PAGE合同檔案保密制度一、總則（一）目的為加強公司合同檔案管理，確保合同檔案信息的安全與保密，防止公司商業(yè)秘密泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在合同簽訂、履行、存檔等過程中涉及的合同檔案保密管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保合同檔案保密工作合法合規(guī)。2.分級管理原則：根據(jù)合同檔案的重要性和敏感性，實行分級分類管理，采取相應(yīng)的保密措施。3.最小化原則：嚴格限定知悉合同檔案秘密的人員范圍，僅允許因工作需要知悉的人員接觸相關(guān)檔案。4.安全保障原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，確保合同檔案的物理安全和信息安全。二、保密內(nèi)容（一）合同文本包括合同的條款、附件、補充協(xié)議等所有書面形式的合同內(nèi)容。（二）合同簽訂及履行過程中的相關(guān)信息如談判記錄、往來函件、會議紀要、審批文件、財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等。（三）合同檔案的存儲介質(zhì)及存儲環(huán)境信息如存儲設(shè)備的位置、維護情況、備份策略等。三、保密措施（一）人員管理1.人員審查：對涉及合同檔案管理的人員進行嚴格的背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識。2.簽訂保密協(xié)議：與接觸合同檔案的員工簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.培訓(xùn)教育：定期組織合同檔案保密知識培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。（二）文件管理1.分類存放：按照合同的性質(zhì)、類別、重要程度等進行分類存放，便于查找和管理。2.標識保密等級：對合同檔案標注相應(yīng)的保密等級，如絕密、機密、秘密等。3.限制訪問：設(shè)置專門的合同檔案保管場所，限制無關(guān)人員進入。對不同保密等級的合同檔案，規(guī)定不同的訪問權(quán)限。（三）存儲管理1.物理安全：確保合同檔案存儲場所的物理安全，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。2.數(shù)據(jù)安全：采用加密技術(shù)對合同檔案電子數(shù)據(jù)進行加密存儲，定期進行數(shù)據(jù)備份，并異地存放。3.存儲介質(zhì)管理：對存儲合同檔案的介質(zhì)進行嚴格管理，定期檢查、清理和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）傳輸管理1.加密傳輸：在通過網(wǎng)絡(luò)傳輸合同檔案時，采用加密技術(shù)進行傳輸，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.專人負責(zé)：指定專人負責(zé)合同檔案的傳輸工作，嚴格控制傳輸過程中的各個環(huán)節(jié)。3.記錄備案：對合同檔案的傳輸情況進行記錄備案，包括傳輸時間、傳輸對象、傳輸內(nèi)容等。（五）使用管理1.嚴格審批：員工因工作需要查閱、復(fù)印、借閱合同檔案時，需填寫審批表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可進行。2.限定用途：明確合同檔案的使用用途，禁止將合同檔案用于非工作目的。3.使用記錄：對合同檔案的使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、使用人、使用內(nèi)容等。（六）銷毀管理1.審批流程：合同檔案達到保管期限或因其他原因需要銷毀時，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進行銷毀。2.銷毀方式：采用安全可靠的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保合同檔案信息無法恢復(fù)。3.監(jiān)督記錄：銷毀過程需有專人監(jiān)督，并對銷毀情況進行記錄備案。四、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計：定期開展合同檔案保密工作的內(nèi)部審計，檢查保密制度的執(zhí)行情況。2.舉報機制：建立舉報渠道，鼓勵員工對違反合同檔案保密制度的行為進行舉報。3.定期檢查：檔案管理部門定期對合同檔案的保密情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）違規(guī)處理1.警告教育：對初次違反合同檔案保密制度的員工，給予警告教育，并責(zé)令其立即改正。2.經(jīng)濟處罰：對造成一定損失的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。3.解除合同：對嚴重違反合同檔案保密制度，給公司造成重大損失的員工，解除勞動合同，并依法追究其法律責(zé)任。五、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負責(zé)解釋。（二）修訂與完善