PAGE檔案管理借閱制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理過(guò)程中的借閱活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.檔案借閱應(yīng)遵循必要、合理、安全的原則，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。3.明確借閱流程，提高工作效率，方便員工借閱檔案以滿(mǎn)足工作需要。二、檔案定義與分類(lèi)（一）檔案定義公司檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、音像資料等。（二）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司行政事務(wù)管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告等。2.人事檔案：涵蓋員工個(gè)人基本信息、入職離職資料、薪酬福利記錄、培訓(xùn)考核檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類(lèi)型劃分，如銷(xiāo)售合同檔案、采購(gòu)訂單檔案、項(xiàng)目文檔等。5.技術(shù)檔案：涉及公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、設(shè)備維護(hù)等方面的技術(shù)文件、圖紙、專(zhuān)利資料等。三、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門(mén)配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司制定的檔案管理制度，制定并完善檔案管理的各項(xiàng)操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、編目等工作，建立健全公司檔案管理體系，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記、催還、歸還檢查等工作，對(duì)違反檔案借閱制度的行為進(jìn)行制止和糾正。6.積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)，根據(jù)工作需要編制檔案檢索工具和參考資料。7.組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。四、檔案借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，涉及重要或機(jī)密檔案的借閱，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案查閱1.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的《檔案借閱申請(qǐng)表》，查找并提供相應(yīng)的檔案。2.借閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（三）檔案借閱登記1.檔案管理人員對(duì)每一次檔案借閱進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)、編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式同時(shí)進(jìn)行，確保登記信息的準(zhǔn)確性和可追溯性。（四）檔案借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.重要或機(jī)密檔案的借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（五）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還至檔案管理部門(mén)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確認(rèn)檔案完整無(wú)損、無(wú)缺頁(yè)、無(wú)涂改等情況后，辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記中注明歸還日期。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、特殊檔案借閱規(guī)定（一）機(jī)密檔案借閱1.機(jī)密檔案是指涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要信息的檔案。機(jī)密檔案的借閱必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱機(jī)密檔案時(shí)，借閱人需與檔案管理部門(mén)簽訂《機(jī)密檔案借閱保密協(xié)議》，明確借閱人的保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.機(jī)密檔案的借閱應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的專(zhuān)人陪同下進(jìn)行，借閱過(guò)程中不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)，由專(zhuān)人進(jìn)行核對(duì)和保管。（二）電子檔案借閱1.電子檔案的借閱應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案相同的借閱流程，借閱人需填寫(xiě)《電子檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案管理人員提供電子檔案的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。2.借閱人應(yīng)妥善保管電子檔案的訪(fǎng)問(wèn)密碼，不得將密碼泄露給他人。在使用電子檔案過(guò)程中，應(yīng)遵守相關(guān)的電子信息安全規(guī)定，不得對(duì)電子檔案進(jìn)行非法修改、刪除或傳播。3.電子檔案借閱期限屆滿(mǎn)后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回電子檔案的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，并對(duì)借閱情況進(jìn)行記錄。（三）檔案原件借閱1.原則上不允許借閱檔案原件，如因特殊工作需要必須借閱原件的，需經(jīng)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱檔案原件時(shí)，借閱人應(yīng)采取必要的保護(hù)措施，確保檔案原件的安全。借閱完畢后，應(yīng)立即歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案原件進(jìn)行仔細(xì)檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案借閱監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，核實(shí)借閱檔案是否按時(shí)歸還、是否完整無(wú)損、借閱用途是否符合申請(qǐng)要求等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)有權(quán)對(duì)檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案借閱制度的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止并進(jìn)行記錄。情節(jié)較輕的，給予警告批評(píng)；情節(jié)嚴(yán)重的，將視情況給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，并追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。2.如因借閱人的違規(guī)行為導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄密等情況，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，公司將依法追究借閱人的法律責(zé)任。七、附則（一）制度解釋本