PAGE法院后勤檔案管理制度一、總則（一）目的為加強法院后勤檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于法院后勤部門在各項工作中形成的各類檔案，包括但不限于行政管理、物資采購、設備維護、財務管理、安全保衛(wèi)等方面的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則法院后勤檔案由專門的檔案管理機構或指定專人進行集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案內容應真實反映后勤工作的實際情況，確保檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學原則根據(jù)檔案的形成領域、內容特點等進行科學分類，便于檔案的整理、保管和查閱利用。4.安全保密原則采取必要的安全防護措施，確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（四）管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善法院后勤檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理后勤檔案，進行檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。指導和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理工作，確保檔案的質量。定期對檔案管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.各部門職責負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。明確專人負責檔案工作，確保檔案的及時形成和妥善保管。配合檔案管理部門做好檔案的查閱利用等工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案各類行政文件、通知、報告、會議紀要等。工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。人事檔案材料，包括人員招聘、考核、晉升、獎懲等相關文件。印章使用記錄、介紹信存根等。2.物資采購檔案采購計劃、預算、合同等。采購申請、審批文件。供應商資質文件、報價單、驗收報告等。3.設備維護檔案設備臺賬，記錄設備的名稱、型號、購置時間、使用部門等信息。設備維護計劃、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。設備故障報告、維修方案及維修費用清單等。4.財務管理檔案財務預算、決算報告。會計憑證、賬簿、報表等。經(jīng)費報銷憑證、發(fā)票等。資產(chǎn)清查記錄、財務審計報告等。5.安全保衛(wèi)檔案安全保衛(wèi)制度、應急預案。安全檢查記錄、隱患排查報告。門禁記錄、監(jiān)控視頻資料等。治安案件、消防安全事故處理記錄。（二）收集要求1.各部門應在工作完成后及時將相關檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案材料應真實、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并按照規(guī)定進行備份。（三）整理方法1.分類按照檔案的類別進行分類，如行政管理類、物資采購類、設備維護類、財務管理類、安全保衛(wèi)類等。2.編號為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號應遵循一定的規(guī)律，如按照年份、類別、順序號等進行編排。3.裝訂對于紙質檔案，應進行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和整齊。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在次年上半年將上一年度形成的檔案移交檔案管理部門歸檔。2.對于一些時效性較強的檔案，應在規(guī)定的時間內及時歸檔，如財務報表等應在年度終了后規(guī)定時間內歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案按照檔案管理部門的要求進行分類、編號、編目后，填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質量，無誤后接收歸檔。（三）保管期限1.永久保管法院重要的規(guī)章制度、歷史沿革等文件。涉及法院重大權益、具有長期查考利用價值的文件。2.定期保管保管期限為3年的檔案，如一般性的行政文件、短期的工作計劃等。保管期限為5年的檔案，如物資采購合同、設備維護記錄等。保管期限為10年的檔案，如財務憑證、人事檔案等。保管期限為30年的檔案，如法院的重要決策文件、重大項目資料等。（四）保管方式1.紙質檔案保管設立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度符合檔案保管要求。檔案應存放在專用的檔案柜中，按照類別、編號順序排列，便于查找。定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀等問題及時采取措施處理。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，設置權限管理，確保電子檔案的安全。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。對電子檔案的存儲格式、元數(shù)據(jù)等進行規(guī)范管理，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員及檔案專家組成，負責對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結合檔案的實際價值，判斷檔案是否仍具有保存意義。2.對于已失去保存價值的檔案，應考慮其是否涉及法律糾紛、歷史研究等特殊情況。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定工作小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。3.根據(jù)鑒定報告，對確無保存價值的檔案進行銷毀處理。（四）銷毀程序1.編制檔案銷毀清單，詳細記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定工作小組負責人簽字確認后，報法院主管領導審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等。4.銷毀記錄應與檔案銷毀清單一同保存，以備查考。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.法院內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及法院機密檔案的查閱，需經(jīng)法院保密委員會批準，并嚴格按照保密規(guī)定進行查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱檔案的，應持單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)法院主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應對查閱檔案的人員、時間、內容等進行詳細登記，查閱人員應在查閱登記表上簽字確認。（三）利用方式1.借閱對于確需借閱檔案的，應辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案。2.復印根據(jù)查閱人員的需求，檔案管理部門可提供檔案復印件，但應注明復印件的出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.摘錄查閱人員如需摘錄檔案內容的，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的格式進行摘錄。（四）歸還與續(xù)借1.借閱期限屆滿，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完好無損。2.如需續(xù)借檔案的，借閱人員應在借閱期限屆滿前辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現(xiàn)法院后勤檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務水平，方便檔案的查閱利用和共享。（二）信息化系統(tǒng)建設1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，涵蓋檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計、查閱利用等各個環(huán)節(jié)。2.實現(xiàn)檔案信息的實時錄入、存儲和檢索，提高檔案管理的自動化程度。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應及時將紙質檔案和電子檔案的相關信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)清理、系統(tǒng)升級等，保證系統(tǒng)的正常運行。（四）安全保障1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