PAGE各類檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強公司各類檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、工程檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.負責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的范圍和程序，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.負責(zé)組織檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀，并做好銷毀記錄。7.加強與上級主管部門、檔案行政管理部門的聯(lián)系與溝通，及時了解和掌握檔案管理的新政策、新要求，做好公司檔案管理的各項工作。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門各類檔案的收集、整理和保管工作，按照公司檔案管理的要求，定期將本部門的檔案移交綜合管理部。2.建立健全本部門檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，確保本部門檔案管理工作的規(guī)范有序。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的檔案利用服務(wù)。4.對本部門形成的檔案進行定期清理，及時將已失去保存價值的檔案移交綜合管理部進行鑒定和銷毀。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架等，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。3.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案利用登記工作，對檔案的查閱、借閱情況進行跟蹤和監(jiān)督。4.定期對檔案進行檢查、清點和維護，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案的安全和完整。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，掌握檔案管理的新技術(shù)、新方法。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件材料。3.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等個人檔案材料。4.公司財務(wù)工作中形成的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)檔案材料。5.公司業(yè)務(wù)工作中形成的市場調(diào)研報告、項目策劃書、業(yè)務(wù)合同、客戶資料等業(yè)務(wù)檔案材料。6.公司工程建設(shè)項目中形成的項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工資料等人檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，并進行初步整理。3.對收集到的檔案材料，應(yīng)認真核對其真實性、準確性和完整性，確保檔案質(zhì)量。4.檔案收集人員應(yīng)定期將收集到的檔案材料移交綜合管理部，辦理交接手續(xù)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進行科學(xué)分類和整理。3.便于檔案的保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類，編制案卷目錄。2.人事檔案整理：按照檔案內(nèi)容的類別，如履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、出國（境）材料、勞動合同等進行分類整理，建立人事檔案目錄。3.財務(wù)檔案整理：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等類別進行分類整理，編制財務(wù)檔案目錄。4.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)工作的特點和檔案管理的要求，按照項目、客戶、時間等進行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案目錄。5.工程檔案整理：按照工程建設(shè)項目的階段，如項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、竣工文件等進行分類整理，編制工程檔案目錄。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.文書檔案分類：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類。2.人事檔案分類：按照檔案內(nèi)容的類別進行分類。3.財務(wù)檔案分類：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等類別進行分類。4.業(yè)務(wù)檔案分類：根據(jù)業(yè)務(wù)工作的特點和檔案管理的要求進行分類。5.工程檔案分類：按照工程建設(shè)項目的階段進行分類。（二）編號方法1.文書檔案編號：采用年度+保管期限+流水號的方式進行編號。例如：2023永久001。2.人事檔案編號：采用個人身份證號碼作為檔案編號。3.財務(wù)檔案編號：采用年度+類別+流水號的方式進行編號。例如：2023會計憑證001。4.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的分類情況，采用相應(yīng)的編號方法。例如：項目編號+檔案類別+流水號。5.工程檔案編號：采用工程建設(shè)項目編號+檔案類別+流水號的方式進行編號。例如：XX工程施工文件001。五、檔案的編目與裝訂（一）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄、人事檔案目錄、財務(wù)檔案目錄、業(yè)務(wù)檔案目錄、工程檔案目錄等。2.檔案目錄應(yīng)詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限、來源等信息，便于檔案的查找和利用。3.檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊保存。（二）裝訂要求1.文書檔案應(yīng)按照卷內(nèi)文件的順序進行裝訂，拆除金屬物，采用三孔一線的方法進行裝訂。2.人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、工程檔案等應(yīng)根據(jù)檔案的特點和管理要求進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。3.裝訂后的檔案應(yīng)在封面和脊背處加蓋檔案章，注明檔案編號、名稱、保管期限等信息。六、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、法規(guī)性文件、年度總結(jié)、財務(wù)決算等。3.長期保管的檔案主要包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案、工程檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括公司的臨時性文件、一般性業(yè)務(wù)資料等，保管期限為1年至10年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，對借出的檔案應(yīng)及時催還，確保檔案按時歸還。5.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被毀等事故的發(fā)生。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱公司的各類檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，可以查閱、借閱公司的相關(guān)檔案。（二）利用程序1.查閱程序：查閱檔案時，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部。綜合管理部檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱程序：借閱檔案時，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部。綜合管理部檔案管理人員對借閱申請表進行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，并收取一定的押金。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，逾期未還的，應(yīng)及時催還。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，查閱、借閱人員應(yīng)遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案時，查閱、借閱人員應(yīng)在指定的地點進行，不得將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱、借閱檔案時，查閱、借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，不得擅自延長借閱期限。4.查閱、借閱檔案時，查閱、借閱人員應(yīng)按照檔案利用登記的要求，如實填寫檔案利用情況，包括查閱、借閱時間、查閱、借閱人員姓名、查閱、借閱檔案名稱、查閱、借閱目的等信息。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對檔案的價值進行鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從公司各項工作的實際需要出發(fā)，對檔案的價值進行綜合分析和判斷。3.嚴格掌握檔案的銷毀標準，確保銷毀的檔案確已失去保存價值。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部負責(zé)人及相關(guān)部門負責(zé)人組成。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)制定檔案鑒定工作計劃，組織檔案鑒定工作的實施，對鑒定結(jié)果進行審核和批準。（三）鑒定方法1.檔案管理人員對擬銷毀的檔案進行初步審查，提出銷毀意見。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員對擬銷毀的檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、名稱