PAGE會計制度檔案管理一、總則（一）目的為了加強公司會計制度檔案管理，確保會計檔案的真實、完整、有效和安全，提高會計檔案的利用價值，為公司的經(jīng)營決策提供可靠依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、子公司的會計制度檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會計制度檔案，是指公司在會計核算過程中形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的，具有保存價值的各種會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)材料，以及其他與會計核算有關(guān)的資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司會計制度檔案管理工作由公司財務(wù)部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各分支機構(gòu)、子公司財務(wù)部門負責(zé)本單位會計制度檔案的具體管理工作，并接受公司財務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.真實完整原則。會計制度檔案應(yīng)如實反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整。3.安全保密原則。加強會計制度檔案的安全防護措施，確保檔案的安全保管，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.有效利用原則。充分發(fā)揮會計制度檔案的作用，提高檔案的利用效率，為公司的經(jīng)營管理和決策提供支持。二、會計制度檔案的分類與編號（一）分類會計制度檔案按照其形成的時間順序、內(nèi)容和用途等進行分類，主要分為以下幾類：1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務(wù)會計報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)會計報告，以及會計報表附注、財務(wù)情況說明書等。4.其他會計資料類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。（二）編號為了便于會計制度檔案的管理和查找，對各類會計制度檔案應(yīng)進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，采用數(shù)字或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式進行編制。具體編號方法如下：1.會計憑證類：按照年度、月份、憑證種類和編號順序進行編號，如“20XX年X月記字第X號”。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬等賬簿按照年度、賬簿名稱和頁碼順序進行編號，如“20XX年總賬第X頁”、“20XX年明細賬第X頁”等；固定資產(chǎn)卡片按照固定資產(chǎn)編號進行編號。3.財務(wù)會計報告類：按照年度和報告種類進行編號，如“20XX年年度財務(wù)會計報告”、“20XX年X季度財務(wù)會計報告”等。4.其他會計資料類：按照資料種類和形成時間順序進行編號，如“20XX年銀行存款余額調(diào)節(jié)表”、“20XX年會計檔案移交清冊”等。三、會計制度檔案的收集與整理（一）收集1.各會計崗位人員應(yīng)按照會計核算工作的要求，及時收集、整理本崗位形成的會計制度檔案資料，并定期移交本單位財務(wù)部門檔案管理人員。2.財務(wù)部門檔案管理人員應(yīng)定期對各會計崗位移交的會計制度檔案資料進行檢查和核對，確保檔案資料的齊全、完整。3.對于外部單位或個人提供的與公司會計核算有關(guān)的資料，如發(fā)票、合同、協(xié)議等，經(jīng)辦人員應(yīng)及時收集，并交財務(wù)部門檔案管理人員進行登記和保管。（二）整理1.會計制度檔案管理人員應(yīng)對收集到的檔案資料進行整理，包括分類、裝訂、編號等。2.會計憑證應(yīng)按照編號順序進行整理，每本憑證厚度應(yīng)均勻，一般不超過2厘米。憑證應(yīng)加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.會計賬簿應(yīng)按照編號順序進行整理，賬簿應(yīng)加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數(shù)等內(nèi)容，并由記賬人員和會計主管人員在賬簿啟用頁上簽名或蓋章。4.財務(wù)會計報告應(yīng)按照編號順序進行整理，報告應(yīng)加具封面，在封面上注明單位名稱、年度、報告種類、報告日期等內(nèi)容，并由單位負責(zé)人、主管會計工作負責(zé)人、會計機構(gòu)負責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章。5.其他會計資料應(yīng)按照資料種類和形成時間順序進行整理，分別裝訂成冊，并在封面上注明資料名稱、年度、月份、資料份數(shù)等內(nèi)容。四、會計制度檔案的保管（一）保管期限會計制度檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。各類會計制度檔案的保管期限具體如下：1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證的保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿的保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告類：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告的保管期限為10年；年度財務(wù)會計報告的保管期限為永久。4.其他會計資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表的保管期限為10年；會計檔案移交清冊的保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊的保管期限為永久。（二）保管地點公司應(yīng)設(shè)置專門的會計制度檔案保管庫（室），配備必要的安全防護設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保會計檔案保管的安全。會計制度檔案保管庫（室）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。（三）保管要求1.會計制度檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進行檢查和核對，確保檔案的安全保管。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。2.會計制度檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立相應(yīng)的檔案目錄和索引，便于查找和利用。3.會計制度檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自出借、挪用、銷毀會計檔案。如需查閱、復(fù)制會計檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。4.會計制度檔案保管期滿，需要銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，并編制會計檔案銷毀清冊。會計檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。五、會計制度檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計制度檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。查閱范圍包括各類會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)材料，以及其他與會計核算有關(guān)的資料。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《會計制度檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、年度、月份、查閱目的等內(nèi)容，并提交所在部門負責(zé)人審批。2.所在部門負責(zé)人審批同意后，查閱人應(yīng)將申請表提交公司財務(wù)部門負責(zé)人審批。3.財務(wù)部門負責(zé)人審批同意后，查閱人應(yīng)到財務(wù)部門檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的會計制度檔案，并在查閱登記表上記錄查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人應(yīng)在指定的地點查閱會計制度檔案，不得擅自將檔案帶出保管庫（室）。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件或摘錄件上注明出處和用途。（三）復(fù)制程序1.公司外部單位或個人因工作需要查閱或復(fù)制會計制度檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供有效證明文件。2.查閱或復(fù)制申請經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批同意后，查閱人或復(fù)制人應(yīng)到財務(wù)部門檔案管理人員處辦理查閱或復(fù)制手續(xù)，并按照規(guī)定支付查閱或復(fù)制費用。3.檔案管理人員應(yīng)按照查閱或復(fù)制申請的要求，提供相應(yīng)的會計制度檔案，并在查閱或復(fù)制登記表上記錄查閱人或復(fù)制人姓名、單位、查閱或復(fù)制日期、查閱或復(fù)制內(nèi)容等信息。4.查閱人或復(fù)制人應(yīng)在指定的地點查閱或復(fù)制會計制度檔案，不得擅自將檔案帶出保管庫（室）。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件或摘錄件上注明出處和用途。六、會計制度檔案的移交與銷毀（一）移交1.公司所屬各分支機構(gòu)、子公司應(yīng)按照公司財務(wù)部門的要求，定期將本單位的會計制度檔案移交至公司總部財務(wù)部門。移交時，應(yīng)編制會計檔案移交清冊，注明移交檔案的名稱、年度、月份、數(shù)量、起止日期等內(nèi)容，并由移交單位和接收單位的負責(zé)人、經(jīng)辦人簽名或蓋章。2.公司總部財務(wù)部門應(yīng)定期對各分支機構(gòu)、子公司移交的會計制度檔案進行檢查和核對，確保檔案的齊全、完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺失等情況，應(yīng)及時要求移交單位進行補充或修復(fù)。（二）銷毀1.會計制度檔案保管期滿，需要銷毀的，應(yīng)由公司財務(wù)部門會同檔案管理部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.會計檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批同意后，方可進行銷毀。3.銷毀會計制度檔案時，應(yīng)由公司財務(wù)部門、檔案管理部門共同派員