PAGE機關(guān)檔案建設(shè)工作制度一、總則（一）目的為加強本機關(guān)檔案建設(shè)工作，提高檔案管理水平，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在機關(guān)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機關(guān)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存檔案。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實反映機關(guān)工作活動的真實情況，確保檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集機關(guān)工作中形成的各類檔案，保持檔案之間的有機聯(lián)系，形成完整的檔案體系。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善機關(guān)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理機關(guān)各類檔案，對檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門的檔案工作，監(jiān)督檢查檔案管理情況，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.參與機關(guān)重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)后上崗。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等，確保檔案的有序存放和安全保管。3.按照檔案整理規(guī)范和分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行科學(xué)分類、編號和編目，編制檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進行清查核對，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，保證檔案的賬實相符。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。（三）各部門兼職檔案員1.各部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向綜合檔案室移交檔案。2.兼職檔案員應(yīng)了解檔案管理的基本知識和要求，掌握本部門檔案的形成規(guī)律和特點，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。3.按照檔案整理要求，對本部門的檔案進行分類整理，編制檔案目錄，定期將整理好的檔案移交綜合檔案室。4.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的利用工作，提供本部門檔案查閱的相關(guān)信息和服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本機關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、通知、通報等。2.本機關(guān)形成的各類文件材料，包括黨組（委）文件、行政文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)文件、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.本機關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。4.本機關(guān)在各項活動中形成的照片、錄音、錄像、電子文件等特殊載體檔案。5.本機關(guān)工作人員在工作中獲得的榮譽證書、獎狀、獎?wù)碌葘嵨餀n案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理，確保檔案的真實、準(zhǔn)確和完整。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案材料。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行科學(xué)分類，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列。3.檔案整理應(yīng)做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊，便于保管和查閱。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行整理。先將檔案按年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期三類，然后按照機構(gòu)（問題）進行排列，編制檔號、目錄等。2.科技檔案整理：按照項目分類，一個項目的檔案集中在一起，按照項目實施的過程和階段進行排列，包括項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等，編制項目檔案目錄。3.會計檔案整理：按照會計年度分類，將會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等分別整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.人事檔案整理：按照干部人事檔案管理規(guī)定，對人事檔案進行分類整理，包括履歷材料、自傳材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料等，建立人事檔案目錄和索引。5.特殊載體檔案整理：照片檔案應(yīng)按照時間順序和內(nèi)容進行分類編號，注明拍攝時間、地點、人物、事由等；錄音、錄像檔案應(yīng)標(biāo)注錄制時間、內(nèi)容、錄制人等信息，并進行轉(zhuǎn)錄存儲；電子文件應(yīng)按照文件類型、時間等進行分類存儲，建立電子文件目錄和索引。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等，滿足檔案保管的需要。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案上架1.檔案整理完畢后，應(yīng)及時上架保管。上架的檔案應(yīng)排列整齊、有序，便于查找和利用。2.按照檔案分類編號順序，將檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等信息，然后將檔案盒放入檔案密集架或檔案柜中。3.對于特殊載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特點進行妥善保管。照片檔案應(yīng)存放在相冊或照片檔案盒中，注明相關(guān)信息；錄音、錄像檔案應(yīng)存放在專用的存儲設(shè)備中，并做好備份；電子文件應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，并進行定期備份。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管：凡是反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，按照檔案保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限，并在檔案整理過程中進行標(biāo)注。（四）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行清查核對，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，檢查檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案清查登記表，對清查情況進行詳細(xì)記錄，并將清查結(jié)果報告機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的實際利用價值，對檔案進行鑒定。2.對于已過保管期限的檔案，應(yīng)重點審查其是否仍具有查考利用價值，如涉及重要歷史事件、重大決策、重要業(yè)務(wù)等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。3.對于失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案的存毀意見。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的檔號、年度、保管期限、題名、數(shù)量等信息。3.將檔案銷毀清冊報機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進行銷毀。（四）銷毀實施1.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施，確保銷毀過程的安全和徹底。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊存檔備查。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自提供檔案給無關(guān)人員查閱利用。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)提供檔案利用服務(wù)，方便機關(guān)工作人員和社會各界合法利用檔案。3.堅持檔案利用與檔案保護相結(jié)合的原則，在提供檔案利用的過程中，采取必要的保護措施，防止檔案受到損壞。（二）利用范圍1.本機關(guān)工作人員因工作需要查閱利用檔案的，可按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱利用本機關(guān)檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)本機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱利用。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱利用范圍。（三）利用手續(xù)1.本機關(guān)工作人員查閱利用檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、檔案名稱、檔號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱利用檔案，應(yīng)提前向綜合檔案室提交查閱申請，注明查閱單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息，經(jīng)本機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理查閱登記手續(xù)，并在指定地點查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，嚴(yán)禁在檔案上圈劃、批注、污損等。4.需要復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。復(fù)印或摘錄的檔案材料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案利用專用章。（四）利用效果反饋1.檔案利用完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時收回檔案，并檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.鼓勵利用檔案的人員對檔案利用情況進行反饋，提出意見和建議，以便進一步改進檔案管理工作。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為機關(guān)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對庫存檔案進行全面數(shù)字化處理，按照檔案整理規(guī)范和數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件，并進行分類存儲和編目。2.數(shù)字化處理過程中，應(yīng)確保電子文件的質(zhì)量，保證圖像清晰、文字準(zhǔn)確，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.建立電子文件備份制度，定期對電子文件進行備份，存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并分別存放于不同地點，防止電子文件丟失或損壞。（三）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用符合檔案管理要求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.在信息化管理系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息、目錄信息、全文信息等，方便檔案的檢索和利用。3.利用信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的權(quán)限管理，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的檔案查閱、利用權(quán)限，確保檔案信息安全。（四）信息安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安