PAGE檔案雙人雙鎖管理制度一、總則（一）目的為了確保公司/組織檔案的安全與完整，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，特制定本檔案雙人雙鎖管理制度。本制度旨在規(guī)范檔案管理流程，明確雙人雙鎖管理的職責與操作要求，保障公司/組織核心信息資產(chǎn)的安全性，維護正常的運營秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，包括但不限于檔案室管理人員、檔案使用部門人員以及其他接觸檔案的相關崗位。所涵蓋的檔案類型包括但不限于文件檔案、合同檔案、財務檔案、人事檔案、技術檔案等各類具有保存價值的資料。（三）基本原則1.安全保密原則檔案管理應始終將安全保密放在首位，采取必要的措施防止檔案信息被非法獲取、使用或泄露。雙人雙鎖管理機制作為安全保密的重要手段，確保在任何情況下檔案的安全性。2.合規(guī)性原則嚴格遵循國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。制度的制定、執(zhí)行與監(jiān)督都應在法律框架內(nèi)進行，避免因違規(guī)操作導致法律風險。3.職責明確原則明確檔案管理過程中各環(huán)節(jié)人員的職責，確保雙人雙鎖管理流程清晰、責任到人。每個參與檔案管理的人員都清楚自己的工作職責和操作權限，避免出現(xiàn)職責不清導致的管理漏洞。4.可操作性原則制度內(nèi)容應具有實際可操作性，便于檔案管理人員理解和執(zhí)行。在制定各項規(guī)定和流程時，充分考慮實際工作場景，確保制度能夠有效指導檔案管理工作的開展。二、檔案雙人雙鎖管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.制度制定與修訂負責制定和完善檔案雙人雙鎖管理制度，根據(jù)公司/組織發(fā)展和檔案管理實際情況，適時進行制度修訂，確保制度的科學性和有效性。2.人員培訓與指導組織開展檔案雙人雙鎖管理相關培訓，使涉及檔案管理的人員熟悉制度要求和操作流程。對檔案管理人員在實際工作中遇到的問題提供專業(yè)指導，確保管理工作的規(guī)范進行。3.監(jiān)督與檢查定期對檔案雙人雙鎖管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。對違反制度的行為進行調查處理，確保制度的嚴格執(zhí)行。4.檔案庫房管理負責檔案庫房的日常管理，包括庫房的安全設施維護、溫濕度控制等。確保檔案庫房符合安全保管要求，為檔案提供良好的存儲環(huán)境。（二）雙人雙鎖管理人員職責1.鑰匙保管雙人雙鎖管理人員各自妥善保管檔案庫房鑰匙，不得隨意轉借他人。鑰匙應隨身攜帶或存放在安全可靠的地方，防止丟失或被盜。2.日常操作在進行檔案查閱、借閱、歸還等操作時，雙人雙鎖管理人員需同時在場。按照規(guī)定流程進行操作，確保檔案進出庫的準確性和安全性。對操作過程中發(fā)現(xiàn)的檔案異常情況及時報告并記錄。3.安全檢查每日對檔案庫房進行安全檢查，包括檢查門鎖、門窗、消防設施等是否正常。發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告并采取措施進行處理，確保檔案庫房的安全。4.應急處理在遇到突發(fā)情況（如火災、水災等）時，按照應急預案要求，與其他相關人員協(xié)同進行應急處理。確保在緊急情況下能夠迅速采取措施保護檔案安全，并及時向上級報告情況。（三）檔案使用部門職責1.申請與登記檔案使用部門如需查閱、借閱檔案，應提前向檔案管理部門提交申請，并進行詳細登記。明確申請查閱、借閱檔案的種類、數(shù)量、用途以及預計歸還時間等信息。2.使用監(jiān)督在檔案使用過程中，檔案使用部門應監(jiān)督本部門人員正確使用檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有異常情況，及時通知檔案管理部門。3.按時歸還檔案使用完畢后，檔案使用部門應按照申請時約定的時間及時歸還檔案。歸還時，由雙人雙鎖管理人員進行核對驗收，確保檔案完整無損。三、檔案雙人雙鎖管理流程（一）檔案入庫管理1.檔案整理與核對檔案形成部門在將檔案移交至檔案管理部門前，應對檔案進行整理和核對。確保檔案資料齊全、完整，編號準確，分類清晰。2.入庫申請檔案管理部門收到檔案后，填寫檔案入庫申請單，注明檔案的名稱、數(shù)量、來源、入庫時間等信息。申請單需經(jīng)部門負責人審核簽字。3.雙人驗收由兩名雙人雙鎖管理人員同時在場，對入庫檔案進行驗收。核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容與申請單是否一致，檢查檔案的質量狀況（如是否有破損、霉變等）。驗收合格后，雙方在入庫清單上簽字確認。4.入庫存儲驗收合格的檔案按照規(guī)定的分類方法和存儲位置進行存放。存放過程中要注意保護檔案的完整性，避免因存放不當造成檔案損壞。存放完畢后，將檔案庫房門鎖好，雙人雙鎖管理人員各自保管好自己的鑰匙。（二）檔案查閱管理1.查閱申請檔案使用部門填寫檔案查閱申請表，詳細說明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍以及查閱時間等信息。申請表需經(jīng)部門負責人審批簽字后提交至檔案管理部門。