填寫和管理，保證檔案的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對涉及商業(yè)機密、肉雞養(yǎng)殖技術(shù)等敏感信息嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案內(nèi)容（一）種苗檔案1.種苗來源：記錄種苗供應商的名稱、地址、聯(lián)系方式，種苗的品種、批次、數(shù)量等信息。2.種苗質(zhì)量檢測報告：包括種苗的疫病檢測、遺傳性能檢測等相關報告，確保種苗質(zhì)量符合標準。（二）養(yǎng)殖檔案1.養(yǎng)殖環(huán)境記錄：詳細記錄雞舍的溫度（每日最高、最低及平均溫度）、濕度（每日濕度數(shù)據(jù)）、通風情況（通風時間、通風量等）、光照時間及強度等環(huán)境參數(shù)。2.飼料使用記錄：記錄飼料的品牌、型號、批次、采購量、每日投喂量及投喂時間等信息。飼料應符合國家相關標準，不得使用違禁成分。3.獸藥使用記錄：嚴格記錄獸藥的名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、使用日期、使用劑量、停藥期等。獸藥的使用必須遵循國家獸藥管理規(guī)定，嚴禁使用違禁獸藥。4.免疫記錄：記錄疫苗的品種、生產(chǎn)廠家、批次、接種日期、接種劑量、接種方法等信息。免疫程序應科學合理，符合行業(yè)標準。5.疫病防治記錄：詳細記錄肉雞發(fā)病日期、癥狀、診斷結(jié)果、治療措施（包括用藥情況、治療效果等）、病死雞處理情況（處理方式、數(shù)量、地點）等。對于重大疫病，應及時上報相關部門，并做好詳細記錄。6.日常巡查記錄：養(yǎng)殖人員每日對雞群進行巡查，記錄雞群的采食、飲水、精神狀態(tài)、糞便情況等，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施。（三）出欄檔案1.出欄日期：明確肉雞出欄的具體日期。2.出欄數(shù)量：記錄當批次出欄肉雞的數(shù)量。3.出欄體重：統(tǒng)計每只肉雞的平均體重及總體重情況。4.銷售記錄：包括銷售對象（客戶名稱、地址、聯(lián)系方式）、銷售數(shù)量、銷售價格、銷售日期等信息。三、檔案建立與填寫（一）責任部門與人員1.種苗采購部門：負責種苗檔案的建立和初始信息填寫。2.養(yǎng)殖部門：負責養(yǎng)殖過程中各項檔案信息的詳細記錄和更新。3.獸醫(yī)部門：負責疫病防治、獸藥使用及免疫等相關檔案信息的審核和指導填寫。4.銷售部門：負責出欄及銷售檔案的記錄和整理。（二）填寫要求1.及時準確：各項記錄應在事件發(fā)生后及時填寫，確保信息的準確性和時效性。2.字跡清晰：使用鋼筆或中性筆填寫，字跡工整、清晰，不得涂改。如有錯誤需要更正，應在原記錄上劃雙線，在旁邊填寫正確內(nèi)容，并簽字確認。3.內(nèi)容完整：按照檔案內(nèi)容要求，詳細填寫各項信息，不得遺漏重要內(nèi)容。（三）審核與簽字1.養(yǎng)殖人員填寫的養(yǎng)殖檔案記錄，由養(yǎng)殖班組長進行初步審核，確保記錄準確無誤后簽字確認。2.獸醫(yī)部門對疫病防治、獸藥使用及免疫等檔案進行審核，審核通過后簽字。3.銷售檔案記錄由銷售部門負責人審核簽字。4.種苗檔案記錄由種苗采購部門負責人審核簽字。四、檔案保存與管理（一）保存方式1.紙質(zhì)檔案：將各類檔案資料打印成冊，按照時間順序和類別進行分類存放。2.電子檔案：同時建立電子檔案，將紙質(zhì)檔案掃描錄入電子系統(tǒng)，進行備份保存。電子檔案應進行加密處理，設置不同級別的訪問權(quán)限。（二）保存期限1.種苗檔案保存至該批次種苗對應的肉雞出欄后兩年。2.養(yǎng)殖檔案保存至該批次肉雞出欄后三年。3.出欄及銷售檔案永久保存。（三）檔案存放地點1.設立專門的檔案庫，保持檔案庫干燥、通風、防蟲、防火、防盜。2.檔案庫應配備必要的檔案架、文件柜等存儲設備，按照檔案類別和時間順序進行有序存放，便于查找和管理。（四）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，可以在檔案管理人員的陪同下查閱相關檔案。2.借閱權(quán)限：因特殊情況需要借閱檔案的，必須填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)公司分管領導簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。借閱期滿后，應及時歸還檔案。3.查閱與借閱記錄：檔案管理人員應對查閱和借閱情況進行詳細記錄，包括查閱或借閱時間、查閱或借閱人員姓名、部門、查閱或借閱內(nèi)容、歸還時間等信息，以備查詢。五、檔案更新與維護（一）定期檢查1.檔案管理人員每月對檔案進行一次全面檢查，檢查檔案的完整性、準確性、規(guī)范性以及存放情況等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有破損、缺失、字跡模糊等問題，應及時進行修復、補充或更換。（二）動態(tài)更新1.隨著肉雞生產(chǎn)過程的推進，各責任部門應及時更新相關檔案信息。如養(yǎng)殖過程中出現(xiàn)新的疫病情況、飼料或獸藥使用變更等，應在當日記錄到檔案中，并按照審核流程進行簽字確認。2.出欄及銷售信息發(fā)生變化時，銷售部門應及時更新銷售檔案記錄。（三）數(shù)據(jù)備份1.電子檔案管理人員每周對電子檔案進行一次備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并分別存放于不同地點。2.每季度對備份數(shù)據(jù)進行一次完整性檢查，確保數(shù)據(jù)的可恢復性。六、檔案安全與保密（一）安全措施1.檔案庫應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，定期進行檢查和維護，確保設施設備正常運行。2.對電子檔案系統(tǒng)采取安全防護措施，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露。定期對電子檔案系統(tǒng)進行安全評估和漏洞修復。（二）保密要求1.涉及公司商業(yè)機密、肉雞養(yǎng)殖技術(shù)等敏感信息的檔案，嚴格限制查閱和使用范圍。檔案管理人員應與查閱、借閱人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.未經(jīng)公司批準，任何人員不得私自復制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。如有違反保密規(guī)定的行為，將依法追究相關人員的責任。七、檔案銷毀（一）銷毀條件檔案保存期滿后，由檔案管理人員提出銷毀申請，經(jīng)公司檔案管理部門負責人審核，報公司分管領導批準后，方可進行銷毀。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒等方式進行銷毀，確保檔案內(nèi)容無法恢復。2.電子檔案應進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行格式化處理，防止數(shù)據(jù)恢復。