PAGE決策檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司決策檔案管理，確保決策過程和結(jié)果的有效記錄與保存，為公司決策提供可靠依據(jù)，促進(jìn)公司科學(xué)決策和規(guī)范化管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在決策過程中形成的各類檔案資料，包括但不限于決策會議記錄、調(diào)研報告、專家意見、決策方案及相關(guān)審批文件等。（三）管理原則1.真實性原則：決策檔案應(yīng)如實反映決策過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集決策過程中產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對決策檔案進(jìn)行整理、分類、編號和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及公司機密的決策檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、決策檔案的收集與整理（一）收集范圍1.決策前：包括市場調(diào)研資料、行業(yè)動態(tài)分析報告、項目可行性研究報告等。2.決策中：決策會議的通知、議程、會議記錄、參會人員發(fā)言材料、決策方案初稿及修改稿、專家咨詢意見、內(nèi)部討論記錄等。3.決策后：決策方案的正式文件、實施計劃、執(zhí)行情況報告、調(diào)整記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)決策檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對于重要決策事項，應(yīng)在決策過程中同步收集相關(guān)資料，避免事后遺漏。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或銷毀。（三）整理方法1.分類：按照決策事項的性質(zhì)、階段等進(jìn)行分類，如分為戰(zhàn)略決策檔案、項目決策檔案等。2.編號：為每一份決策檔案編制唯一的編號，以便于查詢和管理。3.裝訂：對零散的文件資料進(jìn)行整理裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。三、決策檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，按照檔案類別和編號順序存放，確保檔案存放有序、便于查找。2.電子檔案：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.短期保管：對于一般性決策事項的檔案，保管期限為[X]年。2.長期保管：對于涉及公司重大戰(zhàn)略、重要項目等決策事項的檔案，保管期限為[X]年。3.永久保管：對于具有重要歷史價值、法律意義或?qū)景l(fā)展具有重大影響的決策檔案，實行永久保管。（三）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。四、決策檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱決策檔案的，應(yīng)填寫《決策檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因特殊情況需要外部單位或個人查閱決策檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或泄露檔案內(nèi)容。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。（三）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱決策檔案的，應(yīng)填寫《決策檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、損壞檔案。歸還時，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案完好無損。五、決策檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對保管期滿的決策檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，確定是否需要繼續(xù)保存。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對決策檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門提出鑒定意見，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行審核，提出鑒定結(jié)論。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對確無保存價值的檔案進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行銷毀處理。（五）銷毀記錄對檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)后存檔。六、決策檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化目的提高決策檔案的管理效率和利用價值，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。（二）數(shù)字化范圍逐步對公司重要的決策檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，優(yōu)先處理保管期限較長、查閱利用頻繁的檔案。（三）數(shù)字化流程1.掃描：采用專業(yè)的掃描設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案與原檔案編號進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。4.存儲：將數(shù)字化檔案存儲到電子檔案管理系統(tǒng)中，并定期進(jìn)行備份。（四）數(shù)字化質(zhì)量控制1.制定數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對掃描分辨率、圖像清晰度、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等進(jìn)行嚴(yán)格控制。2.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。七、決策檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立決策檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門決策檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.檔案管理部門應(yīng)加強對自身工作的內(nèi)部監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）考核辦法1.將決策檔案管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致決策檔案管理出現(xiàn)問題的部門和個人，視