PAGE會(huì)計(jì)檔案管理制度細(xì)則一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度細(xì)則。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司總部負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案管理制度，并對(duì)全公司會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施保證會(huì)計(jì)檔案的安全，防止會(huì)計(jì)檔案被篡改、毀損、丟失；對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的會(huì)計(jì)檔案，嚴(yán)格保密。4.便于利用原則。在保證會(huì)計(jì)檔案安全和保密的前提下，應(yīng)便于會(huì)計(jì)檔案的查閱、使用和移交，提高會(huì)計(jì)檔案的利用效率。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、銀行結(jié)算憑證等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄和摘要等。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬等。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記。4.其他輔助性賬簿，如備查賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關(guān)附表。2.財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書，對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行分析說(shuō)明的書面報(bào)告。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表。2.稅務(wù)申報(bào)表及繳納憑證。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)和銷毀清冊(cè)。4.會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份，包括系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份、年度賬套備份等。5.其他與會(huì)計(jì)核算有關(guān)的資料，如經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）分類會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、類別等進(jìn)行分類。先按年度分類，再將每年度的會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料四大類。（二）編號(hào)1.會(huì)計(jì)憑證：按月份順序編號(hào)，每月從1號(hào)開(kāi)始，一本憑證一個(gè)編號(hào)。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等分別編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：按年度編號(hào)，如“[年份]財(cái)字第[X]號(hào)”。4.其他會(huì)計(jì)資料：根據(jù)資料類別和時(shí)間順序依次編號(hào)。（三）裝訂1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，一般每月裝訂一次。裝訂前應(yīng)檢查憑證是否齊全，編號(hào)是否連續(xù)，附件是否完整等。裝訂時(shí)應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿在年度終了后，應(yīng)及時(shí)整理裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)將賬頁(yè)整齊排列，加具封面、封底，注明賬簿名稱、年度、冊(cè)數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員和會(huì)計(jì)主管人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按年度裝訂成冊(cè)，加具封面，注明單位名稱、年度、報(bào)告種類等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。（四）裝盒將裝訂好的會(huì)計(jì)檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案類別、年度、月份、起止日期、保管期限等信息。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管，月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限：銀行對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表保管期限為10年；稅務(wù)申報(bào)表及繳納憑證保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和銷毀清冊(cè)永久保管；會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份應(yīng)與紙質(zhì)檔案保管期限一致。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.對(duì)磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。3.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，并提交單位介紹信，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（三）查閱審批1.《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》應(yīng)提交至公司檔案管理部門，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查閱申請(qǐng)是否符合規(guī)定、查閱目的是否合理等。2.經(jīng)審核同意后，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。（四）查閱方式1.查閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出保管庫(kù)。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)計(jì)檔案，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆封和抽換。如需復(fù)印或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理。六、會(huì)計(jì)檔案的移交（一）內(nèi)部移交1.公司內(nèi)部各分支機(jī)構(gòu)之間因工作需要移交會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部移交清單》，注明移交檔案的名稱、年度、月份、冊(cè)數(shù)、起止日期等信息，并經(jīng)雙方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。移交完成后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)移交的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理和登記。（二）外部移交1.公司因合并、分立、撤銷等原因需要將會(huì)計(jì)檔案移交給其他單位的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案外部移交清單》，注明移交檔案的名稱、年度、月份、冊(cè)數(shù)、起止日期、保管期限等信息，并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.移交清單一式三份,雙方單位各執(zhí)一份，存檔一份。移交時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理交接手續(xù)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全、完整移交。七、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由公司檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見(jiàn)，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（二）銷毀審批1.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)報(bào)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.公司負(fù)責(zé)人在對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審批時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)審查銷毀會(huì)計(jì)檔案的范圍、內(nèi)容是否符合規(guī)定，銷毀程序是否合規(guī)等。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。（四）特殊情況處理1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》和《