PAGE檔案外包托管制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案外包托管工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，維護公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案外包托管業(yè)務(wù)，包括但不限于各類合同檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.合法性原則：檔案外包托管工作必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全性原則：保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等檔案進行嚴格保密，不得泄露給任何無關(guān)第三方。4.規(guī)范性原則：建立健全檔案外包托管工作流程和管理制度，確保各項工作規(guī)范有序進行。5.可追溯性原則：對檔案外包托管過程中的各個環(huán)節(jié)進行詳細記錄，以便查詢和追溯。二、檔案外包托管機構(gòu)的選擇與管理（一）選擇標準1.資質(zhì)要求：檔案外包托管機構(gòu)應(yīng)具備合法的營業(yè)執(zhí)照和相關(guān)檔案管理資質(zhì)證書，如檔案整理資質(zhì)、檔案數(shù)字化加工資質(zhì)等。2.信譽良好：具有良好的商業(yè)信譽，無不良記錄，在檔案管理領(lǐng)域有較高的口碑。3.專業(yè)能力：擁有專業(yè)的檔案管理團隊，具備檔案整理、保管、數(shù)字化處理等方面的專業(yè)知識和技能。4.設(shè)施設(shè)備：具備完善的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、消防設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，能夠滿足檔案安全保管的要求。5.安全保障措施：制定并執(zhí)行嚴格的安全管理制度，包括人員管理、信息安全管理、檔案實體安全管理等，確保檔案安全。（二）選擇流程1.需求調(diào)研：根據(jù)公司檔案管理需求，明確檔案外包托管的具體內(nèi)容和要求，如檔案整理范圍、數(shù)字化加工標準、保管期限等。2.供應(yīng)商篩選：通過多種渠道收集檔案外包托管機構(gòu)信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、招標平臺等，篩選出符合選擇標準的潛在供應(yīng)商。3.實地考察：對潛在供應(yīng)商進行實地考察，了解其實際運營情況、設(shè)施設(shè)備狀況、人員配備情況等，評估其是否具備提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的能力。4.資質(zhì)審核：要求潛在供應(yīng)商提供相關(guān)資質(zhì)證書和證明文件，進行嚴格審核，確保其資質(zhì)合法有效。5.報價與談判：向潛在供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其根據(jù)公司需求提供詳細的報價方案。組織談判，與報價合理、服務(wù)方案優(yōu)的供應(yīng)商進行深入溝通，確定合作細節(jié)。6.合同簽訂：根據(jù)談判結(jié)果，與選定的檔案外包托管機構(gòu)簽訂正式合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、費用標準、違約責任等條款。（三）日常管理1.定期評估：建立對檔案外包托管機構(gòu)的定期評估機制，每年至少進行一次全面評估，評估內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、安全管理、工作進度、費用執(zhí)行情況等。2.監(jiān)督檢查：公司檔案管理部門定期對檔案外包托管機構(gòu)的工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并要求其整改。檢查內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、數(shù)字化加工準確性、檔案保管環(huán)境等。3.溝通協(xié)調(diào)：建立與檔案外包托管機構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)機制，定期召開工作會議，及時解決工作中出現(xiàn)的問題，確保檔案外包托管工作順利進行。4.培訓(xùn)指導(dǎo)：根據(jù)檔案外包托管機構(gòu)的工作需求，為其提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助其提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。三、檔案外包托管工作流程（一）檔案交接1.交接準備：公司檔案管理部門與檔案外包托管機構(gòu)共同制定檔案交接計劃，明確交接時間、地點、方式、人員等。準備好檔案交接清單，清單應(yīng)詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。