PAGE檔案與痕跡化管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織的檔案管理與痕跡化管理工作，確保各類檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司/組織的決策、運(yùn)營、管理等提供有力的支持和依據(jù)，同時通過痕跡化管理明確各項(xiàng)工作的執(zhí)行過程和責(zé)任歸屬，提高工作效率，防范風(fēng)險(xiǎn)。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及的各類檔案資料管理以及各項(xiàng)工作的痕跡化管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料和工作痕跡應(yīng)如實(shí)反映實(shí)際工作情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋公司/組織運(yùn)營過程中產(chǎn)生的各類重要文件、記錄等，確保無遺漏。3.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.可追溯性原則：通過痕跡化管理，能夠清晰追溯各項(xiàng)工作的開展過程、責(zé)任人及相關(guān)決策依據(jù)。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的章程、制度、決議、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型劃分，如銷售業(yè)務(wù)檔案（客戶資料、銷售合同、銷售報(bào)表等）、采購業(yè)務(wù)檔案（供應(yīng)商資料、采購訂單、驗(yàn)收報(bào)告等）、項(xiàng)目檔案（項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目進(jìn)度記錄、項(xiàng)目成果報(bào)告等）。3.財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.技術(shù)檔案：研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保在工作過程中及時、準(zhǔn)確地收集相關(guān)文件和記錄。2.對于外來文件，如政府部門文件、行業(yè)協(xié)會資料、合作單位提供的文件等，由相關(guān)對接部門負(fù)責(zé)收集，并及時移交檔案管理部門。3.員工離職時，應(yīng)將其在工作期間產(chǎn)生的屬于公司/組織的檔案資料全部移交至檔案管理部門。（三）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物等；對電子檔案進(jìn)行格式統(tǒng)一、命名規(guī)范，并建立相應(yīng)的索引目錄。（四）檔案歸檔1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將整理好的檔案資料及時歸檔到相應(yīng)的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)中。2.建立檔案歸檔清單，記錄檔案名稱、編號、歸檔日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。（五）檔案保管1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。按照檔案類別和保管期限進(jìn)行存放，定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案：采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲系統(tǒng)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格限制授權(quán)人員訪問，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改或泄露。（六）檔案借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進(jìn)行登記，包括借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容，如需復(fù)印部分檔案內(nèi)容，應(yīng)另行填寫申請并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行核對，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。（七）檔案銷毀1.檔案保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。三、痕跡化管理（一）工作流程痕跡化1.公司/組織內(nèi)各項(xiàng)工作應(yīng)制定明確的工作流程，包括工作步驟、責(zé)任人、時間節(jié)點(diǎn)等。2.在工作流程執(zhí)行過程中，相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定填寫工作記錄，如工作日報(bào)、周報(bào)、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告等，詳細(xì)記錄工作開展情況、遇到的問題及解決措施等。3.工作記錄應(yīng)及時提交至上級領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門審核，并進(jìn)行存檔，作為工作過程的重要痕跡。（二）決策過程痕跡化1.涉及公司/組織重大決策的會議、討論等過程，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄會議紀(jì)要、討論意見等。2.決策過程中的文件、報(bào)告、審批意見等應(yīng)進(jìn)行整理歸檔，形成完整的決策痕跡資料，以便追溯決策依據(jù)和過程。（三）文件審批痕跡化1.各類文件在流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行審批，審批人應(yīng)簽署明確的審批意見，并注明審批日期。2.文件審批記錄應(yīng)與文件一同保存，通過電子文檔管理系統(tǒng)或紙質(zhì)審批單等方式進(jìn)行記錄，確保審批過程可查。（四）合同簽訂與執(zhí)行痕跡化1.合同簽訂前，應(yīng)對合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，審核意見應(yīng)詳細(xì)記錄在合同審核表中。2.合同簽訂過程中，雙方簽字蓋章等環(huán)節(jié)應(yīng)留存清晰的影像資料或書面記錄。3.合同執(zhí)行過程中，如發(fā)貨記錄、收貨回執(zhí)、款項(xiàng)支付憑證等，應(yīng)妥善保存，作為合同執(zhí)行的痕跡依據(jù)。（五）信息系統(tǒng)操作痕跡化1.公司/組織使用的各類信息系統(tǒng)應(yīng)具備操作日志記錄功能，詳細(xì)記錄操作人員、操作時間、操作內(nèi)容等信息。2.信息系統(tǒng)操作日志應(yīng)定期進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保存，以便在需要時進(jìn)行查詢和追溯。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對檔案管理和痕跡化管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案資料的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性，以及痕跡化管理的執(zhí)行情況。（二）外部檢查1.積極配合政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等對公司/組織檔案管理和痕跡化管理工作的檢查，及時整改存在的問題。2.關(guān)注行業(yè)內(nèi)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和做法，不斷完善公司/組織的檔案與痕跡化管理制度。五、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織開展檔案管理和痕跡化管理相關(guān)知識培訓(xùn)，提高員工對檔案重要性的認(rèn)識和痕跡化管理的操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、收集整理方法、借閱銷毀規(guī)定、痕跡化管理要求等，培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等。（二）宣傳1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、公司/組織網(wǎng)站等渠道，宣傳檔案與痕跡化管理制度的重要意義和具體要求，營造良好的管理氛圍。2.對在檔案管理和痕跡化管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人進(jìn)行表彰和宣傳，激勵