PAGE扶貧檔案管理相關(guān)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧檔案管理，確保扶貧工作檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織參與的所有扶貧項(xiàng)目及相關(guān)工作中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理扶貧工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料，確保檔案資料的齊全完整。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。4.保密性原則：對(duì)涉及扶貧對(duì)象隱私、敏感信息等的檔案資料，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善扶貧檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)做好扶貧檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理扶貧檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全保管和有效利用。4.定期對(duì)扶貧檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案質(zhì)量。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目扶貧檔案資料的收集、整理工作，確保資料的真實(shí)、完整。2.對(duì)項(xiàng)目檔案資料的準(zhǔn)確性、規(guī)范性負(fù)責(zé)，及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交檔案。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等工作。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案狀況，確保檔案安全。4.按照規(guī)定為檔案查閱者提供服務(wù)，做好查閱登記和檔案歸還工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.扶貧項(xiàng)目申報(bào)、審批文件，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等。2.扶貧項(xiàng)目實(shí)施方案，包括項(xiàng)目目標(biāo)、任務(wù)、實(shí)施步驟、資金預(yù)算等。3.扶貧項(xiàng)目資金管理資料，如資金下達(dá)文件、資金使用計(jì)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.扶貧對(duì)象識(shí)別、幫扶、退出等相關(guān)資料，包括貧困戶信息采集表、幫扶手冊(cè)、脫貧驗(yàn)收表等。5.扶貧項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類(lèi)文件、記錄，如會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)、培訓(xùn)資料、物資發(fā)放記錄等。6.扶貧項(xiàng)目成效評(píng)估資料，如項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告、受益群眾反饋等。7.其他與扶貧工作相關(guān)的重要文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)扶貧檔案資料的收集工作，確保資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)原件齊全，如有復(fù)印件，需注明原件存放處，并加蓋提供部門(mén)公章。3.對(duì)收集到的零散資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保資料的完整性和關(guān)聯(lián)性。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照扶貧工作的不同階段、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，可分為綜合類(lèi)、項(xiàng)目類(lèi)、資金類(lèi)、對(duì)象類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范化裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案，退回原部門(mén)重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，交接雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.扶貧項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.涉及扶貧政策制定、重大項(xiàng)目決策等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.扶貧項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要文件、資料，如項(xiàng)目實(shí)施方案、資金管理資料等，保管期限為長(zhǎng)期，一般不少于[X]年。4.一般性的文件、記錄，如工作簡(jiǎn)報(bào)、培訓(xùn)資料等，保管期限為短期，一般不少于[X]年。（三）保管方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、保管、查閱、銷(xiāo)毀等情況。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱扶貧檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱扶貧檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。3.涉及扶貧對(duì)象隱私、敏感信息等的檔案資料，未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱范圍等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)查閱要求提供檔案，并做好查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，嚴(yán)禁涂改、損壞、抽取、撤換檔案資料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。（三）利用規(guī)定1.經(jīng)批準(zhǔn)查閱的扶貧檔案，可根據(jù)需要進(jìn)行復(fù)印、摘錄等，但需注明出處，并加蓋檔案管理部門(mén)公章。2.利用扶貧檔案形成的資料，如調(diào)研報(bào)告、論文等，如需對(duì)外發(fā)表或提供給其他單位，應(yīng)經(jīng)公司/組織同意，并注明檔案來(lái)源。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)扶貧檔案的查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為扶貧工作決策提供參考依據(jù)。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)保管期滿的扶貧檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的留存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，充分考慮檔案的歷史、現(xiàn)實(shí)和未來(lái)利用價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容的重要性、完整性、準(zhǔn)確性等，判斷其是否仍具有查考利用價(jià)值。2.參考同類(lèi)檔案的保管期限和利用情況，綜合評(píng)估檔案的留存必要性。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和人員的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷(xiāo)毀人員等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。5.銷(xiāo)毀后的檔案應(yīng)在檔案保管臺(tái)賬中予以注銷(xiāo)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為扶貧工作提供便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)扶貧檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等，轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、著錄等，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱等功能。3.安全管理：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息安全。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)。2.及時(shí)更新檔案信息，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)扶貧檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱利用等情況。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立扶貧檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案管理工作納入各部門(mén)年度績(jī)效考核內(nèi)容。