PAGE河南土地檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)河南土地檔案管理，確保土地檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效服務(wù)于土地管理工作及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河南省行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)土地管理部門及相關(guān)單位涉及土地規(guī)劃、出讓、轉(zhuǎn)讓、登記、利用等各類土地業(yè)務(wù)形成的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各級(jí)土地管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)土地檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則土地檔案應(yīng)如實(shí)反映土地管理活動(dòng)的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，嚴(yán)禁虛假和篡改檔案信息。3.安全保密原則采取有效措施確保土地檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格控制檔案的查閱和使用范圍。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，方便土地管理工作及社會(huì)各界對(duì)土地檔案的查詢和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)設(shè)置1.省級(jí)土地管理部門應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的土地檔案管理處，負(fù)責(zé)全省土地檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。2.市、縣級(jí)土地管理部門應(yīng)設(shè)立土地檔案管理科或檔案室，具體負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)土地檔案的收集、整理、保管和利用等工作。（二）人員職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)土地檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的保管、借閱、歸還登記等工作，保證檔案安全。積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，錄入和維護(hù)檔案信息，提高檔案檢索和利用效率。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。2.業(yè)務(wù)部門人員職責(zé)各業(yè)務(wù)部門在土地業(yè)務(wù)辦理過程中，應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料移交檔案管理機(jī)構(gòu)，并確保資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。配合檔案管理機(jī)構(gòu)做好檔案的整理、編目等工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息和說明。按照規(guī)定程序查閱和利用檔案，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.土地規(guī)劃?rùn)n案包括土地利用總體規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等編制過程中形成的基礎(chǔ)資料、文本、圖件等。2.土地出讓檔案出讓公告、出讓合同、成交確認(rèn)書、土地價(jià)款繳納憑證等相關(guān)文件。3.土地轉(zhuǎn)讓檔案轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)、轉(zhuǎn)讓合同、評(píng)估報(bào)告、審批文件等。4.土地登記檔案申請(qǐng)書、地籍調(diào)查表、宗地圖、土地權(quán)屬來源證明等登記材料。5.土地利用檔案土地開發(fā)利用方案、土地整治項(xiàng)目資料、土地利用現(xiàn)狀變更調(diào)查資料等。6.其他相關(guān)檔案涉及土地管理的會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告、政策文件等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案形成后及時(shí)移交檔案管理機(jī)構(gòu)。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰、圖表準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）整理方法1.分類按照土地業(yè)務(wù)類型、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，如分為規(guī)劃類、出讓類、轉(zhuǎn)讓類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再細(xì)分二級(jí)、三級(jí)類目。2.編號(hào)為每份檔案或每組檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息。3.編目編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范化裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。（二）檔案裝具1.采用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放有序、便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)配備專用的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行備份。（三）保管期限劃分1.永久保管對(duì)涉及土地所有權(quán)、使用權(quán)等重要權(quán)益，具有長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管分為30年、10年保管期限。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，根據(jù)其重要程度確定保管期限。（四）檔案清查1.定期清查每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清查，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.不定期清查在檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人變動(dòng)、庫房設(shè)施改造等情況下，進(jìn)行不定期清查，確保檔案安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.土地管理部門內(nèi)部業(yè)務(wù)工作需要查閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。3.土地權(quán)益人及相關(guān)單位因辦理土地相關(guān)業(yè)務(wù)需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.查閱人憑有效身份證件到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批內(nèi)容提供檔案，并做好查閱登記。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，如需借出，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍。2.檔案原件一般不得外借，確因特殊情況需要外借的，應(yīng)采取嚴(yán)格的保護(hù)措施，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.查閱人不得擅自涂改、復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)同意，并按照規(guī)定程序辦理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合土地管理業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案利用情況，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)審查其內(nèi)容是否涉及未了結(jié)事項(xiàng)或法律糾紛等特殊情況。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，形成鑒定報(bào)告。2.經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制銷毀清冊(cè)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立全省統(tǒng)一的土地檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.將掃描后的檔案圖像及相關(guān)電子文件按照檔案整理要求進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立準(zhǔn)確的電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)功能要求1.具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理、鑒定銷毀等基本功能，方便檔案管理機(jī)構(gòu)日常工作。2.提供多維度檢索功能，可根據(jù)檔號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速檢索。3.具有數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能，保障電子檔案數(shù)據(jù)的安全。4.支持與其他土地管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.上級(jí)土地管理部門負(fù)責(zé)對(duì)下級(jí)土地管理部門的土地檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各級(jí)土地管理部門內(nèi)部的紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。2.檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備情況，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作責(zé)任心。3.檔案庫房設(shè)施及安全防范措施落實(shí)情況，檔案存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況。4.檔案信息化建設(shè)進(jìn)展情況，電子檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量和安全保障。（三