PAGE社會機(jī)構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本社會機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社會機(jī)構(gòu)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本社會機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案利用效率。4.安全保密原則：檔案管理應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本社會機(jī)構(gòu)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本社會機(jī)構(gòu)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本社會機(jī)構(gòu)各部門形成的各類檔案，定期對檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供依據(jù)。6.對本社會機(jī)構(gòu)各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.做好檔案的安全保密工作，確保檔案的安全保管和合理利用，防止檔案的損壞、丟失和泄密。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括本社會機(jī)構(gòu)的各類文件、通知、報告、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)工作類檔案：包括本社會機(jī)構(gòu)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動形成的文件、合同、協(xié)議、項(xiàng)目資料、業(yè)務(wù)報表、調(diào)查研究報告等。3.科技項(xiàng)目類檔案：包括本社會機(jī)構(gòu)承擔(dān)的科研項(xiàng)目、技術(shù)開發(fā)項(xiàng)目等形成的項(xiàng)目申報書、研究報告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料、成果鑒定材料等。4.聲像檔案：包括本社會機(jī)構(gòu)在工作中形成的照片、錄音、錄像等資料。5.實(shí)物檔案：包括本社會機(jī)構(gòu)獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌、錦旗等實(shí)物。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，日期準(zhǔn)確。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等進(jìn)行分類，建立科學(xué)合理的檔案分類體系。本社會機(jī)構(gòu)檔案分類如下：行政管理類業(yè)務(wù)工作類[具體業(yè)務(wù)類別1][具體業(yè)務(wù)類別2]……科技項(xiàng)目類[項(xiàng)目類別1][項(xiàng)目類別2]……聲像檔案實(shí)物檔案2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號方法如下：行政管理類檔案編號：[機(jī)構(gòu)代碼]XZ[年份][流水號]業(yè)務(wù)工作類檔案編號：[機(jī)構(gòu)代碼]YW[業(yè)務(wù)類別代碼][年份][流水號]科技項(xiàng)目類檔案編號：[機(jī)構(gòu)代碼]KJ[項(xiàng)目類別代碼][年份][流水號]聲像檔案編號：[機(jī)構(gòu)代碼]SX[年份][流水號]實(shí)物檔案編號：[機(jī)構(gòu)代碼]SW[年份][流水號]3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。4.編目：編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房出入登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始存儲介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年至50年）和短期（15年以下）三種。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組應(yīng)按照檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.鑒定檔案保管期限的主要依據(jù)是檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素。對反映本社會機(jī)構(gòu)主要職能活動和歷史面貌的重要檔案，應(yīng)列為永久保管；對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管；對保存價值不大的檔案，可列為短期保管。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定并報本社會機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊，銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報本社會機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人備案。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀時，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本社會機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損毀或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱室進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)按照借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.本社會機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[具體期限]天，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出本社會機(jī)構(gòu)。如遇特殊情況需要帶出本社會機(jī)構(gòu)的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護(hù)措施。4.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）外部人員查閱與借閱1.外單位人員查閱本社會機(jī)構(gòu)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)本社會機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員借閱本社會機(jī)構(gòu)檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)本社會機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。同時，應(yīng)與本社會機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.外部人員查閱和借閱檔案的管理，按照本社會機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員查閱和借閱檔案的規(guī)定執(zhí)行。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱、借閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門和本社會機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人報送檔案統(tǒng)計(jì)報表。（二）檔案移交1.本社會機(jī)構(gòu)因機(jī)構(gòu)變動、撤銷、合并等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本社會機(jī)構(gòu)檔案管理制度進(jìn)行移交。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清冊，檔案移交清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案