PAGE公章檔案怎樣管理制度一、總則（一）目的為加強公司公章檔案管理，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及公司公章使用的各類活動中。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公章使用合法合規(guī)。2.專人專管原則：指定專人負責(zé)公章的保管和使用，明確職責(zé)，嚴格管理。3.審批登記原則：公章使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，并進行詳細登記。4.安全保密原則：確保公章存放安全，防止丟失、被盜用，對公章使用信息嚴格保密。二、公章的種類及用途（一）公司公章用于公司對外的正式文件、合同協(xié)議、授權(quán)委托書、財務(wù)報表等重要文件的簽署。（二）法人章主要用于銀行賬戶的開立、變更、銷戶等相關(guān)業(yè)務(wù)，以及法人授權(quán)的特定事項。（三）財務(wù)專用章用于公司財務(wù)票據(jù)、報表、支票等財務(wù)文件的簽章。（四）合同專用章專門用于公司各類合同的簽訂。（五）部門章各部門根據(jù)工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)刻制的部門章，用于本部門內(nèi)部文件、通知等的蓋章。三、公章的刻制與啟用（一）刻制1.公司公章、法人章、財務(wù)專用章、合同專用章的刻制，由公司行政部門根據(jù)公司實際需求，填寫《公章刻制申請表》，經(jīng)公司法定代表人審批后，統(tǒng)一到公安機關(guān)指定的具有資質(zhì)的刻章單位進行刻制。2.部門章的刻制，由各部門提出申請，填寫《部門章刻制申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字、公司行政部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到公安機關(guān)指定的刻章單位刻制。（二）啟用1.新刻制的公章在啟用前，必須進行登記備案。登記內(nèi)容包括公章名稱、編號、刻制日期、啟用日期、保管人等信息。2.由行政部門負責(zé)將新公章的印模留存歸檔，并通知各部門及相關(guān)人員。3.新公章啟用時，要在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確公章的使用范圍、審批流程等相關(guān)規(guī)定。四、公章的保管（一）保管人員1.公司公章由行政部門指定專人負責(zé)保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，部門章由各部門指定專人保管。2.保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公章管理規(guī)定，嚴格遵守保密制度。（二）保管地點1.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并放置在有安全防護措施的辦公室。2.保管地點應(yīng)配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施，確保公章存放安全。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)妥善保管公章，不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。2.非工作時間，公章必須存放在保險柜內(nèi)，鑰匙由保管人員妥善保管，不得隨意放置。3.如遇公章保管人員請假、出差等情況，應(yīng)提前辦理公章交接手續(xù)，由公司指定臨時保管人員負責(zé)保管，并在交接記錄上簽字確認。五、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章用于公司對外的各類正式文件、合同協(xié)議、授權(quán)委托書、財務(wù)報表等重要文件的簽署。2.法人章用于銀行賬戶的開立、變更、銷戶等相關(guān)業(yè)務(wù)，以及法人授權(quán)的特定事項。3.財務(wù)專用章用于公司財務(wù)票據(jù)、報表、支票等財務(wù)文件的簽章。4.合同專用章用于公司各類合同的簽訂。5.部門章用于本部門內(nèi)部文件、通知等的蓋章。（二）使用流程1.申請使用部門或個人填寫《公章使用申請表》，詳細說明用章事由、用章文件名稱、用章時間、用章份數(shù)等信息，并簽字確認。2.審批一般性文件蓋章，由部門負責(zé)人審批簽字后，交公章保管人員蓋章。重要合同、協(xié)議、授權(quán)委托書等文件蓋章，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，方可蓋章。涉及公司重大事項或金額較大的文件蓋章，必須經(jīng)公司法定代表人審批簽字后，方可蓋章。3.登記公章保管人員在蓋章前，要對《公章使用申請表》進行認真審核，確認審批手續(xù)齊全后，方可蓋章，并在《公章使用登記表》上詳細記錄用章時間、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章人等信息。4.蓋章公章保管人員應(yīng)嚴格按照審批后的《公章使用申請表》內(nèi)容進行蓋章，確保蓋章位置準(zhǔn)確、清晰，不得在空白紙張或不符合規(guī)定的文件上蓋章。5.歸還用章完畢后，用章人應(yīng)及時將蓋章后的文件及《公章使用申請表》交回公章保管人員存檔，并在《公章使用登記表》上簽字確認。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用公章，但無法按照正常審批流程進行時，用章人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后，先進行蓋章操作，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于異地用章的情況，原則上應(yīng)通過郵寄或傳真掃描等方式將審批后的《公章使用申請表》及相關(guān)文件發(fā)送給公章保管人員，由保管人員審核無誤后蓋章，并將蓋章后的文件及時寄回或傳真給用章人。如遇特殊情況必須現(xiàn)場蓋章的，應(yīng)由公司安排專人攜帶公章前往辦理，并嚴格按照本制度規(guī)定進行操作。六、公章檔案的建立與管理（一）檔案內(nèi)容1.公章刻制申請表、啟用通知、印模等相關(guān)資料。2.公章使用申請表、審批文件、登記表等。3.公章保管人員交接記錄。4.涉及公章使用的其他重要文件和資料。（二）檔案建立1.行政部門負責(zé)建立公司公章檔案，并指定專人負責(zé)檔案的整理、歸檔和保管。2.檔案管理人員應(yīng)及時收集、整理與公章相關(guān)的各類文件資料，按照時間順序和類別進行分類歸檔，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確。（三）檔案保管1.公章檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜內(nèi)，確保存放安全，便于查閱。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或霉變。3.嚴格遵守檔案保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得查閱、復(fù)印或借閱公章檔案。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱公章檔案的，必須填寫《公章檔案查閱申請表》，注明查閱事由、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字、公司行政部門審核后，方可查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人不得擅自涂改、抽取或損壞檔案資料。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《公章檔案查閱登記表》上簽字確認。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責(zé)對公章檔案管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.公章保管情況，包括保管人員是否符合規(guī)定、保管地點是否安全、保管措施是否落實等。2.公章使用情況，包括審批流程是否規(guī)范、登記記錄是否完整、用章文件是否合規(guī)等。3.公章檔案管理情況，包括檔案建立是否及時、檔案資料是否完整、檔案查閱是否符合規(guī)定等。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門定期對公章管理情況進行全面檢查，一般每季度進行一次。2.不定期抽查：行政部門根據(jù)工作需要，不定期對公章使用和保管情況進行抽查。（四）問題處理及整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達《整改通知書》，要求責(zé)任部門或個人限期整改。2.責(zé)任部門或個人應(yīng)認真分析問題原因，制定切實可行的整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)將整改情況書面報告行政部門。3.行政部門對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門或個人，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因保管不善導(dǎo)致公章丟失、被盜用的，由公章保管人員承擔(dān)主要責(zé)任。2.未經(jīng)審批擅自使用公章的，由用章人承擔(dān)全部責(zé)任。3.因?qū)徟殃P(guān)不嚴導(dǎo)致公章使用不當(dāng)?shù)?，由審批人承?dān)相應(yīng)責(zé)任。4.因檔案管理不善導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞或泄露的，由檔案管理人員承擔(dān)主要責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予責(zé)任人批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因公章使用不當(dāng)給公司造