PAGE內(nèi)勤檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)勤檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門內(nèi)勤檔案的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司內(nèi)勤檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋公司各項工作活動的全過程，保證檔案資料的齊全、完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體實(shí)施辦法。2.負(fù)責(zé)公司內(nèi)勤檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理工作流程和各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，保證檔案的完整和安全。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。6.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作。（二）各部門內(nèi)勤職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.嚴(yán)格按照檔案管理要求，做好本部門檔案的日常保管工作，確保檔案的安全。3.積極配合公司檔案管理部門的工作，及時提供檔案管理所需的相關(guān)資料和信息。4.遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、出借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍及要求1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.各部門內(nèi)勤應(yīng)及時收集本部門工作中產(chǎn)生的各類檔案材料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行整理。3.對于重要的會議文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料等，應(yīng)及時復(fù)印備份，一式多份分別保存，以防止原件損壞或丟失。（二）整理原則與方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)類、人事類、技術(shù)類等類別。每個類別下再按照年度順序排列，同一年度的檔案按照保管期限長短依次排列。3.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄索引，以便于查找和管理。編號應(yīng)具有唯一性，編目內(nèi)容應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門內(nèi)勤應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案材料整理完畢，并移交公司檔案管理部門歸檔。2.對于重大項目、重要活動產(chǎn)生的檔案材料，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門內(nèi)勤將整理好的檔案材料移交公司檔案管理部門時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)對檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.核對無誤后，檔案管理部門將檔案按照分類要求進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立電子檔案目錄。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯的標(biāo)識。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位人員查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位人員原則上不得借閱公司檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人員到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案內(nèi)容。如需延長借閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、準(zhǔn)確判定的原則，根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和保管期限，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表、檔案價值評估標(biāo)準(zhǔn)等，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的存毀。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。3.對于涉及公司重要?dú)v史事件、重大決策、核心技術(shù)等具有長期保存價值的檔案，則應(yīng)延長保管期限。（四）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)數(shù)量、整理情況、保管狀況、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)作為檔案管理工作決策和改進(jìn)的依據(jù)。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因發(fā)生檔案移交時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，辦理檔案