PAGE縣區(qū)應急工作檔案制度一、總則（一）目的為加強縣區(qū)應急工作檔案管理，規(guī)范應急工作檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保應急工作檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，為應急管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣區(qū)內(nèi)各級應急管理部門及相關單位在應對各類突發(fā)事件過程中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：應急工作檔案應如實反映應急事件的發(fā)生、發(fā)展、處置過程及結果。2.完整性原則：全面收集與應急工作相關的各類文件、資料、記錄等，確保檔案內(nèi)容完整。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的整理、分類、編號等工作。4.保密性原則：對應急工作中涉及的敏感信息和機密內(nèi)容，嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理職責（一）應急管理部門職責1.負責制定和完善縣區(qū)應急工作檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督本轄區(qū)內(nèi)相關單位的應急工作檔案管理工作。3.對應急工作中形成的重要檔案進行集中管理。（二）相關單位職責1.負責本單位應急工作檔案的收集、整理、保管和利用工作。2.按照規(guī)定向應急管理部門報送重要應急工作檔案。3.配合應急管理部門開展檔案管理相關工作。（三）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。2.做好檔案的保管、保護工作，確保檔案安全。3.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。三、檔案收集（一）收集范圍1.應急預案及相關修訂文件。2.應急組織機構及人員信息。3.應急物資儲備清單及管理記錄。4.應急演練計劃、方案、總結及相關記錄。5.突發(fā)事件的報告、處置記錄，包括事件發(fā)生時間、地點、經(jīng)過、危害程度、處置措施及結果等。6.與應急工作相關的會議記錄、文件、批示、簡報等。7.應急救援隊伍建設及培訓記錄。8.應急通信保障相關資料。9.其他與應急工作有關的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各單位應明確專人負責應急工作檔案的收集，確保檔案及時、完整收集。2.收集的檔案應真實、準確、完整，字跡清晰，載體完好。3.對應急工作中形成的電子文件，應按照相關規(guī)定進行收集和保存，確保電子文件的可讀性和完整性。四、檔案整理（一）分類標準1.應急預案類：包括總體應急預案、專項應急預案、部門應急預案等。2.應急處置類：按照突發(fā)事件類型分類，如自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件等，每個類型下再細分具體事件類別檔案。3.應急資源類：包括應急物資、應急救援隊伍、應急通信等方面的檔案。4.應急演練類：按照演練計劃、方案、總結等進行分類。5.其他類：如應急工作會議記錄、文件批示等。（二）整理方法1.對收集到的檔案進行分類，確定其所屬類別。2.按照類別對檔案進行排序，同一類別的檔案按照時間順序排列。3.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。5.對檔案進行裝訂，保持檔案的整齊、牢固。五、檔案保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機燈，確保檔案保管環(huán)境適宜。（二）保管方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。（三）保管期限1.應急工作檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括應急預案、重大突發(fā)事件處置記錄等。3.長期保管的檔案保管期限一般為10年至30年，如應急演練總結、重要應急物資管理記錄等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至5年，如一般性應急工作文件、臨時性應急工作記錄等。六、檔案利用（一）查閱規(guī)定1.本單位人員因工作需要查閱應急工作檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，方可查閱。2.外單位人員查閱應急工作檔案的，應持單位介紹信，經(jīng)應急管理部門負責人批準后，方可查閱。3.查閱檔案應在檔案管理人員指定的地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱應急工作檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復制檔案。（三）檔案統(tǒng)計1.檔案管理人員應定期對檔案的查閱、借閱情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括查閱、借閱時間、人員、檔案名稱等。2.應根據(jù)檔案統(tǒng)計結果，分析檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立應急工作檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務水平，方便檔案的查閱和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.應及時將紙質檔案內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，更新檔案信息，確保數(shù)據(jù)的時效性。（三）安全管理1.加強信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對信息化管理系統(tǒng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對應急工作檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務人員等組成，對檔案進行鑒定。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，報經(jīng)單位負責人批準后，方可銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。3.對銷毀的檔案應在檔案目錄及信息化管理系統(tǒng)中予以注銷。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體應急管理部門負責對本轄區(qū)內(nèi)相關單位的應急工作檔案管理進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化管理情況。4.檔案鑒定與銷毀情況。（三）檢查方式1.定期檢查與不定期抽查相結合。2.查閱檔案資料、實地查看檔案保管場所、聽取匯報等方式進行檢查。