PAGE扶貧基地檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧基地檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織設(shè)立的所有扶貧基地檔案的管理。（三）檔案定義扶貧基地檔案是指在扶貧基地建設(shè)、運(yùn)營、管理等各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：扶貧基地檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映扶貧基地的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)扶貧基地檔案的集中管理。（二）職責(zé)1.制定和完善扶貧基地檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)扶貧基地各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.參與扶貧基地重大活動的檔案收集和整理工作。6.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門提供檔案資料，為扶貧工作提供支持和服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.扶貧基地建設(shè)規(guī)劃、項(xiàng)目申報、審批文件等。2.扶貧項(xiàng)目實(shí)施方案、技術(shù)資料、操作規(guī)程等。3.扶貧基地物資采購、設(shè)備設(shè)施管理等相關(guān)文件和記錄。4.扶貧對象信息資料，包括基本情況、幫扶記錄、脫貧情況等。5.扶貧基地生產(chǎn)經(jīng)營活動記錄，如種植養(yǎng)殖記錄、銷售記錄等。6.扶貧基地與相關(guān)部門、企業(yè)、社會組織的往來文件、協(xié)議等。7.扶貧基地工作人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄等。8.扶貧基地獲得的榮譽(yù)證書、獎勵文件等。9.其他與扶貧基地有關(guān)的具有保存價值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門和崗位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。3.對重要文件和資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編制目錄，便于查找。3.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.剔除重復(fù)、無效的檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當(dāng)年形成的檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.重大項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量。2.將審核后的檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裝訂、編目，裝入檔案盒或檔案柜。3.在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、編號等信息。（三）保管期限1.扶貧基地建設(shè)規(guī)劃、項(xiàng)目申報等重要文件檔案為永久保管。2.扶貧項(xiàng)目實(shí)施方案、技術(shù)資料等檔案保管期限為[X]年。3.扶貧對象信息資料、生產(chǎn)經(jīng)營活動記錄等檔案保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施設(shè)備。3.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.為扶貧基地的決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營等提供參考依據(jù)。2.為上級部門檢查、評估扶貧工作提供資料。3.為其他單位或個人了解扶貧基地情況提供信息。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（三）借閱手續(xù)1.填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等。2.經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱。3.借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。4.借閱期滿，應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查。（四）特殊情況處理1.因特殊原因需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.如檔案在借閱期間發(fā)生丟失、損壞等情況，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。（三）鑒定方法1.對保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷審查，確定其是否仍有保存價值。2.對雖未到保管期限，但已失去利用價值的檔案，也應(yīng)進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見，編制銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人審批同意后，方可銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案管理人員職責(zé)（一）基本職責(zé)1.遵守檔案管理法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全。3.積極為利用者提供檔案服務(wù)，提高檔案利用效率。（二）具體工作1.做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。2.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，保證電子檔案的正常運(yùn)行。4.參與檔案鑒定和銷毀工作。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司/組織內(nèi)部審計部門不定期對檔案管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機(jī)制，對各部門和檔案管理人員的工作進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案利用效果