PAGE部門電子檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強本部門電子檔案的管理，確保電子檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本部門實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的電子文件及其相關(guān)數(shù)據(jù)的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本部門電子檔案由專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責集中統(tǒng)一管理，確保電子檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.全程管理原則對電子檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進行有效監(jiān)控和管理，保證電子檔案的質(zhì)量。3.真實性、完整性、有效性原則確保電子檔案內(nèi)容真實、完整，能夠準確反映本部門工作活動的實際情況，并具有長期有效的利用價值。4.便于利用原則電子檔案的整理和存儲應(yīng)便于檢索、查詢和利用，滿足本部門各項工作對檔案信息的需求。二、電子檔案的定義與范圍（一）定義電子檔案是指本部門在履行職能過程中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。（二）范?.各類公文、函件、報告、請示、批復(fù)等文件材料。2.會議文件、會議記錄、紀要等。3.工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。4.業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、招投標文件等。5.科研項目文件，包括項目申報書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)等。6.人事檔案材料，如員工入職登記表、考核表、任免文件等。7.財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等電子數(shù)據(jù)。8.其他具有保存價值的電子文件。三、電子檔案的形成與積累（一）職責分工1.各業(yè)務(wù)部門負責本部門電子文件的形成、收集和初步整理工作，確保電子文件的齊全、完整，并按照規(guī)定的格式和要求進行存儲。2.檔案管理機構(gòu)或?qū)Ｈ素撠熤笇Ц鳂I(yè)務(wù)部門電子文件的形成與積累工作，對電子文件的質(zhì)量進行監(jiān)督檢查。（二）形成要求1.電子文件應(yīng)采用通用、標準的格式進行存儲，確保在不同計算機系統(tǒng)和軟件環(huán)境下能夠正常讀取和使用。2.電子文件的內(nèi)容應(yīng)清晰、準確、完整，避免出現(xiàn)亂碼、缺失或錯誤信息。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的文件格式和命名規(guī)則進行命名，便于識別和管理。命名規(guī)則應(yīng)體現(xiàn)文件的主題、日期、作者等關(guān)鍵信息。（三）積累措施1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立電子文件定期收集制度，指定專人負責收集本部門在工作過程中產(chǎn)生的電子文件，并進行初步整理。2.對于重要的電子文件，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，并定期進行檢查和維護。3.在電子文件的形成過程中，應(yīng)同步記錄文件的元數(shù)據(jù)信息，包括文件的題名、作者、日期、格式、來源等，以便對電子文件進行準確的描述和管理。四、電子檔案的整理（一）整理原則1.遵循電子文件的形成規(guī)律和特點，保持電子文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索。（二）整理方法1.分類根據(jù)電子檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，進行科學合理的分類。分類方法應(yīng)保持相對穩(wěn)定，便于電子檔案的管理和查找。例如，可以按照年度機構(gòu)保管期限進行分類，即先按照年度將電子檔案分為不同年份的文件夾，再在每個年份文件夾下按照機構(gòu)名稱建立子文件夾，最后根據(jù)保管期限將文件分別存儲在相應(yīng)的文件夾中。2.編號為每一份電子檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)簡潔明了，便于識別和管理。編號可以采用數(shù)字、字母或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如“2023001A”，其中“2023”表示年份，“001”表示該年份下的文件順序號，“A”表示保管期限（A為永久，B為長期，C為短期）。3.著錄對電子檔案進行詳細的著錄，著錄項目應(yīng)包括題名、作者、日期、來源、保管期限、密級等。著錄信息應(yīng)準確、完整，以便于電子檔案的數(shù)據(jù)錄入和檢索。（三）整理流程1.各業(yè)務(wù)部門將初步整理好的電子文件提交給檔案管理機構(gòu)或?qū)Ｈ恕?.檔案管理機構(gòu)或?qū)Ｈ藢μ峤坏碾娮游募M行審核，檢查文件的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的文件返回業(yè)務(wù)部門進行整改。3.審核通過后，檔案管理機構(gòu)或?qū)Ｈ税凑照矸椒▽﹄娮游募M行分類、編號和著錄，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。五、電子檔案的歸檔（一）歸檔時間1.定期歸檔對于一般性的電子文件，應(yīng)在次年上半年完成上一年度的歸檔工作。2.隨時歸檔對于重要的、緊急的電子文件，應(yīng)在文件形成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的電子文件應(yīng)經(jīng)過整理，確保文件的分類、編號、著錄等信息準確無誤。2.歸檔的電子文件應(yīng)存儲在符合安全要求的存儲介質(zhì)上，如磁帶、磁盤、光盤等，并進行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始存儲介質(zhì)分開存放，異地保管。