PAGE市場(chǎng)局檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市場(chǎng)局檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合市場(chǎng)局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市場(chǎng)局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位以及下屬各基層所形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則市場(chǎng)局檔案室對(duì)全局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映市場(chǎng)局各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，簡(jiǎn)化手續(xù)，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置市場(chǎng)局設(shè)立獨(dú)立的檔案室，配備必要的檔案管理人員和辦公設(shè)備，確保檔案室工作的正常開展。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本局檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管市場(chǎng)局各類檔案，確保檔案的完整、安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案查詢利用。4.按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局人員的檔案意識(shí)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常工作，確保檔案整理規(guī)范、質(zhì)量合格。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，完成檔案數(shù)字化錄入、存儲(chǔ)等工作。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.市場(chǎng)局在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類文件、材料、記錄、報(bào)表、合同、協(xié)議等具有保存價(jià)值的資料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與市場(chǎng)局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.市場(chǎng)局召開的各類會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.市場(chǎng)局開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的調(diào)研材料、檢查報(bào)告、處罰決定書等。5.市場(chǎng)局工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如工作業(yè)績(jī)記錄、培訓(xùn)記錄等。6.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各科室、直屬事業(yè)單位以及下屬各基層所應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案室。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于重要的、具有連續(xù)性的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行跟蹤收集，確保檔案的完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理，便于識(shí)別和管理。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等基本保管條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案存放在檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和市場(chǎng)局實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映市場(chǎng)局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案是反映市場(chǎng)局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。4.短期保管的檔案是反映市場(chǎng)局一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行定期鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.需要查閱市場(chǎng)局檔案的其他單位和個(gè)人，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人、檔案室負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容和用途，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人、檔案室負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明出處。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。4.查閱、借閱檔案人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確保檔案完好無(wú)損。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面鑒定。2.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審查，形成鑒定報(bào)告，提出銷毀意見。2.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等。3.按照規(guī)定的程序和方法，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告檔案室負(fù)責(zé)人。（四）銷毀記錄對(duì)檔案銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢利用。（三）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)1.建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案的基本信息、目錄信息、全文信息等錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（四）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密存儲(chǔ)等技術(shù)手段，