2.現(xiàn)場交接：按照交接計劃，在雙方指定人員的監(jiān)督下，進行檔案現(xiàn)場交接。交接過程中，雙方應(yīng)仔細核對檔案清單，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整。對檔案的完整性、準確性進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并協(xié)商解決。3.交接記錄：交接完成后，雙方在檔案交接清單上簽字確認，并形成交接記錄。交接記錄應(yīng)包括交接時間、地點、雙方交接人員姓名、檔案名稱及數(shù)量、交接情況說明等內(nèi)容，交接記錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（二）檔案整理1.整理標準：檔案外包托管機構(gòu)應(yīng)按照國家檔案管理相關(guān)標準和公司檔案分類方案，對檔案進行科學(xué)分類、編號、編目等整理工作。確保檔案分類準確、編號唯一、編目清晰，便于查詢和利用。2.整理流程：首先對檔案進行清理，剔除重復(fù)、無效的檔案；然后按照分類標準進行分類，建立檔案分類索引；接著對每份檔案進行編號，編制檔案目錄；最后將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標注相關(guān)信息。3.質(zhì)量控制：公司檔案管理部門對檔案整理過程進行全程監(jiān)督，定期檢查整理質(zhì)量。對不符合整理標準的檔案，要求檔案外包托管機構(gòu)及時返工整改，確保整理后的檔案質(zhì)量符合要求。（三）檔案數(shù)字化加工1.加工要求：檔案數(shù)字化加工應(yīng)遵循國家相關(guān)標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的準確性、完整性、可讀性。采用先進的數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備，保證數(shù)字化加工質(zhì)量。2.加工流程：包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接與存儲等環(huán)節(jié)。掃描過程中，應(yīng)確保圖像清晰、完整；圖像處理要對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理；數(shù)據(jù)掛接應(yīng)將數(shù)字化檔案與檔案目錄準確關(guān)聯(lián)，存儲要保證數(shù)據(jù)安全可靠，便于檢索和利用。3.質(zhì)量抽檢：公司檔案管理部門定期對數(shù)字化加工成果進行質(zhì)量抽檢，抽檢比例不低于[X]%。抽檢內(nèi)容包括圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)準確性、目錄掛接情況等。對抽檢不合格的數(shù)字化檔案，要求檔案外包托管機構(gòu)重新加工，直至合格為止。（四）檔案保管1.保管環(huán)境：檔案外包托管機構(gòu)應(yīng)提供符合檔案保管要求的庫房環(huán)境，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。配備必要的消防、防盜、防蟲、防霉等設(shè)施設(shè)備，確保檔案實體安全。2.保管措施：對檔案進行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找。定期對檔案進行盤點，核對檔案數(shù)量和狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對重要檔案和易損檔案，采取特殊保管措施，如加密存儲、備份存儲等。3.安全管理：制定嚴格的檔案庫房安全管理制度，限制無關(guān)人員進入庫房。加強對庫房工作人員的管理，定期進行安全培訓(xùn)和教育，提高安全意識。安裝監(jiān)控設(shè)備，對庫房進行24小時監(jiān)控，確保檔案保管過程安全無事故。（五）檔案利用與歸還1.利用申請：公司內(nèi)部各部門如需利用檔案外包托管的檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交給公司檔案管理部門。2.利用審批：公司檔案管理部門對檔案利用申請表進行審核，根據(jù)檔案的保密級別和利用目的，決定是否批準利用申請。對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等檔案的利用申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.利用服務(wù)：檔案外包托管機構(gòu)根據(jù)公司檔案管理部門的批準意見，為利用部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好利用記錄。利用記錄應(yīng)包括利用時間、利用人員、檔案名稱、利用目的等信息。4.檔案歸還：檔案利用完畢后，利用部門應(yīng)及時將檔案歸還檔案外包托管機構(gòu)。檔案外包托管機構(gòu)在接收歸還檔案時，應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和狀態(tài)，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并向公司檔案管理部門報告。