PAGE行政許可檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)行政許可檔案管理，規(guī)范行政許可檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保行政許可檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在實(shí)施行政許可過程中形成的各類檔案資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則行政許可檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則歸檔的行政許可檔案應(yīng)真實(shí)反映行政許可事項(xiàng)的辦理過程和結(jié)果，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學(xué)原則按照行政許可事項(xiàng)的類別、辦理流程等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、檢索和利用。4.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保行政許可檔案的安全，防止檔案信息泄露。同時(shí)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管。二、歸檔范圍（一）申請(qǐng)材料1.行政許可申請(qǐng)書及相關(guān)附表，申請(qǐng)人提交的各類證明文件、證件、資質(zhì)證書等復(fù)印件。2.申請(qǐng)人的身份證明材料，包括營業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等。3.涉及行政許可事項(xiàng)的專項(xiàng)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、檢測(cè)報(bào)告等。（二）受理與審查材料1.行政許可受理通知書、不予受理決定書及相關(guān)送達(dá)憑證。2.行政許可審查過程中形成的詢問筆錄、現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、專家評(píng)審意見、內(nèi)部審批文件等。3.對(duì)申請(qǐng)材料的補(bǔ)正通知、補(bǔ)正材料及相關(guān)記錄。（三）決定與送達(dá)材料1.行政許可決定書、不予行政許可決定書及相關(guān)送達(dá)憑證。2.行政許可證件或批準(zhǔn)文件的發(fā)放記錄，包括發(fā)放日期、證件編號(hào)、領(lǐng)取人簽字等。（四）其他相關(guān)材料1.行政許可過程中的聽證材料，如聽證申請(qǐng)書、聽證通知書、聽證筆錄、聽證報(bào)告等。2.行政復(fù)議、行政訴訟相關(guān)材料，包括復(fù)議申請(qǐng)書、答辯狀、判決書等。3.與行政許可事項(xiàng)有關(guān)的其他文件、資料，如會(huì)議紀(jì)要、往來信函等。三、歸檔要求（一）材料齊全完整歸檔的行政許可檔案應(yīng)包含從申請(qǐng)受理到許可決定全過程的各類材料，確保檔案能夠全面反映行政許可事項(xiàng)的辦理情況。（二）內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確檔案中的各項(xiàng)材料應(yīng)真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，簽字蓋章齊全。對(duì)復(fù)印件等材料，應(yīng)注明原件存放處，并由提供人簽字確認(rèn)。（三）格式規(guī)范統(tǒng)一各類申請(qǐng)材料、審批文件等應(yīng)使用統(tǒng)一格式的紙張，字跡清晰，圖表工整。文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件內(nèi)容，文號(hào)、日期等標(biāo)注規(guī)范。（四）電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔在歸檔紙質(zhì)檔案的同時(shí)，應(yīng)同步歸檔電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，采用通用格式存儲(chǔ)，并按照檔案分類進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。四、歸檔流程（一）收集1.行政許可業(yè)務(wù)部門在辦理行政許可事項(xiàng)過程中，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)檔案材料，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于需要申請(qǐng)人補(bǔ)充或更正的材料，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人，并跟蹤材料的補(bǔ)充情況。（二）整理1.檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的行政許可檔案材料后，應(yīng)按照歸檔范圍和要求進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，確保材料齊全、完整。2.對(duì)檔案材料進(jìn)行分類整理，按照申請(qǐng)材料、受理與審查材料、決定與送達(dá)材料等類別分別裝訂成冊(cè)，并編制頁碼。3.對(duì)于同一類別的檔案材料，應(yīng)按照辦理時(shí)間順序排列，確保檔案的系統(tǒng)性。（三）編目1.編制行政許可檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。3.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫檔案形成的具體年月日，保管期限和密級(jí)按照相關(guān)規(guī)定確定。（四）裝訂1.對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。2.采用左側(cè)裝訂方式，裝訂線距左側(cè)邊緣一般為15mm，上下兩端各留20mm的空白。（五）裝盒1.將裝訂成冊(cè)的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫檔案編號(hào)、題名、保管期限、起止日期等信息。2.檔案盒應(yīng)按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（六）上架1.將裝盒后的行政許可檔案上架存放，按照檔案編號(hào)順序排列，確保檔案存放有序。2.建立檔案存放位置索引，以便快速查找所需檔案。五、保管期限與密級(jí)劃分（一）保管期限1.行政許可檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.具有重要?dú)v史價(jià)值、涉及重大權(quán)益或需長期保存以備查考的檔案，列為永久保管。3.在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限一般為10年至50年。4.只在較短時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（二）密級(jí)劃分1.根據(jù)檔案內(nèi)容涉及的國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等情況，將行政許可檔案劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)密級(jí)。2.涉及國家核心機(jī)密，一旦泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的檔案，列為絕密級(jí)。3.涉及國家重要機(jī)密，一旦泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受較大損害的檔案，列為機(jī)密級(jí)。4.涉及一般機(jī)密，一旦泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受一定損害的檔案，列為秘密級(jí)。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱行政許可檔案，用于行政許可事項(xiàng)的復(fù)查、統(tǒng)計(jì)分析、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。2.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定、行政復(fù)議、行政訴訟等原因，經(jīng)本公司/組織批準(zhǔn)后可以查閱相關(guān)行政許可檔案。（二）利用程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱行政許可檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱行政許可檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱理由、查閱范圍等，并提供相關(guān)證明文件。經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的行政許可檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、相關(guān)專家等人員參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀記錄應(yīng)長期保存，作為檔案管理工作的重要資料。八、檔案信息化管理（一）數(shù)字化錄入1.對(duì)行政許可檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化錄入應(yīng)保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，錄入人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行錄入。（二）系統(tǒng)管理1.建立行政許可檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類存儲(chǔ)、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作需要和職責(zé)權(quán)限，授予相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)備份1.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)備份計(jì)劃，明確備份周期、備份方式等，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.本公司/組織建立行政許可檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查檔案管理的規(guī)范性、檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性等情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案歸檔情況，包括歸檔范圍是否完整、歸檔材料是否齊全、整理編目是否規(guī)范等。2.檔案保管情況，檢查檔案存放環(huán)境、安全防護(hù)措施是否到位，檔案是否完好無損。3.檔案利用情況，查閱利用登記記錄，檢查利用程序是否合規(guī)，利用目的是否合理。4.檔案鑒定與銷毀