2.預約安排檔案管理部門收到查閱申請后，根據(jù)檔案的保管情況和使用部門的需求，與雙人雙鎖管理人員協(xié)商確定查閱時間，并通知檔案使用部門。3.查閱操作在約定的查閱時間，雙人雙鎖管理人員同時開啟檔案庫房，陪同檔案使用部門人員進入庫房查閱檔案。查閱過程中，使用部門人員應在指定區(qū)域內(nèi)進行查閱，不得擅自將檔案帶出庫房或進行其他違規(guī)操作。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應按照相關規(guī)定辦理手續(xù)。4.查閱記錄雙人雙鎖管理人員應對查閱過程進行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱檔案名稱及數(shù)量等信息。查閱結束后，雙方在查閱記錄上簽字確認。檔案使用部門人員歸還檔案后，檔案管理部門將查閱記錄存檔。（三）檔案借閱管理1.借閱申請檔案使用部門填寫檔案借閱申請表，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預計借閱期限等內(nèi)容。申請表需經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批簽字。2.審批與登記檔案管理部門對借閱申請進行審批，審批通過后，進行詳細登記。登記內(nèi)容包括借閱申請人、檔案名稱及數(shù)量、借閱期限、審批意見等信息。同時，告知借閱申請人相關的借閱規(guī)定和注意事項。3.借閱操作雙人雙鎖管理人員按照審批后的借閱申請，同時開啟檔案庫房，辦理檔案借閱手續(xù)。將借閱的檔案交給借閱申請人，并要求其在借閱清單上簽字確認。借閱申請人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或擅自更改檔案內(nèi)容。4.到期歸還借閱期限屆滿前，檔案使用部門應及時歸還借閱的檔案。歸還時，雙人雙鎖管理人員對檔案進行核對檢查，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱部門應承擔相應責任。核對無誤后，雙方在歸還清單上簽字確認，檔案歸還入庫。（四）檔案歸還管理1.歸還申請檔案使用部門在檔案使用完畢后，填寫檔案歸還申請表，注明歸還檔案的名稱、數(shù)量以及預計歸還時間等信息。申請表提交至檔案管理部門。2.核對驗收檔案管理部門收到歸還申請后，通知雙人雙鎖管理人員做好接收準備。在約定的歸還時間，雙人雙鎖管理人員同時在場，對歸還的檔案進行核對驗收。檢查檔案的數(shù)量、內(nèi)容是否與借出時一致，檔案是否有損壞、涂改等情況。3.入庫存儲驗收合格的檔案按照規(guī)定的存儲位置進行重新存放。存放完畢后，再次確認檔案庫房的安全狀況，鎖好庫房門，雙人雙鎖管理人員各自保管好鑰匙。4.歸還記錄雙人雙鎖管理人員對檔案歸還情況進行記錄，包括歸還時間、歸還人員、檔案名稱及數(shù)量等信息。記錄完成后，將歸還記錄提交給檔案管理部門存檔。四、檔案庫房安全管理（一）庫房環(huán)境要求1.溫濕度控制檔案庫房應配備溫濕度調節(jié)設備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。每日定時對庫房溫濕度進行監(jiān)測記錄，確保溫濕度符合檔案保管要求。2.防火防盜庫房內(nèi)應安裝防火、防盜報警裝置，并定期進行檢查維護，確保其正常運行。配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并保持消防通道暢通無阻。庫房門窗應堅固防盜，并安裝防護欄等設施。3.防蟲防霉采取有效的防蟲防霉措施，如放置驅蟲藥品、定期通風換氣等。對檔案架、檔案柜等進行定期檢查，防止害蟲滋生和霉菌污染檔案。（二）安全檢查與維護1.日常檢查雙人雙鎖管理人員每日對檔案庫房進行安全檢查，主要內(nèi)容包括門鎖、門窗、溫濕度、消防設施、檔案存儲狀況等。如發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告，采取相應措施進行處理。2.定期檢查檔案管理部門定期（每月不少于一次）對檔案庫房進行全面檢查，檢查內(nèi)容包括庫房設施設備的運行狀況、檔案的保管情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患和管理問題及時進行整改，確保檔案庫房的安全與正常運行。3.設施維護定期對檔案庫房的設施設備進行維護保養(yǎng)，如對溫濕度調節(jié)設備、消防設備、防盜報警設備等進行定期檢修和調試。對檔案架柜等進行定期清潔、加固和防腐處理，延長其使用壽命。（三）應急處置措施1.制定應急預案檔案管理部門應制定完善的檔案庫房應急處置預案，明確火災、水災、盜竊等突發(fā)事件的應急處置流程和責任分工。應急預案應定期進行演練，確保相關人員熟悉應急處置程序。2.應急處置流程發(fā)生突發(fā)事件時，雙人雙鎖管理人員應立即按照應急預案要求采取措施。如發(fā)生火災，應迅速組織人員疏散，使用消防器材進行滅火，并及時報警；如發(fā)生水災，應盡快轉移檔案，采取排水措施，保護檔案不受水淹；如發(fā)生盜竊，應立即封鎖現(xiàn)場，保護證據(jù)，并及時報告公安機關。在應急處置過程中，要確保檔案的安全，并及時向上級報告事件情況。