PAGE檔案保管資料調(diào)閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案保管與資料調(diào)閱行為，保障公司各項(xiàng)工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案保管和資料調(diào)閱過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化。2.真實(shí)性與完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保持檔案內(nèi)容的原始性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況的發(fā)生。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案利用的需求，提供便捷、高效的檔案調(diào)閱服務(wù)，提高檔案的利用價(jià)值。二、檔案保管（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索體系，便于檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境符合安全、保密要求，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，協(xié)助解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整歸檔。2.檔案收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、指示、通知等。公司內(nèi)部形成的各類文件，如會(huì)議文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告、合同、協(xié)議、規(guī)章制度等。公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種記錄，如業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料、產(chǎn)品資料、客戶資料等。公司財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的各類憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。公司人事管理方面的檔案，如員工入職登記表、勞動(dòng)合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。其他具有保存價(jià)值的文件和資料。3.檔案整理應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，遵循分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確的原則進(jìn)行。具體要求如下：文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照時(shí)間順序排列，編制檔號(hào)，并填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，根據(jù)其形成的過(guò)程和特點(diǎn)，劃分保管單元，編制檔號(hào)，并填寫相關(guān)的科技檔案目錄。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行分類，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等，分別整理成冊(cè)，編制檔號(hào)，并填寫財(cái)務(wù)檔案目錄。人事檔案應(yīng)按照員工個(gè)人進(jìn)行整理，將各類人事資料按照一定順序排列，裝入檔案袋，編制檔號(hào)，并填寫人事檔案目錄。業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)類型和特點(diǎn)，制定相應(yīng)的分類方案，進(jìn)行分類整理，編制檔號(hào)，并填寫業(yè)務(wù)檔案目錄。（三）檔案編號(hào)與編目1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性，便于檔案的標(biāo)識(shí)、檢索和管理。檔號(hào)的編制應(yīng)遵循以下原則：文書檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）件號(hào)。科技檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)分類號(hào)項(xiàng)目號(hào)案卷號(hào)。財(cái)務(wù)檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)會(huì)計(jì)年度類別保管期限冊(cè)號(hào)。人事檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)類別號(hào)檔案號(hào)。業(yè)務(wù)檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)自行設(shè)定，但應(yīng)保證其系統(tǒng)性和唯一性。2.檔案編目應(yīng)包括編制檔案目錄、索引等檢索工具，以便快速查找和利用檔案。檔案目錄應(yīng)包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容，索引應(yīng)根據(jù)不同的檢索需求進(jìn)行編制，如主題索引、文號(hào)索引、人名索引等。（四）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件良好的房間，并配備必要的消防器材、溫濕度控制設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限、年度等進(jìn)行分區(qū)存放，排列整齊，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明各類檔案的存放位置。3.檔案庫(kù)房應(yīng)實(shí)行專人管理，管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，不得擅自進(jìn)入庫(kù)房，非庫(kù)房管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放狀況、庫(kù)房環(huán)境條件、設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)采取通風(fēng)、除濕、加濕等措施。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，及時(shí)進(jìn)行銷毀處理。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。鑒定小組應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等內(nèi)容，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的內(nèi)容與銷毀清冊(cè)是否一致，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)存檔。三、資料調(diào)閱（一）調(diào)閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可以調(diào)閱與其工作相關(guān)的檔案資料。涉及公司機(jī)密的檔案資料，未經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，不得調(diào)閱。（二）調(diào)閱申請(qǐng)1.員工如需調(diào)閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明調(diào)閱檔案的檔號(hào)、題名、調(diào)閱目的、調(diào)閱時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案資料，調(diào)閱申請(qǐng)還需經(jīng)公司保密管理部門審批，審批通過(guò)后方可進(jìn)行調(diào)閱。3.《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》應(yīng)提交至檔案管理部門，由檔案管理部門根據(jù)調(diào)閱申請(qǐng)內(nèi)容，進(jìn)行檔案查找和準(zhǔn)備工作。（三）調(diào)閱審批1.檔案管理部門收到《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括調(diào)閱申請(qǐng)的合理性、調(diào)閱人員的資格、調(diào)閱檔案的保密性等。2.對(duì)于一般性檔案資料的調(diào)閱申請(qǐng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)完成審批；對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案資料調(diào)閱申請(qǐng)，應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并報(bào)公司保密管理部門備案。3.經(jīng)審批同意調(diào)閱的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)在申請(qǐng)表上加蓋“同意調(diào)閱”章，并注明調(diào)閱期限等相關(guān)信息。（四）調(diào)閱方式1.檔案資料的調(diào)閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，調(diào)閱人員不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)調(diào)閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并對(duì)調(diào)閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。3.如需復(fù)印、拍照檔案資料，調(diào)閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、拍照的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得用于非工作目的。（五）調(diào)閱期限1.檔案資料的調(diào)閱期限應(yīng)根據(jù)調(diào)閱目的和檔案性質(zhì)確定，一般不得超過(guò)五個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)調(diào)閱期限，調(diào)閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.調(diào)閱期限屆滿后，調(diào)閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，確保檔案資料的完整和無(wú)損。（六）調(diào)閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立《檔案調(diào)閱登記簿》，對(duì)每一次檔案調(diào)閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括調(diào)閱日期、調(diào)閱人員姓名、所在部門、調(diào)閱檔案檔號(hào)、題名、調(diào)閱目的、調(diào)閱期限、歸還日期等。2.《檔案調(diào)閱登記簿》應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司內(nèi)部審計(jì)人員、紀(jì)檢監(jiān)察人員等。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案保管和資料調(diào)閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，并將自查情況向公司檔案管理監(jiān)督小組報(bào)告。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、調(diào)閱等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.檔案庫(kù)房的安全管理情況，包括庫(kù)房環(huán)境條件、消防器材配備、設(shè)備運(yùn)行情況等是否符合要求。3.檔案資料的保管狀況，包括檔案是否完整、無(wú)損，是否按照規(guī)定進(jìn)行分類存放等。4.檔案調(diào)閱的審批、登記、歸還等手續(xù)是否齊全、規(guī)范。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。2.整改部門應(yīng)針對(duì)存在的問(wèn)題，制定具體的整改措施，明確整改責(zé)任人，確保整改工作落實(shí)到位。整改完成后，應(yīng)向檔案管理監(jiān)督小組提交整改報(bào)告。3.對(duì)違反檔案保管和資料調(diào)閱制