PAGE圖紙資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司圖紙資料檔案的管理，確保圖紙資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮其在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及與公司相關(guān)的各類圖紙資料檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司圖紙資料檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照?qǐng)D紙資料檔案的類別、性質(zhì)、來(lái)源等進(jìn)行分類管理，便于查找、利用和保管。3.安全保密原則：加強(qiáng)圖紙資料檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.有效利用原則：充分發(fā)揮圖紙資料檔案的作用，提高檔案的利用率，為公司的發(fā)展提供有力支持。二、圖紙資料檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.工程圖紙類：包括公司各類工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙、施工圖、竣工圖等。2.技術(shù)資料類：涵蓋公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程、技術(shù)總結(jié)、技術(shù)報(bào)告等。3.產(chǎn)品資料類：涉及公司產(chǎn)品的設(shè)計(jì)資料、工藝文件、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、產(chǎn)品樣本等。4.管理文件類：包含公司的各類管理制度、章程、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。5.合同協(xié)議類：包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等。6.資質(zhì)證書(shū)類：如公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等。7.其他資料類：不屬于上述分類的其他圖紙資料檔案。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)分為三段，第一段為類別代碼，用大寫(xiě)字母表示，如“GC”表示工程圖紙類，“JS”表示技術(shù)資料類等；第二段為年份代碼，用四位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年；第三段為流水號(hào)，用三位數(shù)字表示，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，工程圖紙類2023年的第一份圖紙編號(hào)為“GC2023001”。2.編號(hào)管理檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和維護(hù)圖紙資料檔案的編號(hào)規(guī)則，并確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。各部門(mén)在提交圖紙資料檔案時(shí)，應(yīng)按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并在檔案上注明編號(hào)。三、圖紙資料檔案的收集與整理（一）收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)圖紙資料檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于公司內(nèi)部產(chǎn)生的圖紙資料檔案，如工程圖紙、技術(shù)資料、管理文件等，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在文件形成后及時(shí)整理并移交檔案管理部門(mén)。3.對(duì)于公司外部接收的圖紙資料檔案，如合同協(xié)議、資質(zhì)證書(shū)等，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行審核，并移交檔案管理部門(mén)。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的圖紙資料檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）整理1.檔案管理部門(mén)收到圖紙資料檔案后，應(yīng)按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。2.對(duì)圖紙資料檔案進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行準(zhǔn)確歸類，確保同一類檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.對(duì)圖紙資料檔案進(jìn)行編號(hào)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的準(zhǔn)確性和唯一性。4.對(duì)圖紙資料檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、美觀和牢固。5.對(duì)圖紙資料檔案進(jìn)行編目時(shí)，應(yīng)編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，便于查找和利用。四、圖紙資料檔案的數(shù)據(jù)錄入與數(shù)字化管理（一）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立圖紙資料檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案的基本信息進(jìn)行錄入，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等。2.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息與紙質(zhì)檔案一致。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)字化管理1.對(duì)于重要的圖紙資料檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于存儲(chǔ)、查閱和利用。2.數(shù)字化處理應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子檔案的質(zhì)量和安全性。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案的檢索系統(tǒng)，便于快速查找和利用電子檔案。五、圖紙資料檔案的借閱與利用（一）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱圖紙資料檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《圖紙資料檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的編號(hào)、名稱、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。3.借閱人員應(yīng)按照約定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。（二）利用1.公司內(nèi)部人員利用圖紙資料檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際需求，定期整理和提供圖紙資料檔案的利用情況報(bào)告，為公司的決策提供參考依據(jù)。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密或機(jī)密的圖紙資料檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，限制查閱和利用范圍。六、圖紙資料檔案的保管與維護(hù)（一）保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。檔案柜應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。2.對(duì)于電子檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、定期備份等，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。（二）維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)圖紙資料檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤，檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，如發(fā)現(xiàn)有損壞或字跡模糊不清等情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案信息的可讀性。3.對(duì)于電子檔案，如發(fā)現(xiàn)有數(shù)據(jù)丟失或損壞等情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)或修復(fù)，確保電子檔案的可用性。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。對(duì)檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的性能良好。對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的可靠性和穩(wěn)定性。七、圖紙資料檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)圖紙資料檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，結(jié)合公司的實(shí)際情況，按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。4.鑒定小組應(yīng)形成鑒定報(bào)告，明確檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷(xiāo)毀1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意銷(xiāo)毀的圖紙資料檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全、徹底。3.銷(xiāo)毀檔