PAGE檔案管理制度缺陷一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內各部門、各分支機構及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項工作中直接形成的、具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、信函、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，確保檔案的真實性和完整性。3.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則：檔案管理應確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責檔案管理工作。檔案管理部門可根據(jù)實際情況配備檔案管理人員，明確各崗位的職責。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂等工作。3.負責檔案的保管、存儲，確保檔案的安全和完整。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查閱、借閱服務，為公司/組織各項工作提供支持。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀工作。6.開展檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網絡化。7.組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質。8.對公司/組織各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在行政管理、業(yè)務活動、財務核算、人力資源管理等方面形成的各類文件、資料。2.公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.公司/組織的工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。4.公司/組織的產品研發(fā)、生產工藝、質量控制等方面的技術文件。5.公司/組織的基本建設項目、技術改造項目等形成的文件、資料。6.公司/組織的對外宣傳、公關活動等形成的資料。7.公司/組織員工的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等。8.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集到檔案管理部門。2.檔案收集應遵循全面、系統(tǒng)、及時的原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲方式進行收集，并確保電子文件的真實性和完整性。（三）整理方法1.檔案整理應按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理應遵循分類科學、編號規(guī)范、編目準確的原則。3.檔案分類可采用年度分類法、組織機構分類法、問題分類法等，根據(jù)實際情況選擇合適的分類方法。4.檔案編號應按照一定的規(guī)則進行編制，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。5.檔案編目應包括檔案的題名、責任者、日期、來源、保管期限等信息，編目應準確、清晰。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調節(jié)設備等。（二）保管方式1.檔案應按照分類、編號順序存放，便于查找和利用。2.對于紙質檔案，可以采用檔案盒、檔案柜等方式進行保管；對于電子檔案，應采用光盤、磁帶、硬盤等存儲介質進行存儲，并定期進行備份。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案的安全保護1.檔案管理部門應建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、檔案設備等的安全管理。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全操作規(guī)程，確保檔案的安全。3.對于重要檔案和機密檔案，應采取特殊的安全保護措施，如加密存儲、限制查閱等。4.檔案庫房應安裝監(jiān)控設備，對檔案庫房的出入情況進行實時監(jiān)控。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司/組織外部單位因業(yè)務往來、合作等需要查閱、借閱檔案。3.司法機關、行政機關等因工作需要查閱、借閱檔案。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內部員工查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司/組織外部單位查閱、借閱檔案，應出具單位介紹信，經公司/組織主管領導批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機關、行政機關等查閱、借閱檔案，應出具相關法律文書，經公司/組織主管領導批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用期限1.檔案查閱一般應在檔案管理部門指定的場所進行，不得將檔案帶出檔案管理部門。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、丟失檔案。（四）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱、借閱時間、查閱、借閱人員姓名、查閱、借閱內容等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負責對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的形成時間、內容、來源、保管期限等因素，對檔案進行全面審查。2.對于保管期限已滿的檔案，檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的實際價值，決定是否予以銷毀。對于仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限。3.對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密等機密檔案，檔案鑒定小組應嚴格按照保密規(guī)定進行鑒定，確保機密檔案的安全。（四）銷毀程序1.經檔案鑒定小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經公司/組織主管領導批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.檔案銷毀后，應在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期和銷毀方式，并由監(jiān)督人員簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.推進檔案管理的信息化、網絡化，提高檔案管理的效率和水平。3.實現(xiàn)檔案信息資源共享，為公司/組織各項工作提供便捷的信息服務。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對公司/組織現(xiàn)有的紙質檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.網絡建設：建立檔案管理網絡平臺，實現(xiàn)檔案信息的遠程查詢和利用。4.安全保障體系建設：建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準確錄入和及時更新。2.檔案管理部門應加強對檔案信息管理系統(tǒng)的維護和管理，定期進行系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)清理，確保系統(tǒng)的正常運行。3.檔案信息管理系統(tǒng)應設置嚴格的用戶權限管理，確保檔案信息的安全和保密。4.