PAGE農(nóng)辦檔案登記備份制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)農(nóng)辦檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，有效防范檔案風(fēng)險，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案登記備份制度。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)辦各部門在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案資料的登記備份管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)反映農(nóng)辦工作實(shí)際情況，全面收集、整理各類檔案資料，防止遺漏和缺失。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的存儲安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失，對涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案登記備份流程，提高檔案管理效率，便于檔案的查詢、調(diào)閱和使用，為農(nóng)辦各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案登記備份的范圍與內(nèi)容（一）文書檔案1.上級機(jī)關(guān)來文，包括各類通知、決定、指示、批復(fù)等。2.農(nóng)辦對外發(fā)布的各類公文，如報告、請示、函、會議紀(jì)要等。3.內(nèi)部工作文件，如工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.農(nóng)業(yè)項(xiàng)目申報與實(shí)施檔案，包括項(xiàng)目申報書、可行性研究報告、項(xiàng)目合同、驗(yàn)收報告等。2.農(nóng)村土地承包與流轉(zhuǎn)檔案，如承包合同、流轉(zhuǎn)協(xié)議、臺賬等。3.農(nóng)民專業(yè)合作社管理檔案，涵蓋合作社章程、成員名冊、財務(wù)報表等。（三）人事檔案1.員工入職、離職相關(guān)材料，如招聘登記表、離職申請等。2.員工薪酬、福利、考核等資料，如工資表、績效考核記錄等。3.員工培訓(xùn)、晉升、獎懲等檔案，包括培訓(xùn)記錄、晉升文件、獎勵表彰與處罰決定等。（四）財務(wù)檔案1.會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)核算資料。2.財務(wù)審計報告、稅務(wù)申報資料等。3.資金使用計劃、預(yù)算執(zhí)行情況報告等。（五）聲像檔案1.農(nóng)辦組織的重要會議、活動的照片、視頻資料。2.反映農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)村建設(shè)成果的影像資料。3.與上級領(lǐng)導(dǎo)、重要嘉賓來訪相關(guān)的聲像記錄。（六）電子檔案1.各類電子文檔，包括辦公軟件生成的文件、電子郵件等。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件，如農(nóng)業(yè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。3.網(wǎng)站信息資料，如農(nóng)辦官方網(wǎng)站發(fā)布及更新的各類信息。三、檔案登記備份的流程（一）收集與整理1.各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確地集中到本部門檔案管理人員手中。2.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，對文件進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單。（二）登記1.建立檔案登記臺賬，詳細(xì)記錄檔案的名稱、類別、形成部門、形成時間、保管期限、密級等信息。2.對每份檔案進(jìn)行唯一編號，并將編號標(biāo)注在檔案實(shí)體和登記臺賬上，以便查詢和管理。（三）備份1.紙質(zhì)檔案備份：對于重要的紙質(zhì)檔案，采用復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行備份。復(fù)印件應(yīng)清晰、完整，掃描文件應(yīng)保證圖像質(zhì)量，存儲格式統(tǒng)一為常用的電子文檔格式（如PDF）。2.電子檔案備份：定期對電子檔案進(jìn)行全量備份，備份頻率根據(jù)檔案數(shù)據(jù)量和更新情況確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次。對于關(guān)鍵業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的實(shí)時數(shù)據(jù)變化，采用增量備份方式，確保數(shù)據(jù)的連續(xù)性和完整性。備份存儲介質(zhì)應(yīng)選用可靠的設(shè)備，如磁帶庫、磁盤陣列等，并進(jìn)行異地存儲，以防止本地災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（四）審核與歸檔1.檔案管理人員完成登記備份工作后，提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、登記信息的正確性等。2.經(jīng)審核無誤的檔案，按照檔案保管期限和類別進(jìn)行歸檔存儲，確保檔案存放有序，便于查找和利用。四、檔案保管與存儲（一）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，不同類別、保管期限的檔案分別存放于不同的檔案架或存儲區(qū)域，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案破損、霉變等應(yīng)及時修復(fù)或更換存儲介質(zhì)。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在符合檔案保管要求的檔案盒或檔案柜中，檔案盒應(yīng)標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行多套備份。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)可讀可恢復(fù)。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進(jìn)行妥善保管，如照片應(yīng)沖印或掃描后存儲，視頻資料應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：農(nóng)辦工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、類別等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因工作需要，外部單位或個人查閱農(nóng)辦檔案的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)農(nóng)辦分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱涉及機(jī)密檔案的，還需經(jīng)過嚴(yán)格的保密審查程序。（二）查閱程序1.查閱人員憑審批通過的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用限制1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和農(nóng)辦的保密規(guī)定，不得將檔案用于非法目的或泄露檔案機(jī)密信息。2.涉及重要機(jī)密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。3.檔案利用過程中產(chǎn)生的復(fù)印件、摘錄件等，應(yīng)注明出處和用途，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價值評估原則：根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和保存價值，綜合評估檔案是否仍需繼續(xù)保存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家、財務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已過保管期限，且在今后工作中無查考利用價值的檔案。2.重復(fù)、無效或內(nèi)容不完整，無法反映農(nóng)辦工作實(shí)際情況的檔案。3.因機(jī)構(gòu)改革、職能調(diào)整等原因，已不再適用的檔案。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確需銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、農(nóng)辦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式，電子檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀存儲介質(zhì)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與銷毀人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清單》一同歸檔保存。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)農(nóng)辦檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)各部門之間的檔案管理工作關(guān)系，確保檔案管理工作順利開展。3.定期檢查檔案管理工作情況，對檔案管理工作中的重大問題提出決策意見。4.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)、考核和調(diào)配工作，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、登記、備份工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理規(guī)定，對檔案進(jìn)行分類、編目、存儲和保管，保證檔案存放有序，便于查找和利用。3.負(fù)責(zé)檔案查閱、利用的接待和服務(wù)工作，嚴(yán)格按照查閱程序辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案安全。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理，做好檔案的維護(hù)和修復(fù)工作。5.參與檔案鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序編制銷毀清單，做好銷毀記錄。6.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和維護(hù)，提高檔案管理工作效率。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.農(nóng)辦內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案登記備份的完整性和準(zhǔn)確性、檔案保管與存儲的安全性