PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、下屬單位及相關(guān)人員在開(kāi)展工作過(guò)程中對(duì)檔案的借閱活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：切實(shí)保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀、丟失等情況發(fā)生。3.服務(wù)工作原則：在確保檔案安全的前提下，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。二、檔案借閱的范圍與條件（一）可借閱檔案范圍1.與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常行政管理、業(yè)務(wù)工作相關(guān)的各類文件、資料、記錄等檔案。2.已公開(kāi)的、不涉及敏感信息的歷史檔案資料，可供研究、參考使用。3.根據(jù)工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)可借閱的其他特定檔案。（二）借閱條件1.借閱人員必須是本鄉(xiāng)鎮(zhèn)在職工作人員，因工作需要確需借閱檔案。2.借閱人員應(yīng)熟悉檔案借閱流程，了解檔案管理相關(guān)規(guī)定。3.借閱人員所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)明確借閱目的和用途，并對(duì)借閱行為負(fù)責(zé)。三、檔案借閱申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.借閱人員填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審查借閱申請(qǐng)的必要性和合理性，簽署審核意見(jiàn)。（二）審批流程1.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至檔案管理部門。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行再次審批，重點(diǎn)審查檔案的安全性和保密性。如認(rèn)為申請(qǐng)符合要求，批準(zhǔn)借閱；如存在疑問(wèn)或不符合規(guī)定，應(yīng)與借閱人員溝通并說(shuō)明原因，不予批準(zhǔn)。3.對(duì)于涉及重要、機(jī)密檔案的借閱申請(qǐng)，需經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。四、檔案借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.借閱申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，檔案管理人員與借閱人員在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱日期、檔案名稱、數(shù)量、借閱人姓名、部門、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱人員應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)，確保借閱信息準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）檔案交付1.檔案管理人員按照借閱申請(qǐng)，準(zhǔn)備好相應(yīng)的檔案，并與借閱人員當(dāng)面核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、完整性等。2.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或復(fù)印檔案內(nèi)容。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.對(duì)于重要、機(jī)密檔案，借閱期限應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見(jiàn)執(zhí)行，原則上不超過(guò)[X]個(gè)工作日。五、檔案借閱期間的管理（一）借閱人員責(zé)任1.借閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損、折疊等。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公區(qū)域。如遇特殊情況確需帶出，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護(hù)措施。（二）檔案管理人員監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤檢查，了解檔案的使用情況，確保檔案按時(shí)歸還。2.如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違反檔案管理規(guī)定的行為，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)制止，并向檔案管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。六、檔案歸還與驗(yàn)收（一）歸還流程1.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前，將所借閱的檔案完整無(wú)損地歸還至檔案管理部門。2.歸還時(shí)，借閱人員應(yīng)與檔案管理人員當(dāng)面核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、完整性等，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案借閱登記簿》上簽字注銷借閱記錄。（二）驗(yàn)收內(nèi)容1.檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真驗(yàn)收，檢查檔案是否有損壞、丟失、涂改等情況。2.核對(duì)檔案的完整性，確保歸還的檔案與借閱時(shí)一致，如有缺頁(yè)、漏頁(yè)等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并記錄。（三）異常處理1.如發(fā)現(xiàn)歸還的檔案存在損壞、丟失等異常情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行處理。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、責(zé)令賠償?shù)忍幚泶胧?。七、檔案借閱的保密規(guī)定（一）保密要求1.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。2.嚴(yán)禁將檔案用于與工作無(wú)關(guān)的目的，不得擅自傳播、公布檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.在借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱人員進(jìn)行保密提醒，告知其應(yīng)遵守的保密規(guī)定。2.借閱人員在使用檔案過(guò)程中，應(yīng)采取必要的措施防止檔案信息泄露，如不得在公共場(chǎng)所隨意放置檔案、不得在未加密的電子設(shè)備上存儲(chǔ)檔案信息等。八、電子檔案借閱規(guī)定（一）借閱方式1.電子檔案借閱應(yīng)通過(guò)鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，借閱人員應(yīng)具備相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限。2.檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)，為借閱人員開(kāi)通電子檔案的臨時(shí)訪問(wèn)權(quán)限，并設(shè)定合理的訪問(wèn)期限。（二）使用限制與安全要求1.借閱人員只能在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)訪問(wèn)和使用電子檔案，不得擅自對(duì)電子檔案進(jìn)行修改、刪除等操作。2.借閱人員應(yīng)注意保護(hù)電子檔案的安全，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致電子檔案損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)電子檔案存在異常情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。九、特殊檔案借閱規(guī)定（一）重要檔案1.重要檔案的借閱應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱重要檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同，確保檔案的安全與完整。（二）機(jī)密檔案1.機(jī)密檔案的借閱必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批，僅限特定人員借閱，并在專門的場(chǎng)所進(jìn)行查閱。2.借閱人員應(yīng)簽署保密承諾書(shū)，承諾對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。十、附則（一）解釋權(quán)