四、檔案外包托管費用管理（一）費用標準根據(jù)檔案外包托管的服務(wù)內(nèi)容、工作量、服務(wù)期限等因素，確定合理的費用標準。費用標準應(yīng)在合同中明確約定，包括檔案整理費用、數(shù)字化加工費用、保管費用、利用服務(wù)費用等各項明細。（二）費用支付1.支付方式：根據(jù)合同約定，確定費用支付方式，如按月支付、按季度支付、按年度支付等。一般采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付費用，確保支付過程安全、準確、及時。2.支付流程：檔案外包托管機構(gòu)按照合同約定的時間和金額，向公司提交費用結(jié)算申請，附上詳細的費用清單和服務(wù)報告。公司檔案管理部門對費用結(jié)算申請進行審核，核對服務(wù)內(nèi)容、工作量、質(zhì)量等是否符合合同要求。審核通過后，提交給公司財務(wù)部門進行支付審批。財務(wù)部門審批通過后，按照約定的支付方式進行費用支付。（三）費用調(diào)整在檔案外包托管服務(wù)期限內(nèi)，如因服務(wù)內(nèi)容變更、工作量增加、市場價格波動等原因需要調(diào)整費用標準，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂補充協(xié)議。補充協(xié)議應(yīng)明確費用調(diào)整的原因、調(diào)整幅度、調(diào)整時間等內(nèi)容。五、檔案安全與保密管理（一）安全管理1.實體安全：檔案外包托管機構(gòu)應(yīng)采取有效的安全防護措施，確保檔案實體安全。如安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)施等，制定檔案庫房安全管理制度，防止檔案被盜、被搶、被燒等事故發(fā)生。2.信息安全：加強檔案數(shù)字化信息安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等技術(shù)手段，防止檔案信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等檔案，應(yīng)進行加密存儲和傳輸，嚴格限制訪問權(quán)限。（二）保密管理1.保密協(xié)議：公司與檔案外包托管機構(gòu)簽訂保密協(xié)議，明確雙方在檔案管理過程中的保密義務(wù)和責任。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責任等條款。2.人員管理：檔案外包托管機構(gòu)應(yīng)對其工作人員進行保密培訓(xùn)和教育，簽訂保密承諾書，要求工作人員嚴格遵守保密制度。對接觸公司機密檔案的工作人員，實行嚴格的背景審查和監(jiān)督管理。3.保密措施：在檔案整理、數(shù)字化加工、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，采取必要的保密措施。如對檔案整理現(xiàn)場進行封閉管理，對數(shù)字化加工設(shè)備進行加密處理，對檔案利用場所進行限制訪問等。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司檔案管理部門負責對檔案外包托管工作進行日常監(jiān)督檢查，定期對檔案整理質(zhì)量、數(shù)字化加工準確性、檔案保管環(huán)境等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時要求檔案外包托管機構(gòu)整改。2.外部監(jiān)督：接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督工作，對提出的問題及時整改落實。（二）考核辦法1.考核指標：建立檔案外包托管工作考核指標體系，包括服務(wù)質(zhì)量、安全管理、工作進度、費用控制等方面的指標。服務(wù)質(zhì)量指標如檔案整理準確率、數(shù)字化加工合格率等；安全管理指標如檔案安全事故發(fā)生率等；工作進度指標如按時完成率等；費用控制指標如費用超支率等。2.考核方式：定期對檔案外包托管機構(gòu)進行考核，考核方式包括聽取匯報、查閱資料、實地檢查、客戶滿意度調(diào)查等。根據(jù)考核結(jié)果，對檔案外包托管機構(gòu)進行評分排名。3.考核結(jié)果應(yīng)用：將考核結(jié)果與費用支付、合同續(xù)簽等掛鉤。對考核優(yōu)秀的檔案外包托管機構(gòu)，給予適當?shù)莫剟?，如增加服?wù)費用、優(yōu)先續(xù)簽合同等；對考核不合格的檔案外包托管機構(gòu)，責令其限期整改，如整改仍不合格，按照合同約定解除合作關(guān)系。七、違約責任（一）公司違約責任若公司未按照合同約定支付費用、提供必要的工作條件等，應(yīng)承擔相應(yīng)的違約責任，按照合同約定向檔案外包托管機構(gòu)支付違約金，并賠償因其違約行為給檔案外包托管機構(gòu)造成的損失。（二）檔案外包托管機構(gòu)違約責任1.若檔案外包托管機構(gòu)未按照合同約定的服務(wù)標準和要求提供服務(wù)，如檔案整理質(zhì)量不合格、數(shù)字