3.事后恢復與處理突發(fā)事件處置完畢后，檔案管理部門應及時組織對檔案庫房進行清理和修復，對受損檔案進行搶救和恢復。對事件原因進行調查分析，總結經(jīng)驗教訓，對應急預案進行完善，防止類似事件再次發(fā)生。同時，根據(jù)事件造成的損失情況，追究相關人員的責任。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門定期對檔案雙人雙鎖管理工作進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、操作流程規(guī)范性、檔案安全狀況等。通過查閱記錄、實地檢查等方式，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.審計監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進行審計，重點檢查檔案雙人雙鎖管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理的合規(guī)性以及檔案信息的安全性等。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改。3.外部監(jiān)督根據(jù)法律法規(guī)要求，接受相關政府部門或行業(yè)監(jiān)管機構的監(jiān)督檢查。積極配合外部監(jiān)督檢查工作，如實提供檔案管理相關資料和信息，對提出的問題及時進行整改落實。（二）考核辦法1.考核指標設定制定檔案雙人雙鎖管理工作考核指標體系，包括檔案安全保管情況、制度執(zhí)行情況、操作流程規(guī)范性、服務質量等方面。具體指標可根據(jù)公司/組織實際情況進行細化和量化，如檔案丟失率、違規(guī)操作次數(shù)、客戶滿意度等。2.考核周期考核周期為每年一次。每年年底對檔案雙人雙鎖管理工作進行全面考核評價，總結全年工作情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，為下一年度工作改進提供依據(jù)。3.考核結果應用根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員和部門進行表彰和獎勵；對考核不達標或存在嚴重違規(guī)行為的人員和部門進行批評教育、績效扣分或其他相應處罰?？己私Y果與個人績效、部門業(yè)績掛鉤，激勵檔案管理人員積極履行職責，提高檔案管理工作水平。六、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.新員工培訓對新入職涉及檔案管理的員工進行入職培訓，培訓內(nèi)容包括公司/組織概況、檔案管理基本知識、檔案雙人雙鎖管理制度等。使新員工盡快了解檔案管理工作要求和流程，熟悉制度規(guī)定。2.定期培訓定期（每季度不少于一次）組織檔案管理人員參加檔案雙人雙鎖管理相關培訓，培訓內(nèi)容包括法律法規(guī)更新、制度修訂解讀、操作技能提升、安全防范知識等。通過培訓不斷提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質。3.專項培訓根據(jù)檔案管理工作中的實際需求和出現(xiàn)的新問題，適時組織專項培訓。如針對檔案數(shù)字化管理、電子檔案安全等方面進行專項培訓，使檔案管理人員掌握新的技術和管理方法，提升檔案管理工作的整體效能。（二）培訓方式1.內(nèi)部培訓由公司/組織內(nèi)部檔案管理專家或經(jīng)驗豐富的管理人員擔任培訓講師，開展內(nèi)部培訓課程。通過講解、案例分析、現(xiàn)場演示等方式，向檔案管理人員傳授知識和技能。2.外部培訓根據(jù)培訓需求，選派檔案管理人員參加外部專業(yè)培訓機構舉辦的檔案管理培訓班或研討會。學習借鑒先進的檔案管理理念和方法，拓寬視野，提升業(yè)務能力。也可邀請外部專家到公司/組織進行專題講座，為檔案管理人員提供專業(yè)指導。3.在線學習利用網(wǎng)絡學習平臺，提供檔案雙人雙鎖管理相關的在線學習資源，如視頻課程、文檔資料、在線測試等。檔案管理人員可以根據(jù)自己的時間和需求自主學習，提高學習的靈活性和效率。同時，定期組織在線學習交流活動，促進檔案管理人員之間的學習和經(jīng)驗分享。（三）宣傳教育1.制度宣傳通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、工作手冊等多種渠道，廣泛宣傳檔案雙人雙鎖管理制度。使全體員工了解制度的重要性和主要內(nèi)容，提高員工對檔案管理工作的重視程度和合規(guī)意識。2.案例警示收集整理檔案管理過程中的違規(guī)案例，通過內(nèi)部通報、案例分析會等形式，向檔案管理人員和其他相關人員進行警示教育。使大家深刻認識到違規(guī)行為的危害，引以為戒，自覺遵守檔案管理制度。3.文化建設在公司/組織內(nèi)部營造重視檔案管理的文化氛圍，將檔案管理工作納入企業(yè)文化建設的重要內(nèi)容。通過開展檔案管理知識競賽、優(yōu)秀檔案評選等活動，激發(fā)員工參與檔案管理工作的積極性和主動性，形成良好的檔案管理文化環(huán)境。七、附則（一）制度解釋權本制度由公司/組織檔案管理部門負責解釋。在制度執(zhí)行過程中，如遇有疑問或需要進一步明確