3.歸檔的電子文件應(yīng)同時移交相應(yīng)的紙質(zhì)文件（如有），紙質(zhì)文件應(yīng)與電子文件內(nèi)容一致，并按照紙質(zhì)檔案管理要求進行整理和裝訂。（三）歸檔流程1.檔案管理機構(gòu)或?qū)Ｈ烁鶕?jù)電子檔案的整理情況，編制電子檔案歸檔目錄。2.將電子檔案存儲到指定的存儲介質(zhì)上，并在存儲介質(zhì)上標注電子檔案的名稱、編號、日期等信息。3.將存儲有電子檔案的存儲介質(zhì)和紙質(zhì)文件一并移交檔案庫房進行保管，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括交接雙方的簽字、交接日期、電子檔案的數(shù)量和內(nèi)容等信息。六、電子檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準要求。溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保電子檔案的安全。（二）存儲介質(zhì)管理1.定期對存儲電子檔案的存儲介質(zhì)進行檢查和維護，如檢查存儲介質(zhì)的外觀是否損壞、數(shù)據(jù)是否可讀等。2.對于超過保管期限或已失去保存價值的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。在銷毀存儲介質(zhì)前，應(yīng)確保電子檔案數(shù)據(jù)已進行備份或轉(zhuǎn)移，防止數(shù)據(jù)丟失。3.存儲介質(zhì)應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立存儲介質(zhì)臺賬，記錄存儲介質(zhì)的編號、名稱、存儲內(nèi)容、存儲日期、保管期限等信息。（三）數(shù)據(jù)維護1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，并按照規(guī)定的時間間隔進行恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。2.對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行定期清理，刪除已過期或無用的數(shù)據(jù)，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫性能，提高數(shù)據(jù)檢索效率。3.隨著信息技術(shù)的發(fā)展和軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代，及時對電子檔案管理系統(tǒng)進行升級和維護，確保電子檔案管理系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。七、電子檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則電子檔案的利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本部門的相關(guān)規(guī)定，確保電子檔案的合法使用。2.權(quán)限管理原則根據(jù)利用者的身份和需求，設(shè)定不同的利用權(quán)限，確保電子檔案的信息安全。3.方便快捷原則提供便捷的利用方式和渠道，滿足利用者對電子檔案的快速查詢和獲取需求。（二）利用方式1.查閱利用者可以通過電子檔案管理系統(tǒng)或檔案庫房查閱電子檔案的原文信息。查閱時，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申請和登記，經(jīng)批準后在指定地點進行查閱。2.借閱對于確需借閱電子檔案的利用者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需要延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱的電子檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，歸還時應(yīng)進行檢查，確保電子檔案的完整性和安全性。3.復(fù)制利用者因工作需要復(fù)制電子檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申請和審批。復(fù)制的電子檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并按照與原件相同的保管要求進行保管。（三）利用登記1.建立電子檔案利用登記制度，對利用電子檔案的時間、利用者姓名、單位、利用目的、利用方式、查閱或借閱的電子檔案名稱和數(shù)量等信息進行詳細登記。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便進行統(tǒng)計分析和審計檢查。八、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對電子檔案的內(nèi)容、來源、形成過程、保管期限等進行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準確性。2.價值評估原則根據(jù)電子檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和潛在價值，綜合評估其保存價值。3.動態(tài)調(diào)整原則隨著時間的推移和工作的發(fā)展，對電子檔案的鑒定結(jié)果進行動態(tài)調(diào)整，及時剔除失去保存價值的電子檔案。（二）鑒定組織成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理機構(gòu)負責人、業(yè)務(wù)部門負責人、信息技術(shù)專家等組成。鑒定小組負責制定電子檔案鑒定標準和程序，組織實施電子檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份電子檔案進行直接審查，判斷其是否具有保存價值。2.價值評估法根據(jù)電子檔案的重要性、時效性、完整性等因素，對其價值進行量化評估，確定保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定失去保存價值的電子檔案，由檔案管理機構(gòu)編制銷毀清單，清單應(yīng)包括電子檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。