PAGE檔案制度征求意見回復(fù)一、總則1.目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及檔案形成、收集、整理、保管、利用等相關(guān)活動。3.基本原則檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整、便于利用的原則。確保檔案的系統(tǒng)性、連貫性和可追溯性，同時(shí)注重保護(hù)檔案的機(jī)密性和安全性。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中管理公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。組織開展檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)支持。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和初步整理工作，確保檔案的真實(shí)、完整。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。配合檔案管理部門開展檔案的鑒定、利用等工作，提供必要的協(xié)助。3.檔案管理人員職責(zé)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、上架、保管等。對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。三、檔案的收集與整理1.檔案收集范圍公司/組織在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司/組織相關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。公司/組織內(nèi)部的會議文件、工作報(bào)告、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等專項(xiàng)檔案按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實(shí)性和完整性，不得擅自修改、涂抹、偽造。對于重要文件和資料，應(yīng)同時(shí)收集電子版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。3.檔案整理檔案管理部門按照檔案分類方案對收集到的檔案進(jìn)行整理。整理工作包括對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行分類整理；人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等專項(xiàng)檔案按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。四、檔案的鑒定與保管期限1.檔案鑒定檔案管理部門定期對已保管的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、法規(guī)性文件、年度總結(jié)、財(cái)務(wù)決算等。長期保管的檔案一般為15年至50年，如重要業(yè)務(wù)合同、中期規(guī)劃等。短期保管的檔案為5年以下，如一般性的文件、報(bào)表等。3.保管期限調(diào)整隨著時(shí)間的推移和公司/組織業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案的保管期限可能需要進(jìn)行調(diào)整。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)對檔案保管期限進(jìn)行重新鑒定和調(diào)整，并做好記錄。五、檔案的保管1.保管場所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。檔案庫房應(yīng)具備防火（安裝火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備）、防潮（配備除濕設(shè)備）、防蟲（放置防蟲藥品）、防盜（安裝防盜門窗和監(jiān)控設(shè)備）等設(shè)施。2.檔案存放方式檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行有序存放，便于查找和管理。紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，標(biāo)識清晰；電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。3.檔案保管措施建立檔案定期檢查制度，檔案管理人員每月對檔案進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度保持在14℃24℃，濕度保持在45%60%。六、檔案的利用1.利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用手續(xù)公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。外部單位查閱公司/組織檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，不得將檔案帶出指定場所。3.利用要求查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。查閱、借閱的檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與編研1.檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。2.檔案編研檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司/組織發(fā)展需要，開展檔案編研工作。編研內(nèi)容可以包括公司/組織大事記、重要文件匯編、專題資料選編等。通過編研工作，挖掘檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理和文化建設(shè)提供參考依據(jù)。八、電子檔案管理1.電子檔案的形成與收集各部門在工作中形成的電子文件應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整。電子文件的收集應(yīng)與紙質(zhì)文件同步進(jìn)行，電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，如PDF、DOC、XLS等。2.電子檔案的整理與存儲電子檔案管理應(yīng)遵循電子文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，按照分類方案進(jìn)行整理和存儲。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案的利用與安全電子檔案的利用應(yīng)通過公司/組織內(nèi)部的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，確保利用過程的安全性和規(guī)范性。加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問、篡改或泄露。定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、檔案的保密與安全1.保密制度公司/組織應(yīng)建立檔案保密制度，明確檔案保密范圍和保密措施。檔案管理人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得擅自泄露檔案信息。查閱、借閱涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并在指定場所進(jìn)行查閱，不得私自復(fù)制或傳播。2.安全制度加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，制定安全操作規(guī)