PAGE高校學(xué)生檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全日制本科、?？茖W(xué)生檔案的歸檔管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、獎懲等實際情況。2.完整性原則：全面收集學(xué)生各項相關(guān)材料，保證檔案資料的齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，材料整理規(guī)范有序。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)學(xué)生個人隱私。二、檔案內(nèi)容（一）招生錄取材料1.高校招生考生報名登記表。2.高考體檢表。3.高校招生志愿表。4.錄取通知書存根。（二）學(xué)籍管理材料1.學(xué)生入學(xué)登記表。2.學(xué)籍卡片。3.學(xué)生成績總表。4.學(xué)生學(xué)籍變動材料（轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等審批表）。5.學(xué)位授予決定文件。（三）黨團(tuán)組織材料1.入黨申請書、入黨志愿書、自傳、政審材料、轉(zhuǎn)正申請書等黨員材料。2.入團(tuán)志愿書、團(tuán)組織關(guān)系證明等團(tuán)員材料。（四）獎懲材料1.各級各類獎勵證書及審批表。2.違紀(jì)處分決定及解除處分材料。（五）社會實踐與實習(xí)材料1.社會實踐報告、實習(xí)鑒定表等。（六）畢業(yè)材料1.畢業(yè)生登記表。2.畢業(yè)生就業(yè)通知書。3.畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件。三、歸檔流程（一）材料收集1.各學(xué)院輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)組織學(xué)生按照要求提交相關(guān)檔案材料。2.教務(wù)處、學(xué)生處、團(tuán)委等職能部門定期將涉及學(xué)生的各類材料整理匯總后移交至檔案管理部門。（二）材料審核1.檔案管理部門對收集到的材料進(jìn)行初步審核，檢查材料的完整性、真實性和規(guī)范性。2.對于不符合要求的材料，及時通知相關(guān)部門或?qū)W生進(jìn)行補(bǔ)充完善。（三）材料整理1.按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，對審核通過的材料進(jìn)行分類整理。2.每份材料均需編目編號，確保材料順序清晰，便于查找。（四）檔案裝訂1.將整理好的材料按照類別依次裝訂成冊，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固。2.在每冊檔案首頁編制檔案目錄，注明材料名稱、頁碼等信息。（五）檔案入庫1.裝訂成冊的檔案按照學(xué)生學(xué)號順序排列，存入專門的檔案庫房。2.建立檔案存放位置索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。四、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.保持庫房溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。（二）檔案存放方式1.采用密集架存放檔案，提高空間利用率。2.對不同類別、不同年級的檔案進(jìn)行分區(qū)存放。（三）檔案定期檢查1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、霉變等情況。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理，并做好記錄。（四）檔案數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。五、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.本校教職工因工作需要，可查閱學(xué)生檔案。2.學(xué)生本人在畢業(yè)前可查閱本人檔案。（二）查閱流程1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門安排專人陪同查閱，查閱人只能在指定地點查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱學(xué)生檔案的，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人填寫檔案借閱申請表，經(jīng)審批同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對借閱人進(jìn)行登記，發(fā)放檔案，并告知借閱注意事項。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，按時歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.學(xué)生畢業(yè)時，檔案按照就業(yè)去向轉(zhuǎn)遞至用人單位或相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)。2.學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等情況，檔案轉(zhuǎn)遞至新的學(xué)?；蛟瓕W(xué)校。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.檔案管理部門根據(jù)學(xué)生轉(zhuǎn)遞申請，開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。2.將檔案材料密封包裝，并在封口處加蓋騎縫章。3.通過機(jī)要交通、專人送取或郵政EMS等方式轉(zhuǎn)遞檔案，確保檔案安全、及時送達(dá)。4.轉(zhuǎn)遞完成后，及時與接收單位進(jìn)行核對，并做好記錄。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露學(xué)生檔案內(nèi)容。2.對涉及學(xué)生隱私的材料進(jìn)行特殊保管，限制查閱范圍。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，配備必要的消防器材。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和安全檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。八、責(zé)任追究（一）對違反檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）對