PAGE扶貧檔案管理制度一、總則（一）目的為加強扶貧檔案管理，確保扶貧工作檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織參與的所有扶貧項目及相關(guān)工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則扶貧檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映扶貧工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則按照扶貧工作的不同階段、類別和載體，對檔案進行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案信息不泄露，同時嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定和完善扶貧檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負責(zé)扶貧檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好扶貧檔案的形成、積累和整理工作，對重要檔案進行定期檢查和抽查。4.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門扶貧工作中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，確保檔案資料的及時收集和完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真履行檔案管理職責(zé)，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等具體工作，保證檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.負責(zé)檔案的檢索、查詢和利用服務(wù)工作，根據(jù)工作需要及時提供檔案資料。5.保守檔案機密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案信息。6.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.扶貧項目申報、審批文件，包括項目申請書、可行性研究報告、項目批復(fù)等。2.扶貧項目實施過程中的各類文件，如項目實施方案、招投標文件、合同協(xié)議、工程進度報告、物資采購清單等。3.扶貧對象識別、審核、公示等相關(guān)資料，包括貧困戶申請表、家庭情況調(diào)查表、公示記錄等。4.扶貧資金管理文件，如資金預(yù)算、撥款憑證、財務(wù)報表、審計報告等。5.扶貧工作中的各類會議記錄、紀要、簡報等。6.扶貧成效評估資料，如脫貧驗收報告、貧困發(fā)生率統(tǒng)計報表、群眾滿意度調(diào)查結(jié)果等。7.扶貧工作中的圖片、影像、音頻等資料。8.其他與扶貧工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在扶貧工作結(jié)束后及時將本部門形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的真實性和可讀性。（三）整理方法1.分類按照扶貧工作的不同階段和類別，將檔案分為綜合管理類、項目管理類、資金管理類、對象管理類、成效評估類等類別。每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用年度+類別+流水號的方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，確保目錄信息準確、完整。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保存。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的扶貧檔案移交檔案管理部門歸檔。對于重大扶貧項目或緊急事項形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或事項處理完畢后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理規(guī)范的要求，做到分類準確、編號清晰、編目齊全、裝訂整齊。2.檔案管理部門應(yīng)對歸檔的檔案進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。（三）保管期限根據(jù)扶貧檔案的重要程度和保存價值，確定不同檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映扶貧工作重大決策、重要事件、歷史沿革等具有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對扶貧工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對扶貧工作有參考價值的檔案，保管期限一般為1年至10年。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用專門的檔案庫房進行保管，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)存放在檔案架上，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全。同時，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、檢索和利用。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、確保重點的原則，根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，準確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門代表組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容對檔案的形成背景、記錄的信息、反映的問題等進行全面審查，判斷其是否具有保存價值。2.參考利用情況根據(jù)檔案的實際利用頻率和利用效果，評估其在今后工作中的參考價值。3.結(jié)合保管期限對照檔案的保管期限規(guī)定，確定其是否已達到保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的檔案編制銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷，并將銷毀情況進行記錄和備案。六、檔案統(tǒng)計與檢索（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計定期統(tǒng)計各類扶貧檔案的數(shù)量，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案的數(shù)量。2.檔案利用情況統(tǒng)計記錄檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況，統(tǒng)計利用人次、利用檔案數(shù)量等數(shù)據(jù)。3.檔案保管狀況統(tǒng)計對檔案的保管期限、密級、破損情況等進行統(tǒng)計分析，及時掌握檔案的保管狀況。（二）統(tǒng)計方法建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行收集、整理和分析。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時，確保統(tǒng)計結(jié)果的真實性和可靠性。（三）檢索工具1.編制檔案目錄檔案目錄是檔案檢索的基本工具，應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。目錄應(yīng)定期更新，確保其準確性和完整性。2.建立電子檢索系統(tǒng)利用計算機技術(shù)建立電子檔案檢索系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞檢索、分類檢索等方式，快速準確地查找所需檔案信息。3.制作檔案索引卡片對于重要檔案或利用頻率較高的檔案，可制作索引卡片，方便查閱和利用。七、檔案利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理利用的原則，確保檔案信息的安全和保密。利用檔案應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的規(guī)定，不得損害國家利益和他人合法權(quán)益。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱扶貧檔案。2.上級主管部門、政府有關(guān)部門因工作檢查、審計等需要查閱扶貧檔案。3.其他經(jīng)公司/組織批準的單位或個人因特定目的查閱扶貧檔案。（三）利用程序1.查閱檔案本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱檔案因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或銷毀檔案。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（四）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、借閱和利用。2.重要檔案的查閱、借